Тема 9. Організація праці діловодної служби

План

1. Діловодна служба: основні завдання і функції

2. Організаційна побудова діловодної служби

3. Принципи організації праці діловодного персоналу

4. Загальне керування діловодними службами

5. Функції керівника діловодної служби

6. Організація робочого місця секретаря-діловода

7. Умови праці секретаря-діловода

8. Комп’ютерізоване робоче місце секретаря-діловода

Контрольні запитання і завдання

1. Які основні завдання діловодної служби?

2. Які функції діловодної служби?

3. Якою виглядає організаційна побудова діловодної служби?

4. Охарактеризуйте принципи організації праці фахівців з діловодства

5. Яким чином здійснюється загальне керування діловодними службами?

6. Якими є функції керівника діловодної служби?

7. Які вимоги щодо організації робочого місця секретаря-діловода?

8. Змоделюйте ідеальний варіант робочого місця секретаря-діловода

9. Якими повинні бути умови праці секретаря-діловода?

10. Які технічні засоби потребуються для вдосконалення робочого місця секретаря-діловода?

Теми рефератів

1. Секретар-діловод – помічник керівника установи (підприємства)

2. Діловодна служба в умовах інформатизації суспільства

Література

1. Палеха Ю.І. Управлінське документування [Текст]: навч. посібник. У 2 ч. – Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів) /Ю.І. Палеха. – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 42- 45.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник / А.Н. Діденко. – 5-те вид. – К.: Либідь, 2006. – С. 195-222; 228-234; 237-255; 365-369.

Семінарське заняття № 10

Тема 10. Документування управлінської діяльності

План

 1. Документування офіційно-ділових документів в Україні (історичний огляд)

2. Документ як сукупність процесів фіксації управлінських дій

3. Принципи і правила документування

4. Склад реквізитів документів

5. Вимоги щодо змісту та розташування реквізитів документів

6. Правила зберігання, обліку та використання печаток, штампів та бланків

Контрольні питання і завдання

1. Проаналізуйте процес становлення і розвитку документування в Україні

2. Дайте визначення поняттям „інформація”, „управлінська інформація”

3. Класифікуйте інформацію за її змістом і галуззю діяльності

4. Яку управлінську інформацію фіксують офіційно-ділові документи?

5. Що визначає повноту інформації?

6. Які процеси забезпечують фіксацію управлінських дій?

7. Які принципи документування?

8. Які правила документування?

9. Який склад реквізитів документів?

10. Які вимоги до їхнього змісту та розташування?

Теми рефератів

1. Алгоритм процесу документування

2. Технології документування управлінської інформації

Література

1. Комова М.В. Діловодство [Текст] /М.В. Комова. Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 46 – 98.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: навч. посібник [Текст]. У 2 ч. – Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів) / Ю.І. Палеха. – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 61-107.

3. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини [Текст]. 2-е вид., випр. і доп. /За ред. докт. філол. наук, проф. В.М. Бріцина. – Київ: Вид-во „Довіра”, 2010. - С. 6- 21.

Семінарське заняття № 11

Тема 11. Оформлення і складання управлінських документів

План

1. Загальні вимоги до оформлення управлінських документів. Оформлення окремих реквізитів

2. Оформлення бланків документів (формати паперу, бланки)

3. Основні етапи підготування управлінських документів

4. Підготування та оформлення документів до засідань колегіальних органів

5. Вимоги до тексту документа

6. Підготування документів до відрядження

7. Аналіз правил зберігання, обліку та використання печаток, штампів та бланків

Контрольні запитання і завдання

1. Який формат паперу рекомендований для оформлення службової документації?

2. Дайте визначення термінам „бланк документа”, „формуляр”, „реквізит”

3. Назвіть основні види бланків, які використовуються в установах

4. Перелічіть реквізити, що входять у склад бланка для листа

5. Чим відрізняється загальний бланк від бланка для листа?

6. Які вимоги висуваються до оформлення реквізиту „найменування організації”?

7. Який порядок датування документа й які бувають види дат?

8. Які складові частини реєстраційного номеру документа і порядок його подання?

9. Який порядок адресування документа?

10. Якими засобами оформляється затвердження документа?

11. Які вимоги висуваються до резолюції, який порядок її оформлення?

12. Який порядок оформлення додатків до документа?

13.  Які вимоги висуваються до заголовка?

14.  Як оформляється узгодження документа?

15.  Який порядок проставляння на документах печаток?

16.  Перелічіть відмітки, що проставляються на вхідному документі, наведіть порядок їх оформлення

17.  Перелічіть етапи підготовки документа

18.  Які загальні вимоги висуваються до тексту документа?

19. Як оформляються у тексті посилання на інший документ?

20.  З яких смислових частих складається текст документа і яким чином вони розміщуються у тексті?

21. У чому особливість оформлення текстів бухгалтерських документів?

22. У чому перевага складання та оформлення документів на комп’ютері?

23. Які програми можуть використовуватися при підготовці документів на комп’ютері?

24.  Яка постійна інформація повинна бути закладена у комп’ютер для складання документів?

25.  Які особливості складання таблиць на комп’ютері?

26. Які переваги надає комп’ютер в оформленні документів?

27. Проаналізуйте та охарактеризуйте правила оформлення документів

28. Проаналізувати операції, що здійснюються під час підготовки документів до відрядження

29. З’ясуйте правила зберігання, обліку та використання печаток, штампів, бланків

Література

1. Басаков М.И.  Делопроизводство. Коспект лекций [Текст] /М.И. Басаков // Серия «Зачет и экзамен» Ростов н/Д.: Изд-во «Феникс», 2004. – С. 18-47.

2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери [Текст]: Навч. посіб. для вищ. та серед. Спец. Навч. закладів / С.В. Глущик та ін. - 3-тє вид., переробл. і доп. – К.: А.С.К., 2002. – 400 с.

3. Головач А.С. Зразки оформлення документів: для підприємств і громадян [Текст] /А.С. Головач. – К.: Стакер, 1997. – 349 с.

4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) [Текст]: Учебник для вузов  / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник. / А.Н. Діденко. – 5-тє вид. – К.: Либідь, 2001. – 384 с.

6. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря [Текст]: Справочник. / Л.Я. Круглянская. – 2-е изд., перераб. и доп. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2005. – С. 225-263.

7. Комова М.В. Діловодство [Текст] /М.В. Комова. - Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 46 – 98.

8. Палеха Ю.І. Управлінське документування [Текст] : навч. посібник. У 2 ч. – Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів) /Ю.І. Палеха. – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 49-60; 61-107.

9. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов [Текст] : Учебно-справочное пособие./М.Ю. Рогожин. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К*», 2005. – С. 74-93.

10. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини [Текст]. 2-е вид., випр. і доп. /За ред. докт. філол. наук, проф. В.М. Бріцина. – Київ: Вид-во „Довіра”, 2010. - С. 6- 21.

Практичне заняття № 1