Требования к оформлению документов по личному составу

В компетенцию органов управления входит решение вопросов по подбору кадров, которые оформляются соответствующими документами.

Заявление о приеме на работу (стандартное, но на предприятиях разрабатываются свои).

Кроме заявления о приеме пишут заявление о переводе на другую должность, об увольнении, о предоставлении очередного отпуска (отгула) и т.д.

Приказ о приеме на работу может иметь только распорядительную часть. Каждый пункт приказа начинается с заголовка: НАЗАНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ, ОСВОБОДИТЬ. Приказы можно составлять на нескольких сотрудников: каждый пункт этого приказа касается одного работника. В приказе указывается его дата и номер с серией. Проект приказа визируется руководителем кадровой службы или работником ответственным за работу с персоналом. Подписывается руководителем предприятия, доводится до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.

В Приказах по увольнению обязательно указывается причина и соответствующая статья Трудового Кодекса РФ. Визируется теми же лицами.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках в которую заносятся общие сведения о работнике с начала трудовой деятельности, поощрения и награждения. Формулировки должны соответствовать формулировкам в Трудовом Кодексе РФ.

Одним из основных документов по учету личного состава является личная карточка рабочих и служащих. Имеет типовую утвержденную форму № Т – 2. Заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записи являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка и т.д.). Все последующие изменения анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Характеристика – официальный документ, который выдает администрация учреждения или организации своему сотруднику в определенных случаях. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности, оценка деловых и моральных качеств, оформляется на бланке А4 и содержит следующие реквизиты:

 название документа: ХАРАКТЕРИСТИКА

 указание должности лица которому выдается характеристика

 наименование организации выдающей характеристику

 И.О.Ф. сотрудника

 текст

 подписи

 печать.

Текст разделяется на четыре части:

1. анкетные данные

2. данные о трудовой деятельности

3. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника

4. вывод в котором указывается назначение характеристики.

Характеристика пишется от третьего лица, подписывается руководителем.

Автобиография – документ составленный автором самостоятельно, пишется в произвольной форме на ф. А4, от руки. Форма изложения от первого лица, все записи делаются в хронологическом порядке. Основные реквизиты:

 название документа: АВТОБИОГРАФИЯ

 И.О.Ф. автора

 дата и место рождения

 сведения о родителях (И.О.Ф., гражданство и место работы)

 состав семьи

 образование и специальность (когда поступил и закончил) по диплому

 вид трудовой деятельности

 последнее место работы и должность

 награды и поощрения

 участие в общественной работе

 домашний адрес и телефон

 паспортные данные

 наличие судимости

 бывали ли заграницей, и есть ли там родственники

 дата, подпись.

Резюме – своеобразная визитная карточка, предоставляется работником при трудоустройстве в коммерческие организации и иностранные фирмы. Текст отражает биографические сведения, образование (указываются учебные заведения, сроки обучения, название полученной специальность); опыт работы (название организаций, занимаемые должности, выполненные должностные обязательства); дополнительная информация (дополнительные навыки, знание языков, машинописи, ПК, водительские права и т.д.). В заключении в резюме указывают свои пожелания относительно нового места работы. Подпись.

Трудовой контракт – фиксирует договор об установлении трудовых правоотношений и регулирующих их. Рекомендуется фиксировать место работы, вид деятельности в соответствии с квалификацией, дату начала и окончания работ, если контракт срочный, ОТ, обязанности предприятия по охране труда и ряд других дополнительных условий. При заключении контракта не могут устанавливаться следующие условия: основания увольнения работника, дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством, введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев предусмотренных статьей 121 КЗОТ РФ. Хранится 75 лет.

                                           Организация работы с документами

                                                          Обработка поступивших документов

В документообороте предприятия выделяют три вида документов:

1. поступающие (входящие) 2. отправленные (исходящие) 3. внутренние.

  Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках предприятия. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как с исходящими документами. На этапах исполнения такой же, как и с входящими документами.

                               Регистрация документов

Это запись основных сведений о документе в журнале, карточке или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов:

 централизованная

 децентрализованная

 смешанная

При централизованной системе регистрация производится в одном месте или одним работником. Данная система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов на местах их создания или исполнения.

Смешанная – часть документов регистрируются централизованно, часть в структурных подразделениях. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие, исходящие, внутренние, контракты коммерческие, документы имеющие гриф ограничения доступа.

Для внутренней документации и коммерческих контрактов используется порядковая нумерация.

Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с первого с 1 января по 31 декабря каждого года.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового № документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, № дела, в которое будет подшит документ или его копия.

№72/1-5

72 – порядковый номер документа по журналу регистрации

1 – номер структурного подразделения

5- номер дела.

В некоторых фирмах для регистрации документов применяется иная последовательность расположения составных частей номера 1-5/72

Номер документа может содержать код должностного лица, вопросов деятельности, вида документа, например, №72 – БМ.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов.

Журналы включают следующие графы:

 № документа

 дата документа

 автор документа

 адресат для исходящего документа

 количество листов документов

 резолюция

 подпись исполнителя

 срок исполнения

 отметка об исполнении

 № дела (папки)

 примечания

Обычно не подлежат регистрации поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания, извещения, сообщения о встречах и переговорах, письма с пометкой «Лично», программы конференций, совещаний и т.д.