Студенти повинні вміти: ефективно обмінюватись інформацією як серед менеджерів так і підлеглих.

Перелік питань до самостійної роботи студентів з теми:

1. Що розуміють під терміном інформація?

2. Що слід розуміти під терміном комунікація?

3. Яку основну роль виконують комунікації в менеджменті?

4. Що слід розуміти під комунікаційним процесом?

5. Охарактеризувати етапи комунікаційного процесу.

6. Охарактеризувати основні методи комунікації.

7. Класифікувати невербальні засоби комунікації.

8. Охарактеризувати бар’єри ефективної комунікації.

       9. Чому культурні відмінності між відправником і одержувачем відіграють важливу роль в процесі комунікації?

     10.Від чого залежить ефективність комунікацій у менеджменті?

Ключові терміни та поняття: інформація, комунікація, комунікаційний процес, перешкоди, зворотній зв’язок.

Тезисний матеріал до теми:

Комунікація- це процес обміну інформацією між двома і більше суб'єктами, якими можуть виступати окремі особи, групи людей, організації. Обмін інформацією вбудований в основні види управлінської діяльності, тому комунікації ще називають процесом, що складається з етапів і стадій.

Знання ролі та змісту кожного із етапів комунікації дозволяє більш ефективно управляти процесом в цілому.

Комунікації можуть здійснюватися:

1. Між організацією і зовнішнім середовищем.

2. Між рівнями управління (по вертикалі).

3. Між підрозділами, відділами, службами (по горизонталі).

4. Між керівником і підлеглим.

5. Між працівниками організації.

Мета комунікації - це забезпечення розуміння інформації сторонами, що нею обмінюються.

Для здійснення процесу комунікації необхідні, принаймні, 4 умови:

1. Наявність відправника -особи, яка генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.

2. Наявність повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів.

3. Наявність каналу-засібу передачі інформації.

1. Наявність отримувача - особи, якій призначена інформація.
   
   

Головною умовою ефективності ділової комунікації є усвідомлення того, що можливість реалізації мети взаємодії зросте, якщо правильно організувати її проведення і створити атмосферу взаєморозуміння, довіри і співпраці.

Комунікаційний процесс складається з таких етапів:

1. Виникнення необхідності в обміні інформацією.

2. Створення повідомлення (кодування), яке висвітлює закладену
думку, ідею.

3. Вибір каналу передачі.

4. Передача.

1. Прийняття повідомлення, декодування його отримувачем і усвідомлення змісту ідеї відправника.
2. Зворотній зв’язок

Усередині організації її співробітники грають певні ролі, діють в умовах ієрархії влади. Все це зрештою вносить суттєві зміни в характер комунікації, ускладнює їх. Тому для позначення процесів комунікації в межах організації використовують поняття “організаційні комунікації”.

Виділяють такі основні методи комунікацій:

1. усна комунікація (вербальна);

2. письмова комунікація;

3. невербальна комунікація.

Усна комунікація – найбільш поширений метод обміну інформацією між людьми.

До популярних форм усної комунікації відносяться: промови; групові дискусії; розмови по телефону; розповсюдження чуток тощо.

Перевагамиусної комунікації є:

1) швидкість обміну інформацією;

2) гарний зворотній зв’язок завдяки безпосередньому контакту (можливість поставити запитання, уточнити повідомлення, виявити згоду чи незгоду тощо);

3) простота здійснення комунікації.

До недоліків усної комунікації слід віднести:

1) використання для повідомлення недостатньо точних, неадекватних, не підходящих слів;

2) можливість пропустити у повідомлені суттєві деталі;

3) велика ймовірність забування почутої слухачем інформації;

4) викривлення повідомлення при його передаванні другій, третій і т. і. особі.

Письмова комунікація Письмові комунікації широко використовується на практиці.

Формами письмової комунікації виступають: накази; розпорядження, листи, звіти і багато інших засобів комунікації, які використовують письмові символи.

Перевагиписьмової комунікації:

1) письмова інформація є незмінною впродовж тривалого часу, є такою що може зберігатися;

2) письмова інформація є відчутною (на дотик), помітною;

3) письмова інформація піддається перевірці;

4) письмова інформація, як правило, ретельно сформульована, глибоко обміркована, є логічною і точною.

Недолік– потребує багато часу на укладання.

Невербальна комунікація – це такий обмін інформацією, який здійснюється без використання слів (натомість застосовуються різні символи). Функціями невербальної комунікації є: доповнення і заміна мови; відображення емоційного стану партнерів по комунікаційному процесу.

В залежності від статусу комунікації (санкціоновані, чи несанкціоновані вищим керівництвом) розрізняють формальні та неформальні комунікації.

Формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації.

Неформальні комунікації виникають спонтанно, несанкціоновані менеджментом. Вони підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви, що існують у формальних комунікаціях і переслідують такі цілі:

- надають можливість робітникам організації задовольнити потреби в соціальній взаємодії;

- здатні покращити результати діяльності організації, створюючи альтернативні, часто більш швидкі та ефективні проти формальних, канали обміну інформацією.

За характером спрямованості розрізняють такі типи організаційних комунікацій: міжрівневі комунікації; горизонтальні або бокові комунікації; діагональні комунікації.

В рамках міжрівневих комунікацій виділяють: нисхідні і висхідні.

Низхідні комунікації – це передавання інформації з вищих рівнів управління на нижчі. Вони використовуються для спрямування, координації і оцінки діяльності підлеглих. За допомогою низхідних комунікацій підлеглим передається інформація про поточні завдання, про рекомендовані процедури, прийняття рішень тощо.

Висхідні комунікації – це передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі. За допомогою таких комунікацій керівники отримують інформацію про стан справ на нижчих рівнях управління, а саме: про поточні проблеми робітників; про хід виконання поставлених задач; про те, що може сприяти вдосконаленню діяльності організації тощо. Обмін інформацією по висхідній здійснюється у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок тощо. Висхідні комунікації мають тенденцію до більшого викривлення інформації проти низхідних .

Горизонтальні комунікації мають місце між членами однієї групи або співробітниками рівного рангу. Вони необхідні для того, щоб прискорити і полегшити обмін інформацією в організації, координувати і інтегрувати різні функції в організації. Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.

Діагональні комунікації – це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.

Існує багато факторів, що перешкоджають здійсненню ефективної комунікації . Управління комунікаційними процесами в організації включає:

- пошук та визначення перешкод на шляху до ефективної комунікації;

- розробку і реалізацію способів усунення таких перешкод і підвищення ефективності комунікаційних процесів.

До основних перешкод ефективної комунікації відносяться:

  Естетичні бар'єри

Інтелектуальні бар'єри

Емоційні бар’єри.

Бар'єри темпераменту. 

Бар'єр характеру

        Фільтрація.

 Поганий зворотній зв’язок.

 Культурні відмінності

 Інформаційні перевантаження.

Питання для перевірки засвоєних знань:

1. Що розуміють під терміном інформація?

2. Що слід розуміти під терміном комунікація?

3. Яку основну роль виконують комунікації в менеджменті?

4. Що слід розуміти під комунікаційним процесом?

5. Охарактеризувати етапи комунікаційного процесу.

6. Охарактеризувати основні методи комунікації.

7. Класифікувати невербальні засоби комунікації.

8. Охарактеризувати бар’єри ефективної комунікації.

   9. Чому культурні відмінності між відправником і одержувачем відіграють важливу роль в процесі комунікації?

  10.Від чого залежить ефективність комунікацій у менеджменті?

Рекомендована література до теми [8; 18; 20; 25; 31; 32; 33; 34; 35; 37; 40; 43; 53; 58]