СУБД MS Access: основные понятия и определения. Типы данных, ключевые поля.

Предметом курса являются системы управления базами данных (СУБД). Это очень важная тема, без основательного знакомства с которой в наше время невозможно быть не только квалифицированным программистом, но даже и грамотным пользователем компьютеров.

Заметим, что литературы на русском языке, посвященной тематике СУБД, очень мало. Невозможно порекомендовать одну или несколько книг, содержание которых покрывало бы материал данного курса. К числу лучших относятся книги К. Дейта "Введение в системы баз данных" (Наука, 1980) и "Руководство по реляционной СУБД DB2" (Финансы и статистика, 1988), а также книга Дж. Ульмана "Основы систем баз данных" (Финансы и статистика, 1983). Хотя эти книги несколько устарели (на английском языке вышло уже несколько дополненных изданий), их стоит читать.

Основное назначение данного курса - систематическое введение в идеи и методы, используемые в современных реляционных системах управления базами данных. В курсе не рассматривается какая-либо одна популярная СУБД; излагаемый материал в равной степени относится к любой современной системе. Как показывает опыт, без знания основ баз данных трудно на серьезном уровне работать с конкретными системами, как бы хорошо они не были документированы.

В вводной части курса рассматриваются основные различия между файловыми системами и системами управления базами данных. На основе анализа возможностей современных файловых систем выделяются области приложений, в которых достаточно использовать файлы, а также те, для которых необходимы базы данных. В этой же части курса обсуждаются базовые функции и приводится типовая организация СУБД. В заключении вводной части кратко рассматриваются основные характеристики ранних, дореляционных систем.

Вторая часть курса содержит необходимый теоретический базис, на котором основывается дальнейшее изложение. Вводятся основные понятия реляционной модели данных, обсуждаются основные свойства отношений, рассматриваются два базовых механизма манипулирования данными: реляционная алгебра и реляционное исчисление., основанный на использовании семантических моделей данных.

В третьей части курса обсуждаются два классических примера экспериментальных проектов реляционных СУБД, которые, фактически, служат основой всех современных коммерческих СУБД. Рассматриваются проекты System R и Ingres. Идея состоит в том, чтобы продемонстрировать сбалансированные наборы решений, примененных в этих двух существенно различающихся системах.

Четвертая часть курса посвящается внутренней организации современных многопользовательских реляционных СУБД. Рассматриваются методы организации внешней памяти баз данных и применяемые структуры данных. Вводится понятие транзакции и анализируются известные способы управления асинхронно выполняемыми транзакциями. Обсуждаются потребности в журнализации изменений баз данных и связь алгоритмов журнализации с политикой управления буферами оперативной памяти. Наконец, рассматриваются способы применения журнальной и архивной информации для восстановления баз данных после различных сбоев.

В пятой части курса подробно рассматривается язык реляционных баз данных SQL. Исходные понятия SQL обсуждаются на основе версии языка, разработанной в рамках проекта System R. Затем кратко описывается история SQL после System R и, в частности, международная деятельность по его стандартизации. После этого систематически излагается наиболее распространенный стандарт языка - SQL-89. Обсуждаются способы использования SQL при программировании прикладных систем. Пятая часть курса завершается рассмотрением наиболее важных свойств, появившихся в последнем стандарте языка SQL-92.

Шестая часть курса посвящена проблемам, которые решаются в компиляторах языка SQL. Эти проблемы концентрируются вокруг необходимости получения эффективных программ, выполняющих операторы, которые изначально формулируются на декларативном языке SQL. Для решения проблем

В седьмой части курса рассматривается применение архитектуры "клиент-сервер" в современных СУБД. Рассматриваются принципы взаимодействия между клиентскими и серверными частями системы, и, в частности, важность применения протоколов удаленного вызова процедур для обеспечения организации неоднородных организаций "клиент-сервер".

Создание файла баз данных в СУБД MS ACCESS: таблицы, формы, запросы и отчеты.

Объекты MS Access

Таблица- основной объект любой базы данных; в них хранятся все данные, имеющиеся в базе данных; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства)

Запросы - объект, служащий для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Формы - объект, служащий для отображения и ввода данных с помощью специальных средств оформления.

Отчеты - объект, предназначенный только для вывода данных на печатающее устройство.

Страницы - специальный объект базы данных, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

Макросы и модули - эти категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, а также для создания новых функций путем программирования на языке Visual Basic.

Microsoft Access позволяет выполнять следующие типы запросов:

1. QBE- запросы (Query By Example -Запросы по образцу)

Запрос на выборку;

Перекрестный запрос;

Запрос на создание таблицы;

Запрос на обновление;

Запрос на добавление записей;

Запрос на удаление записей;

Параметрический запрос. Цель работы: MS ACCESS —формирование общих представлений о возможностях системы по созданию таблиц в базе данных, запросов, разработке форм, созданию отчётов.Задание: Средствами СУБД MS ACCESSсоздайте файл базы данных с именем Фамилия.accdb, создайте таблицу (структура таблицы приведена ниже), заполните её конкретными данными, просмотрите и откорректируйте созданную таблицу..На основе созданнойтаблицы создайте запрос, разработайте форму и сформируйте отчет. Для выполнения указанного задания необходимо выполнить следующую последовательность шагов: 1 Запустите СУБД Access. Для запуска СУБД Access нажимаем кнопку Пуск, Программы, MS Access. После запуска Access появляется окно, в котором пользователю предлагается: создатьНовую пустую базу данных, выбратьШаблоны из Интернета или открыть Последнюю базу данных. 2 Создайте Новую базу данных (файл базы данных с именем Фамилия.accdb). Для этого: Щёлкаем по кнопке Новая база данных..Создать Базу данных; введите имя файла – Фамилия (расширение присваивается автоматически) и нажмите Создать; в окне базы данных по умолчанию Вам предлагается создать структуру таблицы в режиме Таблицы. Нажмите кнопку Режим и выберите режим Конструктор; введите имя таблицы: Моя таблица; заполните колонки Имя поля и Тип данных . Первое поле: Код и тип поля Счётчикоставляем их без изменения.; после заполнения таблицы закройте окно Моя таблица(щелчком правой кнопки по ярлычку Моя таблицаи выбора пункта Закрыть) . На вопрос Сохранить изменения…? ответьте Да.3. Заполните базу данных ACCESS. Для этого: в Области переходовдвойным щелчком по имени таблицы Моя таблица : таблица открываем таблицу и последовательно заполните её следующими данными: (табл. 2);после заполнения базы закройте окно Моя таблица.4. Внесите изменения в созданную базу данных (отредактируйте базу). Для этого в Области переходовоткройте таблицу Моя таблица : таблица;в пустую нижнюю строку введите новую запись. Например: закройте окноМоя таблица : таблица. 5. Уничтожьте одну из записей в базе данных. (Например: Петрова Б.Б.). Для этого: в Области переходовоткройте таблицу Моя таблица : таблица; выберите нужную строку, выделите ее (укажите на начало этой строки курсором мыши и щёлкните её); нажмите клавишу Del и подтвердите намерение кнопкой Да.6. Произведите сортировку базы данных по алфавиту. Выделите столбец с фамилиями, перейдите на вкладку Главная, в группе Сортировка и фильтр щёлкните по кнопке по возрастанию . 7. Произведите сортировку базы данных по годам рождения. Для этого: выделите нужный столбец и и щелкните по кнопке ..закройте окно Моя таблица . 8. Измените структуру базы данных, добавив новое поле. Для этого: откройте таблицу Моя таблица : таблицав режиме Конструктор; вставьте пустую строку после строки Должность. Для этого выделите строку Год рожденияи нажмите кнопку Вставить строки. Введите новое поле с именем Телефони типомТекстовый; закройте окно. На вопрос Сохранить? ответьте Да. 9. Откройте базу данных.Заполните вновь введённое поле конкретными значениями номеров телефонов. Если вводимые номера телефонов незначительно отличаются друг от друга, то , для ускорения процесса ввода, можно использовать команды Копировать и Вставитьиз контекстного меню. В результате таблица базы данных приобретет следующий вид (табл.3). 10. Закройте окно Моя таблица : таблица; На вопрос Сохранить? ответьте Да.11. Осуществите поиск записи по какому-либо признаку (например, по фамилии). Для этого: откройте таблицу базы данных; выделите столбец с фамилиями; нажмите кнопку Найтина вкладкеГлавная; в окне Поиск и заменавведите образец для поиска (например, Иванов); установите условие совпадения (например, С любой частью поля). Нажмите кнопку Найти далее; в таблице базы данных выделится фамилия Иванов И. И. Нажмите кнопку Найти далее. В таблице базы данных выделится фамилия Иванов А. А. Нажмите кнопку Закрыть.12. Произведите поиск данных с помощью фильтра. Пусть, например, требуется найти запись, содержащую данные о главном бухгалтере. Для этого: в таблице Моя таблица выделите поле Должность,нажмите кнопку Дополнительно(Параметры расширенного фильтра) и выбираем Изменить Фильтр; щёлкаем по клетке под именем поля Должность, нажимаем кнопку и выбираем гл.бухгалтер; нажмите кнопку Применить фильтр.В результате на экране появится часть таблицы, содержащая искомые данные ;для отказа от фильтра нажмите кнопку Дополнительно, Очистить все фильтры; нажмите кнопку Закрыть.13. Создайте первый запрос. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников. Для этого: выведите на экран окно Моя таблица : таблица; выберите вкладку Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов. в окне Добавление таблицы выберите Моя таблица, нажмите кнопку Добавить и затем кнопку Закрыть; в нижней части окна Запрос1 в строке Поле в 1-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Фамилия; во 2-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Год рождения; в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. В результате появится окно Запрос1 содержащее таблицу с запрашиваемыми данными; нажмите кнопку Закрыть.На вопрос Сохранить? ответьте Да и сохраните под именем Запрос1.14. Создайте второй запрос. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую фамилии тех сотрудников, которые родились позже 1960 г и получают оклад менее 20000 руб. Для этого: выведите на экран окно Моя таблица; выберите вкладку Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов; в окне Добавление таблицы выберите Моя таблица, нажмите кнопку Добавить и затем кнопку Закрыть; в нижней части окна Запрос2 в строке Поле в 1-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Фамилия; во 2-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Год рождения; в строке Условия отбора во 2-ой колонке введите условие >1960; в строке Поле в 3-ей колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Оклад; в строке Условия отбора в 3-ой колонке введите условие <20000; в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. В результате появится окно Запрос2 содержащее таблицу с запрашиваемыми данными; Нажмите кнопку Закрыть.На вопрос Сохранить…..? ответьте Да и сохраните под именем Запрос2.15. Создайте форму. Пусть требуется вывести на экран данные, содержащиеся в заполненной базе данных отдельно для каждого сотрудника по форме “В один столбец“. Для этого: выберите вкладку Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы; выберите строку Мастер форм; в окне Создание форм выбирайте необходимые поля нажимая кнопку . Например, можно выбрать поля: фамилия, телефон, должность, оклад. Нажмите кнопку Далее; выберите внешний вид формы В один столбец и нажмите кнопку Далее; выберите стиль формы. Например, Изящная, нажмите кнопку Далее; введите имя формы. Например, Список сотрудников. Нажмите кнопку Готово. На экране появится окно с данными по выбранной форме; нажмите кнопку Закрыть.16. Создайте новую форму,которая будет отражать все данные, содержащиеся в заполненной базе данных, для всех сотрудников в табличной форме. Ваши действия по созданию новой формы аналогичны действиям, описанным в п.15 17. Создайте отчёт. Для этого: выберите вкладку Создание в группе Отчёты нажмите кнопку Мастер отчётов;в окне Создание Отчётов с помощью кнопки выберите в качестве источника данных строку Моя таблица;в окне Создание отчетов выберите поля, нажимая кнопку Например: фамилия, должность, оклад.Нажмите кнопку Далее. в окне Создание отчетов на запрос. выберите порядок сортировки — по фамилии. Нажмите кнопку Далее. →Access.

24. Возможности поиска в СУБД MS ACCESS. Конструирование запросов на поиск.
Для создания запроса нужно выбрать в окне База данных (Database) вкладку Запросы (Queries) и нажать кнопку Создать (New). В открывшемся окне Новый запрос. выбрать Конструктор (Design View).
Можно сразу перейти к созданию нового запроса в режиме конструктора, выбрав на вкладке Запросы (Queries) Создание запроса в режиме конструктора (Create query in Design view).
Далее в открывшемся окне Добавление таблицы. нужно выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить (Add). Для выхода из окна следует нажать кнопку Закрыть (Close).
В результате появится окно конструктора запросов — 3anpoc (Query): запрос на выборку (Select Query)
Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса, который нужно заполнить.
Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.
С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:
• включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;
• выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;
• произвести вычисления в каждой из полученных записей;
• сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;
• произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;
• создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;
• удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных; "а добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

25. СУБД MS Access: ключевые поля, связывание таблиц и создание вычисляемых полей.     Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц: 1. Включить в таблицу поле счетчика. 2. Задать для него автоматическое увеличение на 1. 3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментовКонструктор таблиц (Table Design).

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик (AutoNumber).

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: 1. Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые. 3. Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Чтобы изменить ключ, необходимо: 1. Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2. Выбрать имеющиеся ключевые поля. 3. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля. 4. Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым. 5. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key). При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля.

Чтобы удалить ключ, необходимо: 1. Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2. Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля). 3. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля.

• Связывание таблиц на схеме данных необходимы для:

o поддержания ссылочной целостности;

o задания способа выборки данных из нескольких таблиц;

Связи между таблицами;

o Связи между таблицами могут быть трех видов:

o Один-ко-многим

o Многие-ко-многим

o Один-к-одному

Связи между таблицами один-ко-многим является наиболее часто употребимых видом связи .при такой связи каждой записи таблицы а может соответствовать много записей таблицы в свою очередь в каждой записи таблицы Б может соответствует только таблица А . многие ко многим. при этом типе связи многие-ко-многим из таблицы А может соответствовать много записей из таблицы Б и наоборот. такую связь можно организовать при помощи третьей вспомогательные таблицы в которой каждому первичному ключу из таблицы а сопоставлен первичный ключ из таблицы Б. По сути, связь типа «многие-ко-многим» представляет собой две связи типа «один-ко-многим». При этом таблицы А и Б расположены со стороны один, а вспомогательная таблица – со стороны многие. Такой тип связи используется реже, но существуют ситуации, когда без нее не обойтись. Связи между таблицами код поставщика имя адрес телефон код детали наименование материал размер код поставщика код детали                                                                                                                                                                                                               

Дата. Один-к-одному

Одной записи таблицы А соответствует одна запись таблицы Б и наоборот. Этот тип связи практически никогда не применяется. Единственный случай, когда применение этого типа связи оправданно – разбиение таблицы, содержащей очень большое количество полей, на несколько частей.

Известно, что вычисляемые поля в базе данных Access 2003 используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов. Вычисляемые поля в Microsoft Access 2003 могут быть созданы как в запросе и форме, так и в отчете.. Для ввода выражения в отчете необходимо открыть отчет в режиме Конструктора и создать свободное текстовое поле, используя кнопку "ab" (Поле) на панели инструментов.

В свободное поле можно вводить выражение для выполнения вычислений, в этом случае оно становится вычисляемым. В вычисляемых полях можно использовать функции, а можно ввести выражение, использующее в качестве входных данных значения полей таблиц БД Access. Кроме того, в отчет можно вставить автономную текстовую метку, т.е. метку не связанную с текстовым полем, используя кнопку "Aa" (Надпись) на панели инструментов. "Надпись" используется для ввода какого-либо имени или чисел.