Характеристика деятельности службы персонала

Организация работы с кадрами в МА «Олимп» возложена на руководителей подразделений и специалиста – администратора (который выполняет должностные обязанности специалиста по кадрам и бухгалтера) Отдельной штатной единицы нет.

В МА «Олимп» руководствуются следующими внутренними нормативными документами:

1. Положение о персонале.

2. Положение об отделе кадров.

3. Должностные инструкции сотрудников.

4. Положение о премировании сотрудников.

Должностной инструкция специалиста  состоит из четырех разделов: «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность».

Важнейшей функцией кадровой службы в обществе является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

В организации издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Документы составляют минимально обязательный объем документов отдела.

Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ. Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не противоречит положениям ТК РФ.

Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

¾ трудовой договор;

¾ приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);

¾ личные карточки работников;

¾ трудовые книжки;

¾ табель учета рабочего времени;

¾ график отпусков;

¾ личные заявления работников;

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой по работе с кадрами, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

• Книга учета приказов:

¾ о приеме;

¾ о  предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

¾ о переводе;

¾ об увольнении;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

• книга учета личных заявлений сотрудников;

• книга учета сотрудников принятых на работу;

• книга учета сотрудников уволенных с работы;

• книга регистрации больничных листов;

• книга учета личных дел;

• книга учета документов для служебного пользования;

• журнал выдачи личных дел во временное пользование;

• журнал учета исполнительных листов

Другой особенностью в деятельности отдела кадров является способ хранения документации.

Хранению непосредственно подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности специалистов входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Личные дела заводятся не на всех сотрудников, а только на ведущих работников профессорско-преподавательского состава, руководящие должности управленческо-вспомогательного состава и сотрудников администрации.

Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».

Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.