Бухгалтерская служба, ее структура и функции

Организации, руководствуясь законодательством Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», нормативными правовыми актами органов государственного управления, регулирующих бухгалтерский учет и отчетность, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

Руководитель организации обязан организовать бух­галтерский учет и создать необходимые условия для пра­вильного его ведения.

Руководитель организации должен обеспечить неукос­нительное выполнение всеми подразделениями и работни­ками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтер­ского учета, оформления и представления для учета доку­ментов и сведений.

Руководитель организации вправе в зависимости от объема учетной работы:

- создать бухгалтерскую службу как структурное подраз­деление, возглавляемое главным бухгалтером; ввести в штат должность бухгалтера; 

- передать на договорных началах ведение бухгалтерско­го учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалте­ру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;

- вести учет лично в случаях, предусмотренных Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» или иными законодательными актами Рес­публики Беларусь.

Важную роль в рациональной организации бухгалтерского учета играет планирование организации бухгалтерского учета.

План организации бухгалтерского учета включает:

- план документации и документооборота;

- план инвентаризации активов и обязательств организации;

- рабочий план счетов бухгалтерского учета;

- план технического оформления бухгалтерского учета;

- план (график) отчетности; - план организации труда и повышения квалификации работников.

План документации и документооборота определяет порядок документирования всех хозяйственных операций, а также последовательность движения документов в учетном процессе с момента их составления до сдачи в архив. Он включает в себя рабочий альбом первичных документов и график документооборота.

Рабочий альбом первичных документов формируется по разделам: учет основных средств, учет труда и заработной платы, учет материалов и т. д. Каждый раздел альбома состоит из четырех частей: титульного листа, перечня применяемых документов, кратких указаний по их заполнению и образцов заполненных документов.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

В плане инвентаризаций определяют порядок, сроки и количество проводимых инвентаризаций отдельных видов имущества и финансовых обязательств.

На основе типового плана счетов организация должна разработать рабочий план счетов, в котором определяется перечень синтетических счетов и субсчетов, а также состав аналитических счетов, применяемых на предприятии с учетом особенностей технологии организации производства и управления.

В плане технического оформления учета определяют форму бухгалтерского учета, которая будет применяться в данной организации, и мероприятия, обеспечивающие использование в учете современной вычислительной техники.

В плане организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии определяют штат работников и структуру бухгалтерии, дают должностную характеристику каждому работнику, намечают мероприятия по повышению их квалификации, составляют график посещения учебных занятий, семинаров, консультаций отдельных работников бухгалтерии, а также других работников, ответственных за представление учетной информации.

 Рациональность организации бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структурной единицей организации.

Различают две формы организации бухгалтерского учета – децентрализованную и централизованную. Первая форма наряду с бухгалтерией, входящей в аппарат управления организацией, предусматривает существование самостоятельных бухгалтерий и в его подразделениях. В этом случае в бухгалтерию организации от бухгалтерий структурных подразделений поступает отчетность, на основании которой составляются сводный баланс и сводная отчетность в целом по организации. При такой форме организации основные функции учета и внутрихозяйственного контроля осуществляют бухгалтерии структурных подразделений организации.

 При централизации учета все учетные работы сосредоточены в едином учетном органе организации – центральной бухгалтерии.

Структура аппарата бухгалтерии и самой бухгалтерии зависит от особенностей каждой организации. В современных условиях сложилась два основных типа организационной структуры бухгалтерии: линейная (иерархическая) и по вертикали (линейно-штабная).

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые начальниками отделов (старшими бухгалтерами и т. д.). Данная модель структуры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях.

Такими отделами являются:

- расчетный – осуществляет учет расчетов с персоналом по оплате труда, расчетов с фондом социальной защиты населения и др.;

- материальный – ведет учет поступления и расходования материально-производственных запасов;

- производства и калькулирования себестоимости – ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции (работ, услуг), составляет отчетность о затратах на производство;

- учета готовой продукции и ее реализации – осуществляет учет поступления готовой продукции и ее реализации;

- финансовый отдел – ведет учет денежных средств, расчетов с поставщиками, покупателями, составляет расчеты налогов (налоговые декларации) и ведет учет расчетов по налогам и неналоговым платежам.

Общий отдел – ведет все остальные операции и Главную книгу, составляет бухгалтерскую отчетность.

В крупных организациях, кроме перечисленных могут создаваться и другие отделы: учета основных средств и нематериальных активов, сводно-аналитический отдел и др.