Виды договорно-правовой документации

К договорно-правовой документации относятся следующие виды документов: договоры, контракты, соглашения; протоколы; коммерческие акты; доверенности.

Оформление протокола

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, повестки дня, списков приглашенных и др.), которые прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несет секретарь (ответственный секретарь) коллегиального органа или секретарь руководителя.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа иди руководитель организации.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии-присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ:, ВЫСТУПИЛИ:, ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ). В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: «(Текст доклада прилагается)». В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается простое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично избежание двоякого толкования. Постановляющая часть может подразделяться на пункты.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т. д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Реквизиты протокола: название вида документа (ПРОТОКОЛ); дата заседания; индекс (номер); место заседания; гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); заголовок (наименование коллегиального органа или название протоколируемого совещания); вводная часть текста (состав присутствующих); повестка дня; текст; подпись (председателя и секретаря).

Оформление акта

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: коммерческие акты; акты сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); акты приема-передачи дел, денежных средств и иных ценностей; акты экспертизы, ревизии; акты списания материальных ценностей; акты инвентаризации и др.

Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований). В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Для актов с постоянно повторяющейся информацией можно применять бланки с трафаретным текстом.

Реквизиты акта: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.

Дата и место составления, указываемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Почти все разновидности актов подлежат утверждению: руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия; органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением); вышестоящей организацией. Утверждение оформляется грифом. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указываются: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при этом. Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается на 2-3 интервала ниже заголовка. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ руководителя своей организации или вышестоящей. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок,

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются должности, фамилии и инициалы составителей акта. Если акт составлен комиссией, то вначале указывают фамилию председателя, затем располагают фамилии остальных членов комиссии по алфавиту.

Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений и т. п. В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются простой констатацией фактов. Текст лучше всего начинать с указания даты и цели составления акта, например: «06 декабря 2011 г. комиссия провела экспертизу (проверку, прием-передачу дел по должности и т. п.)». При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения ко­миссии, составившей акт. В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе.

Акты оформляются на общем бланке. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают). Реквизиты акта: наименование организации; наименование структурного подразделения (если надо); название вида документа (А К Т - двойная разрядка); дата составления акта; индекс; место составления или издания; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф утверждения.

Оформление доверенности

Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершении каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

Когда полномочия представителя основываются на доверенности, то и участники правоотношения представительства называются по особому. То лицо, которому выдается доверенность, именуется доверенный (представитель). А то лицо, которое выдает доверенность - доверитель (представляемый). Выдавая доверенность, доверитель фактически доверяет доверенному действовать от его имени в гражданском обороте. Для выдачи доверенности и приобретения ею юридической силы не требуется согласие представителя. Дело в том, что возникающие у представителя полномочия не затрагивают его собственных гражданских прав и не порождают у него никаких обязанностей, а лишь дают ему право действовать от имени и в интересах представляемого.

Доверенность призвана обеспечить внешний эффект представительства, а именно установить правовую связь между представляемым и третьим лицом посредством действий представителя. Знакомясь с доверенностью, третьи лица, которым она собственно и делается, узнают, какими полномочиями обладает представитель. Любые сделки и иные юридические действия, совершенные представителем в рамках представленных ему полномочий, носят для представляемого обязательный характер. Действующее законодательство предусматривает несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий принято различать генеральные (общие), специальные и разовые доверенности.

Генеральная доверенность имеет место тогда, когда выдается доверенность на совершение действий, охватывающих всю сферу деятельности юридического лица или на общее управление всем имуществом гражданина. Такая генеральная доверенность выдается руководителю филиала юридического лица, филиал совершает точно такие же действия, как само юридическое лицо, только в меньшем объеме. Поэтому руководителю юридического лица, руководителя филиала выдают генеральную доверенность. Когда гражданин уезжает за рубеж, он может выдать генеральную доверенность на управление всем своим имуществом другому гражданину.

Специальная доверенность имеет место тогда, когда доверенность выдается на совершение какого-то комплекса связанных между собой юридических действий. Скажем, такая специальная доверенность выдается юридическим лицом юрисконсульту для ведения всех дел в арбитраже, не на разрешение какого-то одного действия, а на комплекс действий, связанных с разрешением арбитражного спора.

Разовая доверенность выдается, на совершение какого-то одного действия, одной конкретной сделки (например, получение почтового перевода, подписание договора, составление акта и т.п.) и после его совершения она прекращает свое действие.

Доверенность является гражданско-правовой сделкой, поэтому она обязательно должна соответствовать всем требованиям, предъявляемым к сделкам законом. В частности, доверенность может быть выдана лишь на совершение правомерных юридических действий; воля представляемого должна формироваться свободно и быть адекватно выражена в доверенности; доверенность, выданная юридическому лицу, может касаться лишь совершения сделок, не противоречащих специальной правоспособности и т.д. Кроме того, составление доверенности подчиняется ряду специальных правил, несоблюдение которых может повлечь за собой недействительность доверенности. Основные требования, предъявляемые к доверенности, сводятся к следующему.

Во-первых, доверенность должна быть оформлена письменно. Доверенность не может быть устной. По общему правилу, для действительности доверенности достаточно того, чтобы она была облечена в простую письменную форму. При этом она может составлена как в виде особого документа, названного доверенностью, так и в любом другом виде, например в форме письма, телеграммы, факса, части договора, содержащей описание полномочий представителя, и т.п. Важно одно: в доверенности должны быть четко отражены полномочия представителя, а также другие реквизиты, необходимые для доверенности. Функции доверенности могут выполняться и некоторыми другими письменными документами, например служебным удостоверением директора филиала, страхового агента, путевым листом, выдаваемым водителю и т.п.

Во-вторых, важное значение имеет срок действия доверенности. Максимальный срок действия доверенности не должен превышать 3 лет с момента выдачи доверенности. Если в доверенности не указан срок, на который выдана доверенность, то в этом случае срок действия доверенности 1 год с момента ее выдачи и по истечении года доверенность утрачивает свое действие. Если указан срок 2 года, она действует 2 года, если указан срок 5 лет, то доверенность будет действовать только 3 года. Исключение составляет нотариально удостоверенная доверенность, выданная для совершения действий за границей, которая сохраняет силу до ее отмены, если в самой доверенности не содержится указаний о конкретном сроке ее действия. На доверенности обязательно должна стоять дата ее совершения, т.е. дата выдачи. Доверенность, на которой не указана дата выдачи доверенности, ничтожна, т.е. такая доверенность не порождает никаких юридических последствий.

В-третьих, доверенность является именным документом. Это означает, что в доверенности должно быть указано лицо, которому она выдана, а также лицо, которое доверенность выдало, т.е. доверитель. Полезно знать, что доверенность может быть выдана как на имя одного лица, так и на имя нескольких лиц, которые могут выступать сообща или каждый по отдельности. Выдать доверенность может также не только одно лицо, но и несколько лиц.

Доверенности бывают двух видов: официальная и личная. Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Реквизиты официальной доверенности: наименование организации; справочные данные об организации; вид документа - ДОВЕРЕННОСТЬ; дата выдачи доверенности; номер; срок действия доверенности; текст: должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности; серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности; наименование организации, в которой должны быть получены товароматериальные ценности и документ, являющийся основанием; перечень и количество товароматериальных ценностей; образцы подписи получателя доверенности; подпись, печать.

Реквизиты личной доверенности: вид документа - ДОВЕРЕННОСТЬ; Фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность; содержание доверенности; наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности; подпись лица, выдавшего доверенность; дата выдачи доверенности; должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя; дата удостоверения подписи; печать.