Нарада, збори, перемовини, дискусії як форми колективного обговорення

Ділова нарада (збори) – усна комунікативна взаємодія групи людей (колективу). У цьому виді спілкування сполучаються різні жанри: ораторський монолог (вступне і заключне слово ведучого, виступи учасників, доповідь), бесіда (обмін інформацією, висування й обговорення ідей при «мозковій атаці»), дискусія.

Виділяють наступні основні задачі ділових нарад:

1. Зʼясувати, проаналізувати стан справи (як виконується намічене, що відбувається в колективі); обмінятися інформацією з обговорюваних питань, скоординувати зусилля і зробити організаційні висновки. Цим задачам відповідає інформаційний тип зборів.

2. Проінформувати колектив про пошуки в рішенні проблем, про новий досвід і можливості його впровадження, переконати співробітників у правильності проведеної господарської політики. Для рішення цих задач призначені роз’яснювальні збори – інструктаж.

3. Знайти колективне рішення проблеми, зібрати ідеї. Це тип зборів – проблемні чи «мозкова атака».

4. Відібрати і прийняти конструктивні рішення. Це задача зборів прийняття рішення.

5. Дати учасникам необхідні знання, підвищити їхню кваліфікацію. Цей тип називається конференція чи навчальні збори.

Збори – групове спілкування, що керується, організується. Їх успіх

90% залежить від підготовки, обмірковування структурних елементів

комунікативного етапу і наступної оцінки та самооцінки.

Перемовини можна номінувати як організаційну форму встановлення та юридичної фіксації виробничо-економічних зв'язків між зацікавленими в спільній діяльності економічно незалежними організаціями. Це формалізований процес, що ставить конкретну мету, визначає коло питань і завжди реалізується в конкретних умовах, за конкретних обставин.

Комерційні переговори відіграють велике значення в розвитку ділових стосунків. Від того, як будуть організовані і проведені ці переговори, залежить результат – поступ чи занепад проекту і, відповідно, фінансовий злет чи крах. За змістом комерційні переговори – це процес поетапного досягнення згоди між партнерами за наявності суперечливих інтересів.

Наше життя так чи інакше містить різні форми прояву суперечок та дискусій. Особливе значення мають професійні дискусії, які мають призводити до вирішення певних професійних питань і т.п. У зв’язку з цим виникає питання правильного ведення дискусій. Це в першу чергу стосується психології ведення дискусії, логічної та мовної культури дискусій.

Основні правила дискусії:

1. Всі відкрито висловлюють свої думки;

2. Всі точки зору повинні поважатися;.

3. Слухайте інших не перебиваючи;

4. Не говоріть занадто довго та занадто часто;

5. Водночас говорить лише одна особа;

6. Дотримуйтесь позитивних ідей та стосунків;

7. Не критикуйте себе та інших;

8. Незгоди й конфлікти відносно ідей не повинні бути направлені на конкретну особу.

Збори як форма прийняття рішення. Нарада

Збори – це форма колективного обговорення ділових проблем, які хвилюють громадськість. їх проводять з метою спільного осмислення певного питання.

Розрізняють партійні збори, збори акціонерів, виборців, жителів мікрорайону тощо.

Збори можна розділити на декілька етапів:

- підготовка зборів;

- висвітлення проблеми та її обґрунтування;

- обговорення проблеми;

- ухвалення рішення.

Збори потрібно готувати. їх підготовкою займається робоча група, члени якої найбільш зацікавлені в результаті. Під час підготовки до зборів потрібно визначити проблему для розгляду і список працівників, які братимуть участь в обговоренні. Готують збори фахівці, доповідачем призначають кваліфіковану людину.

Готуючись до висвітлених проблеми, потрібно дібрати цікавий матеріал, факти, проаналізувати матеріал, зробите схеми порівняння видів роботи тощо.

Доповідач, готуючи доповідь має врахувати склад аудиторії, її вік, освіту, кваліфікацію, обставини. Потрібно написати повний текст виступу і кілька разів прочитати його. Після такої попередньої підготовки можна лише зрідка заглядати в рукопис. Досвідченому лекторові рекомендують приготувати нотатки доповіді.

Дискусія. «Мозковий штурм»

Дискусія – це форма колективного обговорення, мета якої виявити істину через зіставляння різних поглядів, правильна розв'язання проблеми.

«Мозковий штурм»(англ. brainstorming, нім. brainattaсk f, brainstorm m) – популярний метод висування творчих ідей у процесі розв'язування наукової чи технічної проблеми, сеанси якого стимулюють творче мислення

Для проведення сеансу комплектують спеціальну групу з представників науково-дослідних, конструкторських, виробничих та інших підрозділів фірми – переважно від 6 до 10 чол. Призначають голову групи, який добре обізнаний з технікою застосування методу «М. ш.». До групи, як правило, входять 1-2 людини взагалі не обізнані з проблемою і є спеціалістами з інших галузей науки і техніки. Сеанс здійснюється а два етапи.

На першому допускається (й навіть заохочується) висування навіть безглуздих, як на перший погляд ідей, що їх записують, як правило на магнітну стрічку всі без винятку за принципом: що більше ідей, то краще. Критикувати висловлені ідеї заборонено, тому що передчасне оцінювання ідей може вбити творчий ентузіазм, особливо у неспеціалісті. Допускається уточнення та комбінування ідей.

На другому етапі всі висунуті ідеї уважно вивчають висококваліфіковані спеціалісти-експерти й оцінюють за допомогою спеціальних таблиць критеріїв, розроблених заздалегідь. Більшу частину висловлених пропозицій відкидають, а ті ідеї, які найбільшою мірою відповідають усім критеріям, передають на розробку і впровадження у виробництво. Ефективність методу «мозкового штурмування» зменшується, якщо в групі є сильна особа, що домінує над іншими, якщо недостатня кваліфікація учасників або якщо їх дуже багато.

Класифікація документів

Документ (від лат. взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.

Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи поділяють за такими основними ознаками:

- за назвою – наказ, протокол, статут, акт, довідка;

- за походженням – службові та особисті;

- за місцем складання – внутрішні та зовнішні;

- за напрямком – вхідні та вихідні;

- за формою – типові, трафаретні, індивідуальні;

- за способом фіксації – письмові, графічні, акустичні, фото-та кінодокументи;

- за стадіями створення – оригінали та копії;

- за терміном зберігання – тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;

- за змістом – організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо.

В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:

- організаційна – положення, правила, статути, інструкції;

- розпорядча – розпорядження, постанови, накази;

- довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;

- з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;

- офіційно-особисті документи – пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.