Порядок подготовки и оформления проектов документов

Все документы по отражаемым видам деятельности делятся на 2 большие группы:

1 – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятия (организации). Эти документы могут составлять работники всех подразделений;

2 – это документы по функциям управления, такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования снабжения и сбыта.

Документы классифицируются по наименованиям:

1 – служебные письма;

2 – приказы;

3 – протоколы;

4 – акты и т.д.

Документы классифицируются по месту составления:

1 – внутренние документы;

2 – внешние документы.

Документы классифицируются по содержанию:

1 – простые (один вопрос);

2 – сложные (несколько вопросов).

Проекты постановлений, распоряжений, приказы и иных документов, разрабатываются должностными лицами по поручению руководства или инициативном порядке.

Тексты приказа состоят из констатирующая и распорядительной части.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписанных действий.

В распорядительной части указывают информацию об исполнения действия, сроки исполнения предполагаемого действия.

Кроме того в последнем пункте распорядительной части документа указывают должностное лицо на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Проекты распорядительных документов передаются руководству на подпись через службу ДОУ, которое несет ответственность за правильность их оформления.

3 стадии подготовки документов:

1 – изучение существующего вопроса и создание чернового проекта документа;

2 – обсуждение и принятия решение по конкретному содержанию основных частей документа;

3 – согласование и подписание документа (с последующей регистрацией через службы ДОУ).

Процедура составления, оформления распорядительных документов, может быть расписана специальной инструкций по делопроизводству на конкретном предприятии.

Подготовка проекта документа может быть поручена одному или нескольким сотрудникам подразделениям. Главным условием здесь достаточное компетентность лиц, готовящих документы.

Подготовка проекта документа требует сбора необходимой информацией по существу поставленного вопроса и для этого используется различные информационные справочные документы.

На самостоятельное рассмотрение:

По констатирующей части распорядительного документа является введение рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить чем вызвана создание того или иного распорядительного документа. В ней могут быть перечислены: факты, события, дана оценка. Нередко здесь дается пересказ актов вышестоящего органа, в исполнении которых создаются данные распорядительных документов.

Констатирующая часть не является обязательной, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах, несет результативная или распорядительная часть, которая составляется в повествовательной форме, в зависимости от вида документа она начинается словами: приказываю в приказе, решили решения, постановлением постановление.

В некоторых распорядительных документах, слова приказываю, разрешаю и т.д. печатаются прописными буквами, таким образом, отделяя одну часть распорядительного документа от другой.

Результативная часть документа должна содержать информацию о способах решения поставленной в констатирующей части задачи. Формулировки здесь должны быть конкретными, ясными, не допускающей различных толкований, а также не должны противоречить ранее изданных документов по данному вопросу.