Документирование информационно справочных материалов

№ 1 Документирование оперативной информации

1.Справки – документы, содержащие описания или подтверждения тех или иных фактов, событий. Справки могут быть:

• С информацией о фактах и событиях служебного характера (справки по производственным вопросам)
• Справки - выдаваемые гражданам или учреждениям для удостоверения того или иного фактора (справки о зарплате, месте проживания и т.д.)

Справки с места работы подтверждающие трудовой стаж и оплату труда работников составляются на бланке предприятия формата А5. Бланк справки содержит адрес предприятия и трафаретный текст. Текст начинается с указания в именительном падеже ФИО работника, затем его должности и зарплату. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. Если в справке нет данных о зарплате, подпись главного бухгалтера не ставится. Справка с места работы заверяется печатью.

1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного предприятия или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении, а также выполнении работ. Докладная записка содержит выводы и предложения составителя.

Докладная записка составляется как по предложению руководителя, так и самостоятельно работником. Тексту докладной записки предшествует заголовок. Текст делится на две части: в первой излагаются имевшие место факты или описывается, во второй излагаются предложения и просьбы.

  3.Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание, отдельные положения основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка. Объяснительные записки может быть:

• сопровождающие основной документ и разъясняющие его; оформляются на бланке организации.
• по поводу прояснения ситуации, поступков, поведения.

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, обычно пишется от руки с соблюдением всех правил. Объяснительная записка должна иметь дату, указание адресата, подпись составителя. Текст составляется в произвольной форме с указанием причин, которые привели к каким – либо нарушениям.

1. Акты – документы, составляющиеся несколькими лицами и подтверждающие установленный факт или действие. Обычно составляется комиссией по указанию вышестоящих организаций или руководства. В зависимости от повода акты могут быть:

• акт ликвидации
• акт приема – передачи
• акт дегустации
• акт проведения испытаний
• акт уничтожения дел
• акт несчастных случаев
• акт инвентаризации

Все акты составляются по единой схеме

1. члены комиссии знакомятся с существом вопроса подлежащего отражению в акте
2. изучают нормативные документы по данному вопросу
3. составляют акт, в котором отражают те данные, которые достоверно установлены. Акт оформляют на общем бланке ф. А4
4. подписывают и утверждают акт

Дата и место составления акта должны соответствовать действительности. Текст делится на три части:

1. введение 2. констатирующую часть      3. выводы

Во второй части излагаются цели, задачи и существо работы проделанной составителями актов, а также результаты.

В третьей части делаются выводы или даются рекомендации. После текста, перед подписями, при необходимости указывают количество составленных экземпляров актов и их местонахождение. Завершают акт подписи председателя и членов комиссии, должности не указываются.

5. Претензия– документ о нарушении контракта, обязательств и требований, о возмещении убытков стороной нарушившей эти обязательства

Претензии предъявляются в отношении качества, транспорта, объемов и сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и др. условий контракта, и содержит основания для предъявления претензий, доказательства (ссылки на документы), конкретные требования о возмещении убытков. Документы – доказательства оформляются, как приложения к претензии; она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

6. Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

 о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

 об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и № платежного поручения при оплате;

 об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть предоставлены необходимые документы, оформляемые в виде приложения, подписываются руководителем предприятия и заверяются печатью.

7. Типовой договор о полной или индивидуальной материальной ответственности – может заключаться предприятиями или организациями с рабочими, достигшими восемнадцатилетнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Перечень таких должностей и работ, а также договор о полной и индивидуальной материальной ответственности утверждается в порядке определенным законом.