Тема № 8. Оформление телеграмм , телефонограмм, факсов.

1. Телеграмма

2. Телефонограмма

3. Факс

1. Телеграмма— документ, отличающийся от других способом передачи, — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым тек­стом — в разные пункты.

Порядок телеграфной связи установлен Правилами оказа­ния услуг телеграфной связи, утвержденными постановлени­ем Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222. Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разде­ляются на следующие категории:

"вне категории";

"внеочередная";

"Президент Российской Федерации";

"высшая правительственная";

"правительственная";

"срочная";

"обыкновенная".

Телеграммы, имеющие особенности по назначению, спосо­бу оформления, подачи или доставки, разделяются на следу­ющие виды:

"с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уве­домление телеграфом");

"с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с от­меткой "уведомление телеграфом срочное");

"с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");

"с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное");

"на художественном бланке" (с отметкой "люкс");

"на художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в");

"на художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и");

"на художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м");

"на художественном музыкальном бланке детской темати­ки" (с отметкой "люкс/м/и");

"на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс");

"заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная");

"криптограмма" (с отметкой "криптограмма");

"криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");"метео" (с отметкой "метео");

"переводная" (с отметкой "переводная");

"схемная" (с отметкой "схема (номер)").

Телеграмма может иметь один или несколько видов. Теле­грамма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов не относится (без отметки).

Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть пре­дельно кратким ("телеграфный язык"), без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокра­щения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.

Пример оформления телеграммы:

СРОЧНАЯ

РОСТОВ-ДОН ИНТЕГРАЛ

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ

ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК

ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ

НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/30

Брянск, Речная, 40

Начальник ОТК     (личная подпись)        И. О. Фамилия

00.00.0000

печать

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (но­мера) документа, на который дается ответ. Соответственно текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

2. Телефонограмма— оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наи­менования учреждений адресанта и адресата: реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема теле­фонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, как для служебного пись­ма, т. е. выражается предложным падежом с предлогом "о" или "об". Например, "Об изменении времени заседаний Со­вета", "О прибытии участников семинара".

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефоног­раммы констатируются факты, побудившие дать телефоног­рамму, во второй — предпринимаемые действия. Телефоног­раммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные блан­ки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма телефонограммы:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

\дресат:_______________

Справочные данные об организации    Должность___________

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.0000                         № 00       И. О. Фамилия_________

Город

Г~                           —|

Заголовок к тексту

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование должности_______________________ И. О. Фамилии

(подпись)

Передала — секретарь Ф. И. О.   Приняла — секретарь Ф. И. О.

Тел. 000 00 00                           Тел. 000 00 00

Время передачи 00 час. 00 мин.  Время приема 00 час. 00 мин.

3. Факсограмма(телефакс, факс) как способ передачи информа­ции получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ фор­мата А4 может быть послан с помощью факсограммы. Особых тре­бований к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Приведем один из вариантов оформления факса.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ    Адресат:______________

Справочные данные об организации    Должность___________

И. О. Фамилия_________

00.00.0000                № 00               Телефон_____________

На № от 00.00.0000                             Факс________________

Заголовок к тексту

ТЕКСТ ФАКСОГРАММЫ

Должность__________________________________ И. О. Фамилия

(подпись)