Документация кассовых операций

Для хранения, приема и выдачи денежных средств каждое предприятие имеет кассу. Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся материально от­ветственным лицом. При приеме на работу издается приказ по предприятию и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответ­ственности.

Основным нормативным документом, определяющим порядок ведения кассовых операций является Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории РБ, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 №107.

Поступление наличных денег в кассу может происходить: с расчетного (валютного) счета в банке; в виде выручки за реализованные товары (продукцию), работы, услуги; в порядке возврата неиспользованных подотчетных сумм; путем погашения в кассу материального ущерба, ссуд работниками организации и т. п.

Прием наличных денег в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам формы № КО-1, которые являются бланками строгой отчетности и об их использовании организация отчитывается перед инспекцией Министерства по налогам и сборам РБ. Ордера заполняются при поступлении в кассы наличных денег и денежных документов как вручную, так и с помощью технических средств. В строке «Принято от» указываются фамилия, имя, отчество физического лица, от которого принимаются наличные деньги и денежные документы, а также наименование организации в случае, если лицо действует по доверенности от ее имени. В строке «Основание» указывается основание (вид, источник) поступления наличных денег и денежных документов. В строке «Приложение» перечисляются прилагаемые документы (при их наличии). Приходный кассовый ордер состоит из самого бланка приходного ордера и квитанции к нему, выписывается работником бухгалтерии и подписывается главным бухгалтером. Квитанция выдается лицу, сдавшему в кассу денежные средства для подтверждения принятия денег, а бланк приходного кассового ордера, погашенный штампом «получено», прилагается к кассовому отчету кассира. Как в приходном кассовом ордере, так и в квитанции категорически не допускаются исправления и помарки. Если при заполнении приходного кассового ордера или квитанции была допущена ошибка, необходимо переписать их заново.

Из кассы денежные средства могут выдаваться на выплату заработной платы; в подотчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы; на выдачу ссуд; на проведение компенсационных выплат и на другие цели. Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру формы № КО-2, платежно-расчетным ведомостям, заявлением на выдачу денег, счетом с последующим наложением на них реквизитов расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

Движение иностранной валюты в кассе оформляется приходными кассовыми ордерами формы № КО-1В и расходными кассовыми ордерами формы № КО-2В. Они выписываются в рублевом эквиваленте, но с обязательным указанием прописью и цифрами суммы и наименования иностранной валюты по номиналу.

Кассовые ордера заполняются и регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), и затем передаются в кассу. Прием и выдача наличных денег по приходным и расходным кассовым ордерам должны производится только в день их составления.

Поступления и выдача наличных денег на предприятии учитываются в кассовой книге. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, под копирку, шариковой ручкой до полного использования всех листов кассовой книги. Второй экземпляр листов кассовой книги является отрывным и служит отчетом кассира. Исправления в кассовой книге заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге производятся кассиром в день получения или выдачи наличных денег по каждому приходному или расходному кассовому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег по кассе на конец рабочего дня и передает в бухгалтерию в качестве своего отчета отрывной экземпляр листа кассовой книги с приклеенными приходными и расходными кассовыми документами. При автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета отдельные листы кассовой книги ежедневно формируются в виде машинограмм: 1-й лист – вкладной лист кассовой книги, 2-й лист – отчет кассира.

Все наличные деньги хранятся в металлических сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются. Ключи и печати хранятся у кассира. Запрещается хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию. Кроме денежных средств в подотчете кассира могут находиться денежные документы – путевки в санатории, дома отдыха, почтовые и акцизные марки, талоны, абонементы на питание, посещение культурно-оздоровительных учреждений и т.п. Они учитываются по цене приобретения, их движение отражается в журнале регистрации денежных документов.

Учет кассовых операций

Для обобщения информации о наличии и движении наличных денежных средств в кассе организации, а также денежных документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и т.п.), предназначен счет 50 «Касса». Для организации учета денежных средств и документов предусмотрен активный счет 50 «Касса». Этот счет имеет несколько субсчетов, в том числе: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса» и 50-3 «Денежные документы».

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Регистрами синтетического учета в журнально-ордерной форме бухгалтерского учета являются журнал-ордер №1 и ведомость №1. Расходные кассовые операции отражаются в журнале-ордере №1, приходные — в ведомости №1. Каждая строчка в этих регистрах соответствует одному кассовому отчету, независимо от периода, за который он составлен.

Аналитический учет денежных средств и документов в кассе ведется по материально-ответственным лицам (кассирам).

В кассе организации могут также храниться не только наличные деньги, но и денежные документы (например, почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории). Для учета денежных документов, которые хранятся в кассе, к счету 50 «Касса» открывается отдельный субсчет «Денежные документы». Денежные документы отражаются в учете по фактической стоимости их приобретения.

Типовые бухгалтерские записи по счету 50 «Касса» приведены в таблице 6.1.

Таблица 6.1 - Типовые бухгалтерские записи по счету 50 «Касса»