Основные требования к оформлению управленческих документов

Лекция № 1. Тема: «Делопроизводство на рыбоводных предприятиях. Общее положение»

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Первоначально термин появился в устной речи и означал процесс решения дела «решать вопросы».

В ходе решения вопроса возникла необходимость закрепления результата, например, в достигнутой договоренности. Для этого издревле издавали такие документы, так как устное слово кратковременно может быть забыто и искажено при передаче или не так понятно.

Уже в 16 веке «делопроизводство» употребляется, как собрание документов относятся какому-либо делу или вопросу. 

Современное делопроизводство включает:

1 – обеспечение своевременного правильного создания документов (документирование);

2 – организацию работы документоведение (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение и уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» последние десятилетие используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его появление связано с внедрением управления компьютерных систем и организационным программам и информационным обеспечением.

В настоящее время термин «делопроизводство» и ДОУ является синонимами и применяется для обеспечения одной и той же деятельностью.

Основные понятия:

1. Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальных носителей и имеющих правовую основу.

2.Делопроизводство – это сфера деятельности, связанно с процессом создания документа и организации работы с ними.

3. Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или на ином носителе, обеспечивающий ее силу.

4. Цель делопроизводство – это информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводство:

1 – создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

2 – передача документов для их последующего использования или принятия решений;

3 – регистрация документов для осуществления контроля над их исполнениям;

4 – систематизация и хранения документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства

Существует 3 основные формы:

1 – централизованная;

2 – децентрализованная;

3 – смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредотачивается в едином для всего учреждения центре-канцелярии (общий отдел или секретариат).

При децентрализованной форме предполагается рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждений. При этом в каждых из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.

Не следует смешивать децентрализованную форму делопроизводства, при котором делопроизводственная операция выполняется в различных структурах подразделений, учреждения с организационной структурной службы делопроизводство, имеющие свои специальные подразделения.

При смешанной формеделопроизводственной операции выполняется как централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), так и децентрализовано(хранение документов, формирование дел).

Формы организации делопроизводство выбирают с учетом размеров учреждений, объемом документационного оборота и состава структуры подразделений.

В мелких учреждениях выбирают централизованную форму, в крупных – смешанную.

Наиболее рациональные форм организации делопроизводства является централизация, поскольку она позволяет снизить стоимость, улучшить организацию труда, позволяет обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников, позволяет обеспечить единство организационного и методического руководства.

Отдел делопроизводства на предприятии

Документационное обеспечение управления осуществляет службу ДОУ, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения подчиненного непосредственно руководителю.

В состав службы ДОУ включают:

1 – отдел делопроизводства;

2 – отдел курьерской доставки;

3 – отдел прием граждан;

4 – отдел совершенствования работ с документами;

5 – архивный отдел.

Работы службы ДОУ регламентируется положением о ней. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется с должностными инструкциями, которые закрепляет рациональное разделения труда предусматривает равномерную нагрузку работ.

Службу ДОУ в своей деятельности, руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ.

Цели и задачи службы ДОУ

Основная цель службы ДОУ – это реализация работ по документационному обеспечению управления.

Основные задачи службы ДОУ:

1 – обеспечение организации делопроизводство на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;

2 – организация и обеспечение функционирования структурных подразделений предприятия системы делопроизводство;

3 – организация и обеспечение единого порядка работы с документами;

4 – совершенствование форм и методов делопроизводство;

5 – организация работы с исходной и входящей корреспонденции;

6 – систематизация и хранение документов текущего архива;

7 – разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, оптимизация документов потока;

8 – подготовка документа, передача в архив.

Функции отделов ДОУ:

1 – организация делопроизводства на предприятии;

2 – разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами;

3 – обеспечение современного рассмотрения документов;

4 – проверка качества оформления документов;

5 – осуществление экспедиционной обработке, приема, регистрации, учета, хранение, доставке, рассылке корреспонденции;

6 – учета объема документооборота;

7 – методическое руководство, деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства;

8 – осуществление работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архива документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Критерий оценки деятельности отдела:

1 – своевременное и качественное выполнение постановления цели и задачи;

2 – качественное выполнение функциональных обязанностей.

Основные требования к оформлению управленческих документов

Документирование управленческой деятельностью охватывают все процессы относящихся, записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческой деятельностью.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, флеш-карты, дискеты и т.д.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функцией организации, порядком решением вопроса их объемом, во взаимосвязи с другими организациями и закрепления в табелях документах.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управлениях, обеспечивается применением государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

УСД –это комплекс взаимосвязанных документов созданных по единым правилам и требований, содержащих информацию необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначено для использования с помощью средств вычислительной техники.

Управленческие документы по наименованию, форме, составу и визита должны соответствовать УСД требованиям с ДОУ, положением об организации и другими нормативным документам, содержащим правила документирования.

Почти все формы управленческой деятельности, выражаются посредством соответствующих документов: распорядительные – издание различных распорядительных документов, планов, контролирующих деятельность – путем сбор соединений о произошедшем в письменном виде и т.д.

Следовательно, все документы можно классифицировать в соответствии с их назначениями:

1 – средства регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции);

2 – средства распорядительной деятельности (решения, распоряжения и т.д.);

3 – средства накопления информации (отчеты, акты, доклады);

4 – средства передачи информации (письма, телеграммы, телефоны и пр.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы отражающие деятельность различных коллегиальных органов (пример протокола, который могут выступать и средством осуществляющих распорядительную деятельность и средства накопления обобщения информации.

Документ (с лат. documentum – доказательства, свидетельство) – документ возник, чтобы зафиксировать информацию и предать ей силу.

В настоящее время бесспорность документа определяется понятие «юридическая сила документа» – это означает, что документы могут служить подлинным свидетельством о заключенным о них информации.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемая ему действующим законодательством.

Реквизит документов – это обязательных элемент оформление официального документа.

В настоящее время требования к оформлению официального документа установлены государственные стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003, унифицированная система организационной распорядительной документации.

Требование к оформлению документов: на смену ему идет другой ГОСТ Р 7.097-2016 или же система стандартов по информации и по библиотечному издательскому делу.

Различные документы состоят из различных реквизитов: число реквизитов, определяется целями документами, его назначение, требования к содержанию и формами единого документа.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для реальных документов число и состав реквизитов устанавливается законодательными на материальном носителе.

Таким образом, информация зафиксирована материальными носителями, должна быть официально обязательно оформлена путем постановления реквизитов, только тогда она становится официальным документом.

Документы, зафиксировав информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, обеспечивает передачи ее другому лицу, обеспечивает многократное использование и повторное неоднократное возвращение ему.

Официальные документы – это документы, созданы юридическими и физическими лицами, оформлены в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные документы, которые определяются стандартом (государственным) как официальные документы используются текущей деятельности организации.

Юридическая сила документа обязывает должностное лицо при выпуске документа соблюдать следующие требования:

1 – соблюдать действующие нормы законодательства;

2 – издавать документы только в пределах своей компетенции;

3 – определить длительность действия документов.

Число наиболее значимых юридических реквизитов:

1 – наименование организации;

2 – дата и регистрационной номер документа;

3 – подпись;

4 – печать;

5 – грифы согласования и утверждения.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновике, беловые, подлинники и копии.

Черновой документ – это документ, изготовленный рукописным или машинописным, отражающим работу автора (текст) и не обладает юридической силой.

Беловой документ – это документ, изготовленный рукописным или машинописным способом, текст который переписан с чернового документа и написан без исправлений.

Документ, в котором содержится сведения подтверждающий достоверность информации (об авторе, времени и месте создания) считаются подлинным.

Подлинник официального документа – его первым (или единичным) экземпляр обладает юридической силой.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки.

Копия документа может быть факсимильным или свободным.

Факсимильная копия – полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки.

Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике с использованием фотографий, аппаратов факсимильной связи, принтеров.

Для документов, изготовленных на пишущих машинах.

Факсимильной копией является вторая и последующая копия документов, полученных через копировальную бумагу.

Свободная копия содержит все реквизиты документов, но не обязательно повторяет ее форму.

На самостоятельное рассмотрение:

С использование знаний о ГОСТ Р 6.30-2003 – написать письмо, соблюдать все требования. Письмо делового стиля о каком-либо событии. Письмо от руководителя организации. Сделать по образцу приложению 1.

Лекция № 2. Тема: «Архив»

Архив –это учреждение или структурное подразделение, организации осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Выделяют:

1 –государственные архив– государственное учреждение, создаваемое органом власти, которое осуществляет хранение, комплектование, учеты использования документа архивного фонда;

2 – муниципальный архив–структурные государственные архивы, созданное органами местного самоуправления, которое осуществляет хранение, комплексный учет и использование документов архивного фонда РФ, а также другие архивных документов;

3 – архив организации– структурное подразделение организации, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда.

Архивы организации подразделяются:

1 – передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

2 – не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

Согласно Федеральному закону об архивном деле, государственные органы, органы местного самоуправления, организация граждан передающие свои документы на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, выступают источники комплектования архивов.

Основные задачи архивов:

1 – комплектование архивных документов, состав которых предусмотрено положением в архиве;

2 – учет и обеспечение сохранности документов;

3 – создание, научно-справочной информации в документном архиве;

4 – использование хранящихся в архиве документов;

5 – подготовка передачи документов относящихся к архивному фонду РФ на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными федеральными архивными службами России и органами управления архивными делами.

Цели выполнения основных задач архивации осуществляется следующими функциями:

1 – введение списков, источников комплектования архивов;

2 – прием порядочных документов;

3 – обеспечение сохранности принятых документов;

4 – создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

5 – организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений, введение учета и анализа использования архива документов;

6 – проведение экспертизы, целостности документов;

7 – осуществление проверки правильности дел (формирования) в организации;

8 – организация работы по составлению номенклатуры дел;

9 – организация методической и практической помощи в работе с документами;

10 – участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу;

11 – участие в проведение мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы ДОУ.

Учет документов в архиве

Учет документов в архиве организации –это определение их количества, состав в установленных единицах учета, фиксации каждой единицы, учета по принадлежности к определенному комплексу.

Учетный документ – это документ устанавливаемой формы, фиксирующий поступление, количество, состав и состояние архивных документов в единицу учета.

Учет документов в архиве – это одно из средств, обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, а также копии документов и описи дел документов.

Учет производится путем присвоения архивных документов, учетных номеров, которые являются частью архивного шифра.

Учет документов в архиве строятся на основе соблюдения следующих норм:

1 – централизация, т.е. применения единой единицы учета;

2 – унификация,т.е. соблюдение преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними;

3 – динамичность, т.е. обеспечение своевременного и оперативного внесения документов (сведения), составления новых учетных документов, полнота и достоверность учета.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, заводимых дел производства, с указанием срока их хранения, оформленные в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета делопроизводства информации.

При составлении номенклатуры дел особое внимание уделяется группированию исполнительных документов в составе дела, систематизацию дела, индексацию, а также определяет сроки хранения дел.

Сроки хранения дел является основой для составления описи дел, организация постоянного (свыше 10-ти лет) или временного хранения является основной характеристикой для учетных дел делопроизводства.

Ответственность за состояние номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ.

Виды номенклатурных дел:

1 – конкретная– это систематизация перечня конкретных заголовок дел, намеченных к заведению делопроизводства 1-ой организации в определенном календарном году;

2 – типовая– устанавливает типовой состав дел заводимых в делопроизводстве, устанавливает единую индексацию дел в организации в отрасли или системе и является нормативным документом;

3 – примерная– устанавливает примерный состав дел заводимых в делопроизводстве организации, с указанием индексов и вносит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры, разрабатываются службами делопроизводства организации, имеющих подведомственную сеть однородных организаций.

Типовая и примерная номенклатуры являются методическими пособиями, которые составляются при конкретных номенклатурах дел.

Основные требования номенклатурных дел –это охватывание всех документов, образующихся в процессе деятельности организации (включая получаемой от других организаций).

Не включает в номенклатуру дел печатных изданий.

Основные требования к составлению номенклатуры дел организации:

1 – каждая организация не зависимо от наличия типовой или примерной номенклатуры должна иметь конкретную номенклатуру дел;

2 – номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации;

3 – номенклатура дел организации строится на основе изучения состава содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положения в организации, положениям о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, платами и отчетами о работе организации, типовыми номенклатурами дел.

Формы номенклатурных дел представляют собой таблицу из 5-ти граф:

1 – индексы дел;

2 – заголовки дел;

3 – количество томов;

4 – сроки хранения;

5 – опремечания.

Формирование дел начинается с начала календарного года. На каждое дело заводится отдельная папка.

Работа по формированию дел составляется из следующих операций:

1 – распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);

2 – расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

3 – оформление обложек дел.

Дело считается заведенным с момента появления в него одного исполненного документа.