Тема 3. «Анализ состояния и использования производственных ресурсов организации»

Любая деятельность сопряжена с использованием различных производственных ресурсов, к которым относятся средства труда, предметы труда и трудовые ресурсы. Конкретная деятельность влияет на их соотношение в общем процессе. От того насколько обеспечен производственный процесс различными видами ресурсов, каково их состояние и движение, а также эффективность использование зависят результаты этой деятельности. Поэтому в ходе анализа производственных ресурсов решаются задачи двух направлений:

- анализ обеспеченности, состава и структуры, состояния и движения;

- анализ интенсивности и эффективности использования ресурсов, контроль за сохранностью.

Для решения таких задач используется разнообразная информация: нормы, нормативы и другая плановая информация, данные первичного учета, бухгалтерского и статистического учета, а также акты ревизий и проверок.

Основные средства таможенной организации являются важным элементом производственного процесса и занимают значительный удельный вес в имуществе этой организации. Особенностью состава основных средств является то, что в их состав включаются животные (собаки), содержащиеся для кинологических служб и сторожевых целей, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги.

Основные средства могут быть приобретены за счет финансирования из бюджета, специальных средств, безвозмездных поступлений, оприходования излишков, выявленных в результате инвентаризации, а также за счет ввода в эксплуатацию объектов строительства.

Причинами их выбытия могут служить списания от ветхости и износа, безвозмездной передачи, реализации излишнего и ненужного имущества, списания его недостач за счет организации или виновных лиц. При анализе изучается состав, структура (удельные веса (доля) по группам), показатели движения (коэффициенты обновления, выбытия) и состояния (коэффициенты износа, средний возраст средств труда по группам) за анализируемый период. При анализе причин изменения средств труда их движение рассматривается по направлениям поступления и выбытия.

Использование основных средств изучается по следующим группам показателей:

- использование средств труда по количеству, по времени;

- использование площадей;

- обобщающие показатели (фондоотдача, фондоемкость).

Фондоотдача основных фондов определяется как отношение общей величины таможенных взысканий к средней стоимости средств труда. Уровень изменения этого показателя свидетельствует об интенсивности использования основных фондов. Этот показатель также применяется для характеристики целесообразной пропорциональности между показателями развития основных фондов, их использованием и масштабом обслуживания. При этом учитывается, что на фондоотдачу влияют изменение состава основных фондов (доля оборудования - Кув) и уровень его использования (отдача оборудования - Оо), что представляется следующей факторной моделью ФО = Кув х Оо Для количественной оценки изменения факторных показателей используется метод цепных подстановок, абсолютных и относительных отклонений и индексный метод.

Таможенные организации являются крупной сферой приложения общественного труда, в которой занято около 30% всех занятых в народном хозяйстве страны. Значение анализа использования трудовых ресурсов определяется тем, что кроме постоянного роста численности остро стоит вопрос о повышении их квалификации, повышения уровня заработной платы всех категорий, о значительных затратах на подготовку и переподготовку кадров. Именно при помощи анализа можно вскрыть внутренние возможности по улучшению использования рабочего времени, так и по экономному расходованию средств на оплату труда.

Анализ обеспеченности организации трудовыми ресурсами проводится в следующих направлениях:

- количественная и качественная характеристика работников;

- оценка полноты укомплектованности организации трудовыми ресурсами.

В ходе реализации первого направления в качестве объектов анализа используются показатели: списочная численность работников на определенную дату, среднесписочная численность за определенный период, категории работников, перечень используемых профессий, численность по должностям, квалификация, стаж, возраст и др.

Для оценки полноты укомплектованности организации трудовыми ресурсами используются показатели укомплектованности трудовыми ресурсами, совместительства и совмещения должностей.

В ходе такого анализа используется способ сравнения, при котором в качестве базы используются данные штатного расписания. Оптимальное соотношение между категориями работников регулируется штатными нормативами или нормативными соотношениями. Оценка оптимальности соотношения между отдельными категориями работников в процессе анализа устанавливается путем сравнения фактического его уровня с рассчитанным по штатным нормативам.

Стабильность состава работников выступает одной из предпосылок надлежащей обеспеченности трудовыми ресурсами. Поэтому изменение (движения) состава работников оказывает отрицательное влияние на эффективность деятельности, может вызвать нарушение нормального цикла в обслуживании и оказании услуг, снизить интенсивность и качество труда. Движение состава работников организации как фактор нарушения его стабильности характеризуется коэффициентами: оборот по увольнению. Оборот по приему, коэффициент текучести кадров. Эти показатели рассчитываются как в целом по всему персоналу, так и дифференцированно по категориям. В ходе анализа причин их движения проводится группировка по видам – на оправдательные и отрицательные, устанавливается частота случаев увольнения по причинам и их доля в общем количестве.

В процессе анализа наряду с показателями обеспеченности изучаются показатели укомплектованности организации специалистами, что характеризуется полнотой соответствия фактически занятых должностей утвержденному их количеству по штатному расписанию. Для такой оценки определяют абсолютное отклонение и коэффициент укомплектованности в целом по группе специалистов и в разрезе разных специальностей. Укомплектованность организации штатными единицами при недостаточном количестве специалистов обеспечивается за счет совместительства и совмещения должностей.

Большое влияние на эффективность использования трудовых ресурсов оказывает использование рабочего времени. Рабочее время работников организации с повременной оплатой труда является естественной мерой затрат труда вложенного в выполнение организацией услуг. Величина рабочего времени регламентируется в плановом порядке, путем установления продолжительности рабочего дня и количества дней работы на протяжении отчетного периода. Для характеристики использования рабочего времени используются данные табельного учета, однако они содержат информацию о явках и неявках на работу работников и их причинах и не позволяют судить о полноте использования времени на протяжении рабочего дня. Чтобы иметь такие данные проводят единовременные, периодические наблюдения и социологические исследования. При этом необходимо учитывать, что трут работников таможенной организации характеризуется большой разносторонностью и неоднородностью, и в его процессе часто допускается смешение функций, поэтому в процессе таких обследований необходимо дать оценку целесообразности использования рабочего времени на выполнение этих функций. В ходе анализа использования рабочего времени используют данные балансов рабочего времени. Для оценки уровня использования рабочего времени применяются показатели, характеризующие соотношения между отдельными элементами баланса (коэффициент использования номинального фонда рабочего времени, коэффициент эффективного использования рабочего времени, коэффициент потерь).

Использование трудовых ресурсов в организации контролируется величиной отработанного времени. Однако затраты труда не дают полного представления об эффективности использования трудовых ресурсов, об интенсивности их работы. В условиях увеличения масштабов деятельности таможенных организаций, усиления социальной и экономической роли их в общественном производстве эффективность труда работников приобретает важное значение. По общему правилу эффективность труда определяется путем сопоставления результатов и затрат (таможенные взыскания на одного работника). В процессе анализа показателей устанавливают их уровень, отклонение от плана, выявляют влияние факторов, причины изменений. Изучается динамика показателя за ряд периодов. На эффективности использования трудовых ресурсов влияют многочисленные факторы, которые укрупнено можно подразделить на две группы: экстенсивные (полнота использования рабочего времени), структура ресурсов, интенсивные (интенсивность работы отдельных исполнителей). Эффективности труда работников таможенной организации целесообразно оценивать по блокам их деятельности, например, блок правоохранительной деятельности. Эффективности труда сотрудника отдела таможенных расследований следует оценивать по количеству заведенных дел о нарушении таможенных правил в пересчете на одного сотрудника, а также количество рассмотренных дел в пересчете на одного сотрудника. По экономическому блоку – объем товаров, обращенных в федеральную собственность в денежном выражении в в пересчете на одного сотрудника, показатель объема конфискованных товаров в пересчете на одного сотрудника соответствующего отдела. Перечисленные показатели определяются за конкретный временной период (год, квартал, месяц), изучается их уровень, изменения их, факторы, оказавшие влияние на изменение. При изучении важно классифицировать факторы на внутренние и внешние. Среди внутренних факторов следует уделить внимание следующим: изменение структуры персонала (изменение удельных весов групп в общем количестве персонала), увеличение непроизводительного использования работников. К интенсивным факторам, способным повлиять на повышение эффективности труда работников следует отнести повышение квалификации сотрудников, улучшение организации труда. Влияние вышеуказанных факторов следует учитывать при анализе загруженности сотрудников. К таким показателям относятся: количество ГТД на одного сотрудника соответствующего отдела, количество пропущенных физических лиц на одного сотрудника соответствующего отдела, количество автомобилей на одного сотрудника соответствующего отдела, количество иных документов, отработанных в целях таможенного оформления. Необходимым этапом анализа является сравнение этих показателей с данными по другим таможенным организациям.

Одним из решающих условий эффективной работы бюджетных и научных учреждений является их полное обеспечение материальными ресурсами и рациональное их использование.

Под материальными ресурсами понимают вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда. Они целиком потребляются в каждом хозяйственном и производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы организации и стоимость оказываемых услуг.

Особенность функционирования материалов в учреждениях состоит в том, что по мере расходования они полностью выбывают из оборота.

Доля материалопотребления в общей величине текущих затрат в непроизводственной сфере значительно меньше, чем в сфере материального производства, но его темпы роста в непроизводственной сфере значительно выше, чем в сфере материального производства. Рост материальных затрат в учреждениях — важный фактор повышения качества оказываемых услуг, ускорения научно-технического прогресса, а поэтому он закономерен и является объективным. Но как и в сфере материального производства материальные ресурсы таможенной организации играют одну из первостепенных ролей в обеспечении нормальной их деятельности, качества оказываемых услуг и выполняемых работ.

Полное и своевременное обеспечение материалами является важным условием выполнения ими своих функций, создания необходимых предпосылок для выполнения организацией планируемых результативных показателей деятельности.

В настоящее время наблюдается рост потребности непроизводственной сферы в материальных ресурсах, которая может быть удовлетворена экстенсивным путем (приобретение большего количества материалов) или интенсивным путем (более экономное использование имеющихся ресурсов). Наиболее приемлемым и эффективным является второй путь. Но при этом необходимо учитывать, что издержки отраслей непроизводственной сферы можно подразделить на 2 группы:

- запасы материалов, которые используются в процессе оказания услуг и которые можно сократить без ущерба для удовлетворения потребности в них;

- затраты, которые оказывают прямое воздействие на какую-либо сторону деятельности организации.

При анализе использования материальных ресурсов и изыскании внутренних резервов их экономии необходимо решить следующие задачи:

• оценка обоснованности заявок на приобретение материальных ценностей, а также полноты их удовлетворения;

• характеристика комплектности и своевременности поступления материальных ресурсов;

• изучение состояния запасов материальных ценностей;

• определение полноты и рациональности использования материалов;

• выявление и изучение причин недостатков в обеспеченности учреждения материальными ресурсами и их использовании;

• поиск внутренних резервов повышения эффективности использования материальных ценностей и разработка мероприятии по их внедрению.

В работе по анализу, осуществляемому непосредственно в самом учреждении, ведущая роль принадлежит бухгалтерам и экономистам.

В зависимости от целей анализа, от периодичности его проведения в качестве источников информации используется различная учетная, отчетная и нормативная документация.

При проведении детального анализа хозяйственной деятельности учреждения по результатам работы за год широко применяются соответствующие источники финансовой отчетности (баланс исполнения сметы расходов, отчет об исполнении сметы расходов, отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам, отчет о движении материальных ценностей), данные актов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов, разработанных ведомственных и отраслевых инструкций и указаний.

С целью принятия оперативных решений в качестве источников информации привлекаются данные первичных документов, отражающих поступление и расходование материалов (товарные накладные, счета-фактуры, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения), накладные (требования), данные учетных регистров (книги складского учета), договора на поставки и др.

Проверка правильности расчета влияния отдельных факторов на изменение результативного показателя, а также полноты использования материальных ресурсов, их движения и состояния осуществляется при помощи балансового метода. Каждая составляющая товарного баланса изучается надлежащим образом. Материальные запасы могут увеличиваться за счет финансирования из бюджета, специальных средств, безвозмездного получения, оприходования излишков, обнаружены при инвентаризации. Остатки материалов уменьшаются в результате их расходования на нужды таможенной организации, безвозмездной передачи, реализации, списании от порчи, недостач, хищений за счет организации или виновных лиц. Общая оценка проводится на основе товарного баланса по основным видам материальных ресурсов (форменная одежда, другие материальные ценности), по источникам поступления и направлениям выбытия.

Анализ использования материалов проводят с использованием норм расходов различных их видов. Нормативный расход в зависимости от вида материальных ресурсов может быть как в натуральном, так и в стоимостном выражении, что дает возможность не только изучить эффективность использования конкретных видов материальных ресурсов, но и влияние на величину затрат фактора изменения цен.

Обобщающим показателем использования материальных ресурсов в деятельности таможенной организации является материалоотдача или материалоемкость. Эти показатели рассчитываются на основе результативных показателей деятельности (общая величина таможенных взысканий, количество ГТД, количество грузов, прошедших таможенное оформление), изучаются относительно плана и в динамике.