Поиск документов и структура информационного банка (ИБ)

Структурной единицей ИБ системы является документ. Любой нормативный акт, кроме непосредственно текста, имеет реквизиты: номер, дата принятия, вид документа и т. п. Поэтому каждый документ в ИБ состоит из фиксированного количества полей или реквизитов. Основное поле каждого документа - текст. Другие реквизиты (например, название, дата принятия и т. п.) - вспомогательные. В документе все реквизиты, как правило, заполнены.

Все реквизиты можно разделить на две группы: поисковые и справочные. Первые обеспечивают поиск документа в ИБ, а вторые содержат дополнительную информацию о документе. Справочные поля доступны только в режиме просмотра справки к документу.

Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ИБ. При вводе нового документа содержимое каждого поля заносится в соответствующий словарь. В результате словарь включает все возможные способы заполнения соответствующего поля (реквизита).

Все поисковые поля представлены в карточке реквизитов - основном средстве для поиска документов в ИБ. Принцип поиска документов следующий: Вы выбираете поле, затем из его словаря - способ заполнения этого поля, т. е. определяете реквизит нужного документа. По этим реквизитам система осуществляет поиск.

Поиск   документов   по   карточке   реквизитов

Вызов карточки реквизитов производится выбором корешка Поискокна База данных Консультант Плюс: Версия Проф. Для поиска документов Вам надо заполнить карточку реквизитов. Затем система последовательно просматривает все имеющиеся в базе документы. Если содержимое всех заполненных Вами полей из карточки реквизитов совпадает с реквизитами документа, то документ заносится в список найденных документов. Если некоторое поле карточки реквизитов не заполнено, то система считает, что Вас устраивают документы с любым способом его заполнения.

Заполнение карточки реквизитов осуществляется следующим образом. Для вызова словаря щелкните мышью по выбранному полю. В словаре содержатся все возможные способы заполнения данного поля. Вам остается выбрать требуемый.

Для очистки текущей строки карточки реквизитов выберите пункты Правка | Удалитьглавного меню. Эту же операцию можно выполнить, выбрав пункт Очистить строкулокального меню или нажав клавишу Delete. Для очистки всей карточки реквизитов выберите пункты Правка | Удалить всеглавного меню. Эту же операцию можно выполнить, выбрав пункт Очистить карточкулокального меню. Операции очистки строки и всей карточки включены также и в пиктографическое меню.

После заполнения любого поля карточки реквизитов система сообщает: "Запросу соответствует X документов из Y", где X - количество документов, удовлетворяющих запросу, a Y - общее количество документов в базе.

Эта информация поможет Вам принять решение: уточнять карточку реквизитов (заполнить еще одно поле или изменить уже заполненное) или нет. Если количество найденных документов Вас устраивает, то выберите кнопку Поискдля перехода в сформированный список документов.

Работа с полем Вид документа

Войдите в словарь поля Вид документа. С помощью мыши Вы можете установить удобный размер этого окна, а также положения разделителя окна на верхнюю и нижнюю части. В верхнюю части окна Вид документавключены все возможные способы заполнения этого поля. Движение по словарю выполняется с помощью мыши, клавиш-стрелок, а также клавиш Home, End, PgUp. PgDn. Для поиска нужного вида документа начните набирать его на клавиатуре. Найдя нужное слово, отметьте его, выбрав пункт Отметить / Разотметитьлокального меню или нажмите клавишу Ins. Все отмеченные слова заносятся в элемент окна Выбраны.

Для занесения выбранных видов документов в карточку реквизитов выберите пункт Выбратьлокального меню или кнопку Выбрать. Если отмечено более одного вида документа, то они заносятся в карточку реквизитов с установленными логическими операциями, например, ИЛИ.

Для быстрого поиска нужного вида документа выберите кнопку Найти.На экране - окно Найтисо строкой для ввода нужного фрагмента. Введите с клавиатуры поисковый фрагмент и выберите кнопку Искать.Курсор установится на первом вхождении заданного фрагмента. Для повторения поиска в нужном направлении также используется кнопка Искать.

Использование этого окна наиболее удобно также и в других словарях, содержащих словосочетания. Например, задав в словаре поля Ключевые словав качестве поискового фрагмента слово НАЛОГ, Вы найдете:

- кредит инвестиционный НАЛОГовый;

- НАЛОГ земельный;

- НАЛОГовая инспекция;

- НАЛОГообложение юридических лиц и т. п.

Особенности работы с полем Тематика                     и с полями типа Дата

Работа со словарем поля Тематика почти полностью аналогична работе со словарем поля Вид документа. Различие состоит лишь в том, что в верхней части окна представлен многоуровневый рубрикатор поля Тематика. Наличие у какой-нибудь рубрики подрубрик показано признаком, стоящим слева от ее названия. Отметить такую рубрику означает, что все ее подрубрики тоже будут считаться отмеченными. Для раскрытия / закрытия рубрики установите курсор на рубрику с таким признаком и выберите пункт Открыть / Закрыть рубрикулокального меню. Эти же операции можно выполнить щелчком мыши по признаку. Выбрав пункт Открыть / Закрыть вселокального меню, Вы раскроете / закроете весь рубрикатор.

Различия в работе с полями типа Дата также несущественны. Войдите, например, в словарь поля Дата принятия. Такое окно содержит два корешка: СловарьиДиапазон.Выбрав первый корешок, Вы сможете выбирать нужные даты из словаря, а выбрав второй задавать произвольные даты и диапазоны дат.

Выберите корешок Словарь.На экране окно со списком всех дат принятия документов ИБ.

Выберите корешок Диапазон.На экране окно для ввода произвольной даты (пункт Точно, например, 21.05.97) или диапазона дат (пункты: С...по..., например, С 21.05.97 по 23.07.99; Раньше, например, Раньше 21.05.97; Позже, например, Позже 21.05.97).