Краткие теоретические сведения

1 Оформление претензионных писем

Претензионное письмо – это инициативное деловое письмо, которое создается с целью выражения претензии или неудовлетворенности адресату.

Автор претензионного письма должен четко изложить причины своего неудовольствия и кратко описать ситуацию, побудившую его написать данное письмо. В претензионном письме должно быть логическое заключение, в котором должны быть выражены конкретные пожелания или предложения по исправлению ситуации. При написании письма следует придерживаться правил оформления деловых писем. Претензионное письмо всегда составляется в строгом, деловом и лаконичном стиле. Здесь недопустимы никакие эмоции. Характер изложения должен быть вежливым и уважительным. В ряде случаев, которые предусмотрены законом или договором, претензионное письмо должно обязательно предшествовать обращению в суд. Несоблюдение данного правила является препятствием для осуществления права на судебную защиту. Претензионное письмо может быть составлено по любому поводу во всех случаях, когда необходимо предупредить то или иное лицо о своих намерениях. Грамотно и аргументировано составленное претензионное письмо является эффективным и действенным способом воздействия на должника и убедительным доводом в пользу добровольного исполнения им своих обязательств. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма.

Письмо-рекламация – коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.

В первой части рекламация должна содержать: основание для предъявления претензии; доказательства, то есть ссылки на документы (акт экспертизы, акт приемки); ссылки на нормативные документы и т. п. Во второй части рекламации излагаются конкретные требования стороны, предъявляющей претензию: требование замены некачественного товара качественным или уценки товара; требование возмещения убытков в связи с невыполнением условий контракта; требование расторжения договора.

Рекламация направляется заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих претензию. Подписывают рекламацию руководитель организации и главный бухгалтер, подписи заверяют печатью. Претензионное письмо должно содержать следующие сведения:

- наименование товара, его количество, местонахождение;

- основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

- предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

- доказательства (ссылки на документы, подтверждающие факт нарушения обязательств виновной стороной);

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной за недостающий товар суммы, требование скидки с общей стоимости товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Приводя доказательства обоснованности претензии, желательно не только указывать на конкретные обязательства договора, которые были нарушены, но и делать ссылки на нормы законодательства, которые могут быть основанием для предъявления определенных требований. Если составитель претензии требует от виновной стороны возмещения убытков или возврата определенной суммы, претензия должна также содержать расчет претензионных требований (если расчет достаточно сложен, он может быть вынесен в приложение к претензии). Претензия должна составляться в корректной форме, она может быть жесткой, но не должна быть грубой. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд за защитой своих прав, если продавец не удовлетворит претензию.

Ответ на претензию, как правило, срок ответа на претензию после ее получения устанавливается в договоре (например, 10 дней, 30 дней). В течение этого срока продавец (грузоотправитель) обязан рассмотреть претензию и дать на нее ответ в письменной форме. Если ответ на претензию не поступил, считается, что претензия принята и покупатель имеет право обращаться в арбитражный суд с иском об отнесении расходов на счет продавца. Ответ на претензию направляется покупателю товаров (услуг) заказным письмом или телеграммой (телексом). В течение установленного в договоре срока продавец должен сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. Если претензия принимается к рассмотрению, необходимо сообщить срок принятия решения по претензии.

Основания для предъявления претензий. Как правило, при заключении договора стороны оговаривают порядок предъявления претензий (рекламаций), сроки их предъявления, права и обязанности сторон в связи с предъявлением претензий (рекламаций), способы их урегулирования. Для этого в договор включается раздел «Претензии (рекламации)», в котором должно быть указано, каким документом подтверждается претензия (актом экспертизы, коммерческим актом, актом приемки, протоколом испытаний или др.). Если претензия обоснована, продавец будет вынужден: заменить дефектный товар новым; допоставить недостающий товар; сделать процентную скидку со стоимости товара; уплатить денежный штраф. Претензия должна составляться в корректной форме, она может быть жесткой, но не должна быть грубой. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд за защитой своих прав, если продавец не удовлетворит претензию.

Ответ на претензию. Как правило, срок ответа на претензию после ее получения устанавливается в договоре (например, 10 дней, 30 дней). В течение этого срока продавец (грузоотправитель) обязан рассмотреть претензию и дать на нее ответ в письменной форме. Если ответ на претензию не поступил, считается, что претензия принята и покупатель имеет право обращаться в арбитражный суд с иском об отнесении расходов на счет продавца. Ответ на претензию направляется покупателю товаров (услуг) заказным письмом или телеграммой (телексом). В течение установленного в договоре срока продавец должен сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. Если претензия принимается к рассмотрению, необходимо сообщить срок принятия решения по претензии. С точки зрения юридической техники не вполне корректно начинать претензионное письмо с указания Ваших требований к должнику. Более верным будет начать письмо с напоминания об обстоятельствах, при которых между сторонами возникли правоотношения. Например, сослаться на дату и номер соответствующего договора. И лишь затем указать на факт нарушения обязательств и изложить имеющиеся требования. Заметим, что требования также следует сформулировать предельно конкретно и точно. А если они носят денежный характер, уместно представить подробный расчет. В ряде судебных споров кредитору было отказано в удовлетворении его требований именно по причине отсутствия такого расчета. Не забудьте сослаться на соответственную норму закона и пункт договора, обосновывающие ваши требования.

Можно также рекомендовать дополнить претензию заверенными копиями тех документов, которые подтверждают Ваше требование и при этом отсутствуют у самого должника. Претензию необходимо предъявить в разумные сроки, если более точные временные рамки не определены законом или договором. Но помните, что время, которое будет затрачено Вами на урегулирование споров включается в срок исковой давности и, соответственно, поглощает его часть. Поэтому, не будьте чересчур поспешны, но и не теряйте времени зря.

Реквизиты писем: наименование организации; справочные данные организации; адресат; дата; номер; ссылка на индекс и дату входящего документа; заголовок; текст; отметка о наличии приложения; подписи; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.