Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве –это обработка дел для их дальнейшего хранения и использования.

Обработка дел для хранения включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на делах постоянного или временного срока хранения.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы состоят в следующем:

1 –отбор документов имеющих политическое, хозяйственное, научное или культурное значение для последующей передачи на постоянное хранение в государственном архиве РФ;

2 – отбор на временное хранение документов, которое не представляет собой научно-исторической ценности, но сохраняющих историческое значение;

3 – выделение уничтоженного не имеющих научных ценностей и утративших практическое значение;

4 – установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов системности и ценности.

Для организации проведения экспертизы ценности в учреждениях создаются специальные комиссии.

Основные реквизиты:

1 – герб РФ, помещается на бланках документа в соответствии федеральном конституционном законе о государственном гербе РФ;

2 – герб субъекта РФ, помещается на бланках документов в соответствии с правовым актами субъектов РФ;

3 – эмблема организации, в соответствии с юридическим ставом;

5 – ОГРН (основной государственный регистрационный номер), юридические лица в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

6 – ИНН и КПП (код причины постановки) организации в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

8 – наименование организации, которое является авторами документов, должно соответствовать наименованию закрепленного в основных учредительных документов. Наименование может быть полным или сокращенным;

9 – справочные данные по организации, включает в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения;

10 – дата документа (дата подписания), оформляется арабскими цифрами д/м/г. Допускается словесно цифровой способ подписание.

11 – регистрационный номер документа, который состоит из его порядкового номера (может быть дополнен индексами согласно номенклатуре дел).

Документ не должен содержать более 4 адресатов.