Тема 15. Особенности официально-деловой документации в нефтегазовой сфере

Цель:изучить основные правила построения документации в нефтегазовой сфере.

Знания и умения, приобретаемые студентом в результате освоения темы практического занятия, формируемые компетенции и их части:знание основных правил построения деловой документации в нефтегазовой сфере; овладение умениями составления различных видов документов.

Актуальность темы заключается в том, что большую часть общения делового человека составляет письменное общение. Деловые документы имеют строгие правила их оформления, которые необходимо знать, чтобы и в процессе письменного общения иметь образ компетентного специалиста.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Деловая коммуникация пронизывает все виды деятельности организации, является важным рабочим инструментом для интеграции ее подразделений, средством, с помощью которого повышается эффективность труда, реализуются поставленные работниками цели, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, клиентами^[20].

Большую часть общения делового человека составляет письменное общение.

Письменное сообщение имеет следующие преимущества перед устным сообщением.

1.Оно дает возможность длительного хранения содержащейся в нем информации. На факт общения можно сослаться позднее и подтвердить это документально. Деловое сообщение предполагает обратную связь между адресантом и адресатом, поэтому коммуникацию легко можно проконтролировать.

2.При работе с письменным текстом у составителя есть возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости откорректировать сообщение, поэтому оно часто более тщательно сформулировано, чем устное сообщение. Кроме того, полученное сообщение, как правило, не требует мгновенного восприятия и реакции, что обеспечивает более рациональное распределение рабочего времени.

3.Письменная коммуникация вызывает меньше эмоциональных реакций, поскольку больше внимания уделяется сознательному восприятию информации^[21].

В письменных сообщениях наглядно проявляются общая культура, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о нем как о личности.

Деловая письменная коммуникация – средство формирования профессионального имиджа и эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов. Специалисты в этой области Дж.М. Лейхифф и Дж.М. Пенроуз предлагают 10 правил, которым необходимо следовать для того, чтобы письменная коммуникация была эффективной.

1. Тактичность. При составлении текста необходимо:

· обращаться к личности, а не к категории;

· избегать указаний на пол. Одним из способов является использование множественного числа. Например: Служащие будут продвигаться по службе на основании их способностей и трудового стажа вместо Любой служащий будет продвигаться по службе, исходя из его способностей и трудового стажа;

· концентрировать внимание на восприятии получателя.

2. Персональность. При написании текста необходимо передавать позицию «вы», что означает необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах вашего адресата, а не на своих собственных.

3. Позитивность. Эффективная письменная коммуникация должна иметь позитивный тон.

4. Энергичность, активность.

5. Цельность. В деловой корреспонденции каждое предложение должно содержать только одну мысль. При составлении предложения необходимо убедиться, что в нем нет нескольких не связанных друг с другом мыслей.

6. Связность. Сведения, изложенные в тексте, должны быть логически связаны.

7. Ясность. Эта особенность включает в себя выбор слов, структуры предложения и абзаца, а также общую организацию сообщения.

8. Краткость. В сообщении не должно быть многословных выражений, избитых фраз, ненужных повторений и абстрактных слов.

9. Удобочитаемость. Текст должен легко пониматься читающим.

10. Элементы унификации. Унифицированное сообщение свободно от двух недостатков – грамматических ошибок и проблем с форматом^[22].

Главными признаками официально-деловой письменной речи являются регламентированность отношений между автором и адресатом, стандартизация и унификация, т.е. сведение документационного потока к единым формам и стандартам (единообразное размещение реквизитов на бланках, сокращение их форматов, применение трафаретных текстов и др.).

Стандарты: ГОСТ (межгосударственный); ОСТ (отраслевой); СТП (стандарт предприятий и учреждений), СТО (стандарт организации).

Главным текстовым продуктом деловой речи является документ– письменный деловой текст, имеющий юридическую (правовую) значимость. Документ – это средство закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документ – полифункциональный текст, у которого есть общие и специальные задачи. Общие функции документаследующие:

1) информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2) социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;

3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;

4) культурная: документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

1) управленческая: документ является инструментом управления;

2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества^[23].

Цельюписьменного делового общения, целью документа является:

· привлечение внимания к проблеме, инициирование делового общения;

· информирование адресата;

· побуждение к действию;

· придание юридического статуса какому-либо событию;

· решение конфликтных ситуаций и т.п.

Каждый документ имеет обязательные элементы оформления – реквизиты. В реквизиты входят:

· наименование автора документа;

· наименование адресата;

· подпись;

· дата;

· номер документа;

· гриф утверждения;

· печать и др.

По композиционным особенностям деловые бумаги делятся на одноаспектные и многоаспектные. Структура аспекта: первая часть включает информацию об имевших место фактах, событиях; вторая часть называет желаемые или предполагаемые события, которые выражаются при помощи речевых действий, таких как просьба, предложение, требование.

Существуют несколько способов классификации документов официально-делового стиля:

· По отражаемым в них видам деятельности выделяют документы по общим и административным вопросам и документы по функциям управления.

· По месту составления выделяется внутренняя и внешняя документация.

· По содержанию документы делятся на простые (посвященные одному вопросу) и сложные.

· По форме документы бывают индивидуальные, трафаретные и типовые.

· По срокам исполнения – срочные и несрочные.

· По виду оформления – подлинные, копии, выписки и дубликаты.

· По происхождению – служебные и личные (именные).

Ко всем письменным деловым текстам предъявляются определенные требования:

· соответствие жанру документа;

· достоверность и объективность;

· точность, исключающая двоякое понимание текста;

· лаконизм формулировок (объем);

· стандартность языка;

· нейтральный тон изложения, прямой порядок слов;

· соблюдение норм официального этикета^[24].

Для выполнения вышеназванных требований во всех жанрах письменных деловых текстов используются следующие лексические и грамматические средства, отличающие письменную деловую речь от других разновидностей речи:

· нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи: надлежащий, вышеуказанный, вышеназванный, нижеподписавшийся, настоящий (= этот)…;

· отглагольные существительные: исполнение, нахождение, невыполнение, несоблюдение, проведение…;

· сложные предлоги: в целях (чего?), в отношении (чего?), в силу (чего?), в связи с (чем?), на основании (чего?), согласно (чему?), благодаря (чему?), вопреки (чему?)…;

· устойчивые словосочетания «прилагательное + существительное»: назначенное время, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительная договоренность…;

· «расщепленные» сказуемые: оказать помощь / поддержку / содействие, произвести реконструкцию, провести расследование, поставить подпись, оказать влияние, выразить благодарность…;

· «нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных: с целью получения новых результатов; для применения мер общественного воздействия…;

· страдательный залог: оплата гарантируется, документы прилагаются, предложение одобрено…

Данные языковые особенности характерны в целом для письменной деловой речи, однако у каждого письменного делового жанра существует своя специфика, которую необходимо рассмотреть отдельно.

В официально-деловом стиле выделяют личную документацию (автобиография, резюме, заявление, объяснительная записка и др.), организационно-распорядительную документацию (приказ, постановление, распоряжение, договор и др.),информационно-справочную документацию (акт, служебная записка, аналитическая записка, докладная записка и др.), официально-деловые письма, письменные сообщения (коммерческие письма, письмо-оферта (предложение), письмо-рекламация (претензия), письмо-запрос, информационное письмо, гарантийное письмо, письмо подтверждение, электронные письма и др.).

В нефтегазовой сфере, конечно же, можно встретить практически все из перечисленных видов деловых писем. Мы рассмотрим только те, которые наиболее часто используются в профессиональной коммуникации между инженерами, координаторами, супервайзерами и др. К такой документации относится прежде всего информационно-справочная документация и различные письма.

В информационно-справочной документации отражаются сведения о реальном положении дел в системе управления. К таким документам относятся:

1. Акт–документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акт составляется при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, как приложение к рекламации и т.д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В констатирующей части указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт; событие, действие, которое послужило причиной составления акта; номер акта и дата. Эта часть документа заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3–х экземплярах:

1–й экземпляр –

2–й экземпляр –

3–й экземпляр –

В основной части излагаются установленные факты, делаются выводы и формулируется заключение. Если акт составлен комиссией, то первым указывается ее председатель, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

2. Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). При этом данный документ широко используется в деловой практике.

Служебная записка – информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании. В отличие от докладной записки, она обеспечивает коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне и составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебная записка – инструмент коммуникации между структурными подразделениями учреждения либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении, поэтому обычно она направляется от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса (в противном случае это будет докладная записка)^[25].

Трафарет служебной записки

Целью служебной записки является освещение каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо, инструкция, извещение и пр. Служебная записка, объясняющая причины невыполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение, становится объяснительной запиской.

Если в организации не ведется электронный документооборот, оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4.

Необходимые элементы документа:

· «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);

· дата составления и номер служебной записки;

· наименование документа (Служебная записка);

· заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки);

· текст документа;

· должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора служебной записки.

Пример служебной записки

3. Докладная записка – информационно-справочный документ, который составляется на имя руководителя компании или вышестоящей инстанции, пишется либо по инициативе работника, либо по требованию руководства.

Цель составления – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.

Пример докладной записки

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

· внутренними – направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;

· внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.

Внутренняя докладная записка подается руководителю, оформляется на простом листке бумаги, подписывается составителем.

Внешняя докладная записка оформляется на фирменном бланке организации.

Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей.

В первой части – констатирующей – излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания.

Во второй части – анализирующей – дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения.

Третья часть – резюмирующая – включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки^[26].

Официальные письма.

Оформление писем должно соответствовать стандарту.

1.Деловое письмо составляется на фирменном бланке компании, где должны быть указаны обязательные реквизиты. Бланк включает логотип компании; наименование компании – отправителя письма (полное наименование, без сокращений и аббревиатур); адрес компании (кроме традиционных данных включает также контактный телефон, факс, название официального сайта компании, идентификационный номер налогоплательщика). В бланке могут указываться дата создания и регистрационный номер документа. Если письмо инициативное, бланк должен содержать присвоенный письму индивидуальный исходящий номер; если это письмо-ответ, – ссылку на номер и дату входящего документа.