Сопроводительное письмо и другие виды писем

Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

                                 ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

2. Реквизиты служебного письма: гос.герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5-2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

6. Письма бывают: сопроводительные гарантийные, циркулярные, справочно-информационные, информационно-рекламные, претензионные, договорные.

7. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма следует начинать словами: направляем, прилагаем, посылаем, представляем, возвращаем.

8. Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется выполнение обязательств, указанных в письме.

9. Циркулярное письмо –одну и ту же информацию посылают в несколько адресов нижестоящим организациям.

10. Претензионное (рекламационное) письмо – предъявление претензии к срокам, качеству, количеству продукции и т.д. Направляется виновной стороне в целях урегулирования споров.

11. Информационно-рекламное письмо. Цель – заинтересовать потребителя. Пример: «Если хотите, чтобы о Вашем предприятии узнали родственные предприятия в США…, найти партнеров, продать отходы за валюту, приобрести передовые технологии…, Вы можете поместить информацию о Вашем предприятии в нашем сборнике. Стоимость заказа. Образец бланка-заказа прилагается. Общий размер текста не должен превышать одну машинописную страницу».

12. Письмо может быть многоаспектным. Например: письмо-напоминание, просьба, гарантия. «Напоминаем, что 28.01.99 в Ваш адрес направлено письмо с просьбой изготовить бланки. Оплату гарантируем»

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

• исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
• входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

ТЕЛЕГРАММА

Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

• "вне категории";
• "внеочередная";
• "Президент Российской Федерации";
• "Председатель Правительства Российской Федерации";
• "высшая правительственная";
• "правительственная";
• "срочная";
• "обыкновенная".

Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между административными центрами субъектов Российской Федерации, а также внутри любого населенного пункта (поселения), имеющего телеграфную связь, должны составлять:

• для телеграмм категории "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации" – не более 2 часов;
• для телеграмм категорий "высшая правительственная", "правительственная" и "срочная" – не более 4 часов;
• для телеграмм категории "обыкновенная" – не более 8 часов.

Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между иными населенными пунктами (поселениями), имеющими телеграфную связь, должны составлять:

• для телеграмм категории "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации" – не более 2 часов;
• для телеграмм категорий "высшая правительственная", "правительственная" и "срочная" – не более 4 часов;
• для телеграмм категории "обыкновенная" – не более 12 часов.

Сроки прохождения телеграмм, адресованных в населенные пункты (поселения), оборудованные средствами факсимильной (телефонной) связи, должны составлять не более 12 часов.

Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой "уведомление телеграфом" должен быть не более 24 часов с момента вручения телеграммы. Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой "уведомление телеграфом срочное" должен быть не более 12 часов с момента вручения телеграммы.

В сроки прохождения телеграмм (вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы) не включается время, в течение которого в соответствии с установленным режимом работы отделения связи (пункта коллективного пользования, пункта связи и прочих мест оказания услуг телеграфной связи) в пункте назначения не осуществляется доставка телеграмм, время пересылки телеграмм средствами почтовой связи, а также время, в течение которого телеграммы (уведомления) не могут быть доставлены по причинам и обстоятельствам, зависящим от адресата.

Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды:

• "с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление телеграфом");
• "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с отметкой "уведомление телеграфом срочное");
• "с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");
• "с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное");
• "на художественном бланке" (с отметкой "люкс");
• "на художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в");
• "на художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и");
• "на художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м");
• "на художественном музыкальном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/м/и");
• "на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс");
• "заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная");
• "криптограмма" (с отметкой "криптограмма");
• "криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");
• "метео" (с отметкой "метео");
• "переводная" (с отметкой "переводная");
• "схемная" (с отметкой "схема (номер)").

Телеграмма может иметь один или несколько видов. Телеграмма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов не относится (без отметки).

Право подачи телеграмм категорий "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" и телеграмм видов "криптограмма", "криптограмма перфоленте", "метео", "переводная", "схемная" имеют ограниченные группы пользователей.

Право подачи телеграмм видов "криптограмма" и "криптограмма перфоленте" предоставляется юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензии на эксплуатацию шифровальных (криптографических) средств или оказание услуг с их использованием, а также лицам, заключившим договоры на оказание услуг по шифрованию информации с указанными лицами.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью "Для телеграмм". В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке.

Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита.

Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки "точка", "запятая" и "кавычки", а также "скобка" могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч" и "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака "-", должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала. Символьный знак "+" (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом и считаться за отдельное слово.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

• отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);
• отметка о виде (видах) телеграммы;
• адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);
• текст телеграммы;
• подпись отправителя (по желанию отправителя).

В нижней части бланка подаваемой телеграммы (листа светлой бумаги или фирменного бланка, используемых вместо бланка телеграммы) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку "проездом"). Данные, указываемые в нижней части бланка телеграммы, в содержание телеграммы и состав оплачиваемых слов не входят. При необходимости передачи адресату этих данных, они должны включаться отправителем в текст телеграммы.

Подача телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

Примечание: в данной части описаны только внутренние телеграммы (передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) и требования, предъявляемые к ним. Положения, касающиеся международных телеграмм, содержатся в Правилах оказания услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

Раздел 2. Системы документации
Часть 2.3. Система информационно-справочной документации

ФАКСОГРАММА (ФАКС)

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи принимает подразделение - исполнитель.

Раздел 2. Системы документации
Часть 2.3. Система информационно-справочной документации

ЭЛЕКТРОННОЕ СООБЩЕНИЕ

Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.