Національний стандарт України. Склад реквізитів документів

Національні стандарти – державні стандарти України, прийняті центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації та доступні для широкого кола користувачів. Важливе завдання нинішнього етапу –  спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації ГОСТ 6 38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39- 72 (Формулар-зразок). Постановою Держмомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТІВ введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови дія більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх а автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різких варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Реквізитами називають елементи, з яких скидаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Реквізити – це сукупність обовʼязкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформленні організаційно-розпорядчих документі використовується такий склад реквізитів:

1. Державний греб;

2. Емблема організації;

3. Зображення нагород;

4. Код організації;

5. Код документа;

6. Назва міністерства чи відомства;

7. Назва підприємства (установи, організації, фірми);

8. Назва структурного підрозділу;

9. Індекс підприємства звʼязку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер раунку в банку;

10. Назва виду документа;

11. Дата;

12. Індекс (вихідний номер документа)

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа;

14. Місце складання чи видання;

15. Гриф обмеження доступу до документа;

16. Адресат;

17. Гриф затвердження;

18. Резолюція;

19. Заголовок до тексту;

20. Позначка про контроль;

21. Текст;

22. Позначка про наявність додатка;

23. Підпис;

24. Гриф погодження;

25. Візи;

26. Відбиток печатки;

27. Позначка про завірення копії;

28. Прізвище виконавця та номер його телефону;

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій;

31. Позначка про надходження;

Вимоги до змісту та розташування реквізитів. Вимоги до бланків документів

1. Код підприємства, установи, організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), ведення якого здійснює Державний комітет статистики України – у верхньому правому кутку після реквізиту «довідкові відомості про організацію»;

2. Код форми документі (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010-99 Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД) – Вище реквізиту «назва виду документа»;

3. Найменування організації іншого рівня зазначають скорочено, а за відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю – У верхньому лівому кутку або посередині рядка

4. Довідкові відомості про установу – Містять: індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти.

Розміщують нижче найменування установи або структурного підрозділу у верхньому лівому кутку

5. Дата документа – це дата його підписання, для документа, що затверджує колегіальний орган, – дата його затвердження, для документа, який підлягає затвердженню, – дата затверджених.

Датою видання наказу, розпорядження, прийняття рішення і набуття ними чинності вважають дату їх підписання гарною посадовою особою установи або дату прийняття документа колегіально, якщо а документі не вказано інший термін набула ним чинності.

Обов'язково датуються і підписуються всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням і виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи) – Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті повинні бути оформлені цифровим способом. Елементи дати записують арабськими цифрами а один рядок у послідовності число, місяць, рік. Цифровий – 25.01.2007. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться «0».

6. Індексування документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, що надають документам під час реєстрації вказують на місце складання, виконання та зберігання.

Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. У верхній частині сторінки ліворуч Містить три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Посилання на індекс і дату вхідного документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

7. Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «довідкові відомості про установу» – Розташовують на рівні або нижче реквізитів «дата документа» та «індекс документа» посередині рядка. У верхній частині сторінки зліва Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

8. Гриф затвердження. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб – У верхній правій частині документа.

Елементи грифу затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження; слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва документі, яким затверджено.

Оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері А4 та А5. Можна використовувати папір формату АЗ – для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 – для резолюцій.

Документи повинні мати такі поля:

30 мм ліве;

10 мм праве;

20 мм верхнє та нижнє.

При цьому міжрядковий інтервал – 1,5 см.

Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють – міжрядковими інтервалами. Назву документа друкують великими літерами. На бланку друкується лише перша частина документа. Всі інші – на чистих аркушах паперу.

Нумерація сторінок у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, починається з другої сторінки.

Рубрикація тексту – поділ тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї від іншої. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци

Вимоги до тексту документа.

Документація ведеться лише українською мовою. Текст – головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживань слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Якщо текст має кілька рішень, різні смислові аспекти, його треба ділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами.