Документы по внешнеэкономической деятельности

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

Для писем установлен специальный бланк – бланк письма. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.

При составлении служебных писем с однотипной информацией широко используются типовые тексты и тексты-трафареты, что дает большую экономию времени, упрощает процесс составления и оформления документа.

Типовой текст – это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде постоянного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

Существуют различные способы классификации служебных писем. В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые из учреждения). Письма, отправляемые из учреждения (исходящие), делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, применяется реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». По характеру информации письма подразделяются на множество разновидностей.

Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Письма-ответы по содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана, остается изложить решение на поставленный в инициативном письме вопрос (принятие или отказ от предложения или выполнения просьбы).

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

Оформление коммерческого письма

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу контрактов. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. Они представляют собой:

- обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию об услугах, товарах (либо могут содержать претензии и т. п.);

- обращения продавцов к покупателям, которые имеют рекламный характер и рассматриваются как вид рекламной деятельности.

К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти письма.

Письмо-запрос. В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт. В запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключении сделок.

Оферта - формальное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту) заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон и т.д. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Под офертой мы будем понимать заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В оферте указываются: наименование предлагаемого товара или услуги, его количество и качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Если покупатель (импортер) согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и сделка заканчивается выдачей заказа и заключением контракта. Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка, проходят переговоры, пока не будет достигнута договоренность.

Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем ранее оговоренных обязательств. В гарантийном письме подтверждаются определенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, надежность при эксплуатации и т. п.). В гарантийном письме обязательны подписи руководителя организации, главного бухгалтера, печать.

Письмо-рекламация – коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.

В первой части рекламация должна содержать: основание для предъявления претензии; доказательства, то есть ссылки на документы (акт экспертизы, акт приемки); ссылки на нормативные документы и т. п. Во второй части рекламации излагаются конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Например: требование замены некачественного товара качественным или уценки товара; требование возмещения убытков в связи с невыполнением условий контракта; требование расторжения договора.

Рекламация направляется заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих претензию. Подписывают рекламацию руководитель организации и главный бухгалтер, подписи заверяют печатью. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спорные вопросы решает суд.

Формуляр-образец служебного письма состоит из следующих реквизитов: наименование организации - автора документа; справочные данные об организации; дата, номер; ссылка на дату и номер входящего документа; заголовок; подпись; отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений; в гарантийных письмах - подписи руководителя и главного бухгалтера, печать.