Хранение документов и составление

Номенклатурных дел

 Формирование дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов предприятия в дела. Совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку называется делом, помещены в твердую обложку, оформленные по определенным правилам.

Номенклатура дел – список заголовков (наименований дел), заводимых на предприятии с указанием сроков хранения. В нее включаются все дела предприятия и журнал регистрации. Не включается научно-технические документы и печатные издания.

Требования к формированию дел

       При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.

В дело подшиваются документы, работа по которым закончена.

Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

Документы с разными сроками хранения подшиваются в разные дела.

Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

В дело подшивается один экземпляр документа.

Каждый документ помещенный в дело должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

Дело формируется из документов одного года.

Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

                                      Ведение архива

Для ведения архива выделяется штатная должность или возлагаются обязанности на одного из рабочих. Архив подчиняется руководителю предприятия или его заму.

В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, а также информационно – справочная работа по архивным документам предприятия.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения:

 год

 3 года

 5 лет

 10 лет

 15 лет

 50 лет

 75 лет

 постоянно

К документам постоянного и долговременного хранения относятся документы по личному составу, устав, учредительный договор, протоколы заседаний, общих собраний, бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителей по основной деятельности.

К более коротким – бухгалтерские документы, за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов и балансов, хранятся 5 лет, в архивное хранение не передается. Переписка предприятия хранится 3 года.

Документы, содержащие коммерческую тайну.

Перечень сведений конфиденциального характера утвержден Указом президента РФ от 6 03 1997 года №188. Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части 1 ГК РФ.

Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная, используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью, в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

1. научно-техническая информация – сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы; используемые материалы; рецептура; методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях); новые технологии направления модернизации известных технологий, процессов, оборудования; программное обеспечение ПК; организация системы безопасности предприятия.

2. деловая информация – сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточная финансовая отчетность, первичные бухгалтерские документы, дебиторы и кредиторы); сведения о наиболее выгодных формах использования ценных бумаг, акций; сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции; планы развития предприятия; тактические и стратегические, планы и объемы реализации продукции, планы маркетинга, данные о характере и объеме финансовых операций, уровне цен; анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность использования импорта, предполагаемое время выхода на рынок; планы рекламной деятельности; списки торговых и других клиентов, а также, предприятий посредников, конкурентов, сведения о заключенных с ними контрактах; сведения о деловой переписке, кадровый состав и его формирование; структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее.

                 Обеспечение защиты конфиденциальной информации.

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в предотвращении утечек и овладения ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита “чужих” коммерческих интересов, которые могут быть доверены предприятию другому ими лицами.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

 установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям

 разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к этим сведениям

 ограничение доступа к носителям информации

 ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию.

 использование организационных, технических и иных средств защиты

 осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации

Допуск работников к конфиденциальной информации осуществляется с их согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению тайны.

Работник, получив доступ к конфиденциальной информации должен подписать индивидуальное письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Обязательство составляется в 1 экземпляре, хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.