Особливості переміщення в архів електронних документів

Службові документи, переміщені з поточних документаційних систем, мають залишатися доступними та придатними для вияв­ляння протягом всього періоду їх зберігання. При цьому треба дот­римуватися стандартних характеристик службових документів.

Якщо службові документи переміщують з безпосереднього фі­зичного середовища структурного підрозділу в інше контрольова­не установою місце, відповідальність за санкціонування знищен­ня або інші дії, пов'язані з передаванням цих документів, несе структурний підрозділ.

Службові документи, визначені для тривалого зберігання, не­обхідно зберігати в умовах, сприятливих для довготривалого за­безпечення їхньої збереженості.

Стратегії забезпечення збереженості можуть охоплювати копі­ювання, конвертування та переміщення документів [74].

а) Копіювання — це виготовлення ідентичної копії документа на тому самому носії (напір/ мікроплівка/електронний), нап­риклад, з паперу на папір, з мікроплівки на мікроплівку або виготовлення резервних копій електронних документів (що також можна зробити на різних видах електронних носіїв).

б) Конвертування — це процес, що охоплює зміну формату до­кумента, але забезпечує збереження ідентичної первинної інформації (змісту). Приклади: мікрофільмування доку­ментів на паперовому носієві, відтворювання зображення, зміна набору знаків.

в) Переміщення — це процес, що охоплює комплекс організо­ваних завдань, розроблених для того, щоб періодично пере­давати цифровий матеріал з однієї конфігурації апаратного (програмного) забезпечення до іншої або з одного поколін­ня технології до іншого.

Мета переміщення — зберегти цілісність документа та забезпе­чити для користувачів можливість пошуку, показу документів та іншого користування ними. Переміщення здійснюється, коли апаратне та (або) програмне забезпечення застаріє, або його засто­совують для переміщення електронних документів з файлу одного формату до іншого.

Із появою нових технологій для зберігання електронних доку­ментів протягом тривалішого часу можуть буги використані й ін­ші методи.

Щоб службові документи та пов'язані з ними метадані зали­шалися доступними і придатними для користування протягом усього періоду їх зберігання, процеси розроблення всіх систем мають охоплювати формулювання стратегій зберігання вилуче­них із документаційних систем електронних документів та пов'язаних з ними метаданих.

Службові документи, які через певний час мають бути знище­ні, слід зберігати, враховуючи настанову про регулярне знищу­вання цих документів після закінчення строку зберігання (нап­риклад, щорічно).

Якщо службові документи передають до посередника, що на­дає послуги зберігання за межами організації, або до зовнішньої архівної установи, або на постійне зберігання, або з інших при­чин, між зберігачем та стороною, що передає службові докумен­ти, укладають угоду, яка формально задокументовує тривалі зо­бов'язання зберігати документи та відповідно ними керувати, за­безпечуючи їхнє зберігання, передавання на постійне зберігання або вилучення для знищення та доступність.