Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний

Деятельность учреждений работающих на основе коллегиальности документируется постановлениями, решениями, распоряжениями, которые принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.

Собраниям и заседаниям предшествует подготовительная работа: разрабатывается повестка дня и регламент работы. Вопросы в повестке дня располагаются в порядке их важности, к повестке дня прилагается список приглашенных. Перед началом заседания проводится регистрация присутствующих.

При подготовке большого совещания предусматривается следующий порядок:

1. выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников

2. ознакомление предполагаемых участников с повесткой дня

3. выработка регламента совещания

4. подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании:

 доклада организатора совещания

 доклада предполагаемых участников

 справочно-информационные материалы, которые могут потребоваться в ходе совещания

 проекта решения

5. организационное обеспечение совещания

 регистрация участников

 размещение участников

 транспортное обеспечение участников

 питание

 культурно-массовые мероприятия

 информирование участников по интересующим их вопросам

 снабжение участников канцтоварами

6. организация работы секретариата совещания

7. техническое обеспечение проведения совещания

8. документирование работы совещания:

 составление протокола

 размножение итоговых материалов

 обеспечение этими материалами участников совещания

9. анкетирование участников совещания

 о работе совещания

 об уровне организации и проведения совещания

Для совещаний определяется регламент работы, который определяет организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов; общая продолжительность совещания не должна превышать 3 – 4 часов в день.

Приблизительный регламент:

1. вступительное слово, оговаривающее временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания не более 10 минут

2. основной доклад до 30 минут

3. вопросы к докладчику не более 2 минут

4. содоклад, сообщение не более 10 минут

5. вопросы к содокладчику не более 1 минуты

6. выступление 5 – 7 минут

7. ответы докладчика не более 5 минут

8. ответы содокладчиков не более 3 минут

9. справка по ходу совещания не более 3 минут

10. чтение проекта решения не более 5 минут

11. предложения по проекту решения не более 3 минут

12. подведение итогов совещания не более 10 минут

Если в совещании участвуют менее 50 человек, перерыв делают через каждые 50 минут, продолжительностью не более 10 минут. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа на 15 минут.

                           Структура доклада

Составление служебных документов может преследовать две цели:

1. информирование

2. информирование и убеждение

При информировании материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко. Беспорядочное перечисление фактов приводит к ошибкам, поэтому рекомендуется излагать их в логической последовательности (в хронологической, географической, по степени важности).

Если цель – убеждение, выбирается такой порядок, который приводит слушателей к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. Обычно это достигается по средством логики и рассуждений. Существуют психологические аспекты убеждения.

Применяют следующие логические построения:

 постановка проблемы

 анализ проблемы

 возможные решения

 очевидность

 вывод

 рекомендуемые действия или план действий

 необходимость действий

 возможные проблемы

 ожидаемые выгоды

 выводы

 рекомендации

Логическая схема текущего отчета:

 констатация достижений к определенному времени

 описание работы, которую осталось сделать

 указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания

 определение пути решения проблем

 рекомендации

В докладе необходимы следующие элементы:

1. вступление, указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении

2. определение цели, отражение самого существенного в документе, что объясняет его назначение

3. основная часть – изложение основных фактов

4. выводы, если требуются

5. рекомендации

6. резюме

 Требования к составлению и оформлению протокола

Протокол составляется при проведении важных заседаний, совещаний. Основная его часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела составляется по схеме:

1. СЛУШАЛИ

2. ВЫСТУПИЛИ

3. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Основной частью протокола является раздел, ПОСТАНОВИЛИ, который составляется наиболее подробно, протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем совещания.

Протокол заседания совета директоров подписывается всеми присутствующими на заседании членами совета.