Продавец                                     Покупатель

Фирма «Энергия»                         Торговый Дом «Модус»

ул. Б. Садовая, 10,                        ул. Советская, 40,

г. Ростов-на-Дону 344007             г. Ростов-на-Дону, 344020

р/с 40702810600000000015          р/с 40702810100000000654

АКБ «Сигма»                                  АКБ «Бетта»

Директор фирмы «Энергия»           Директор ТД «Модус»

Зем~*1 В. А. Вольтов                 А^Дшо     С. Ю. Ковенко

МП                                             МП

В документах, составленных комиссией, указывают не долж­ности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в соста­ве комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии        Личная подпись Н. В. Куликов

Члены комиссии                   Личная подпись К. М. Артемьев

Личная подпись С. П. Матвеев

Личная подпись В. А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязаннос­ти должностного лица с указанием его фактической должнос­ти и фамилии. При этом не следует допускать простановку предлога "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

В ряде случаев возможно использование факсимиле при под­писании документов. Организации самостоятельно определяют состав документов, на которых проставляется факсимиле. Как правило, это приглашения, извещения, справки и тому подоб­ные документы, за безусловным исключением документов фи­нансового характера. При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифро­вой подписи допускается в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон¹.

23— Гриф согласования документа

Согласование документа — это способ предварительного рас­смотрения и оценки проекта документа сторонней организаци­ей в лице ее должностного лица или коллегиального органа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВА­НО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшиф­ровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, на­пример: СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись          А. Г. Грязнова

23.04.2006

Зона для реквизита "Гриф согласования документа" разме­щается ниже реквизита "Подпись". Слово СОГЛАСОВАНО пе­чатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже — личная подпись с расшифровкой. Дата со­гласования указывается под личной подписью также от грани­цы левого поля.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2006 №451-805

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании "Планета" от 21.06.2006 № 10

Если документ имеет два грифа согласования, их распола­гают на одном уровне — слева и справа. При большем количе­стве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования до­кумента с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подпи­сью, на месте реквизита "Отметка о наличии приложения", делается запись "Лист согласования прилагается". При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к ка­кому документу этот лист относится. Пример листа согласо­вания выглядит следующим образом

Согласование документа может проводиться с подчиненны­ми и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и обще­ственными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Со­гласование документа относится к так называемому внешнемусогласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).

24— Визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутреннегов пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой, включающей под­пись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела
Личная подпись          А. С. Орлов

25.01.2006

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с со­держанием документа и выразило отношение к нему.

Виза ставится на документе непосредственно у границы ле­вого поля документа ниже грифа согласования. Визируется до­кумент исполнителем, ответственными должностными лица­ми, заместителем руководителя организации юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструк­циями). Отказ от визирования не допускается.

Место расположения визы согласования относительно дру­гих реквизитов см. на рис. 5.10.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следую­щим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись          А. С. Орлов

25.01.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны послед­него листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из органи­зации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны ко­пии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе со­гласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визиро­вание документа и его приложения.

Если при визировании в проект документа вносятся суще­ственные изменения, он после перепечатывания подлежит по­вторному визированию. Несущественные изменения редакци­онного характера повторного визирования документа не требуютНа документах, требующих особого удостоверения, подтвер­ждения их юридической силы, ставится печать организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документцах, предусмотренных специальными нормативными ак­тами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связан­ные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать — круглая с изображением в центре Герба Российской Федера­ции. Форма, размеры и другие элементы гербовых печатей должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Гербовая печать должна быть защищена от подделки приме­нением специального шрифта, некоторых графических элементов и пр. Герб субъекта Российской Федерации размещается на печа­тях органов представительной и исполнительной власти субъек­тов федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполни­тельной власти города, района в соответ­ствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоу­правления в Российской Федерации".

В коммерческих организациях использу­ется круглая печать, приравненная к гербо­вым для государственных организаций. С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей организаций всех форм собственнос­ти. Согласно новым правилам гербовая печать увеличится в ди­аметре на 5 мм. На печати любого юридического лица должны находиться в качестве обязательных следующие реквизиты: орга­низационно-правовая форма (например, ООО), местонахожде­ние, ОГРН, полное наименование.

Печати могут содержать наименование организации на лю­бом языке народов Российской Федерации и (или) иностран­ном языке, а также товарный знак организации, другие рек­визиты.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содер­жать фамилию, имя, отчество предпринимателя; местонахож­дение; словосочетание: "индивидуальный предприниматель"; ИНН; регистрационный номер и другие реквизиты, указанные в свидетельстве о государственной регистрации.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами "МП" или даже изобра­жением круга с пометкой "ставить точно в круг". Оттиск пе­чати должен хорошо читаться.

Виды документов и порядок применения печатей и штам­пов устанавливаются в распорядительных документах органи­зации, регламентах, положениях о службах документационно-го обеспечения управления, инструкциях.

26 — Отметка о заверении копии

Заверение копии документа или выписки из него произ­водят в необходимых случаях для придания им юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, на­пример:

Иерно

Инспектор отдела кадров Личная подпись  М. В. Колосков

07.06.2006

Верность копии документа заверяется сотрудником организа­ции (секретарем, менеджером по персоналу). Отметка о завере­нии копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы и т. п

Если копия документа выдается на руки или пересылается в дру­гое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Допускается заверение копии документа печатью, определяе­мой по усмотрению организации.

Печать также ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, норма­тивные документы). Используются при этом простые печати (канцелярии, общего отдела, управления делами).

27 — Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе необходима для оперативной свя­зи адресата с составителем документа, для выяснения возник­ших вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборот­ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, на­пример:

В. А. Петров 924 45 67

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (495) 924 45.

3. 28— Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного ма­териала. Зона расположения отметки показана на рис. 3.2, 3.3.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии та­кого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором ис­полнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе29 — Отметка о поступлении документав организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходи­мости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организа­цию проставлять в виде штампа.

Зона расположения отметки показана на рис. 3.2, 3.3. Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей документ, дату по­ступления документа и его регистрационный номер (индекс). Пример оформления реквизита показан на рисунке (см. с. 97).

30— Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование фай­ла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, ус­танавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомен­дуется указать полный путь к файлу — электронной копии до­кумента, включая имя файла и расширение.

Установление требований к присвоению имени файлу рег­ламентируется в методических материалах организации.

Контрольные вопросы

1. Каков порядок использования и оформления герба и эмблемы на бланках документов?

2. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита "Наименование организации".

3. Что может быть включено в состав справочных данных организа­ции?

4. Что собой представляет регистрационный номер документа и ка­ков порядок его оформления?

5. Каковы возможный состав реквизита "Адресат" и требования к его оформлению?

6. Опишите варианты утверждения документа и требования к офор­млению соответствующего реквизита.

7. Каковы назначение реквизита "Резолюция" и порядок его офор­мления?

8. Как оформить реквизит "Заголовок к тексту"?

9. Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном делопроизводстве Рос­сии?

10.Какие требования предъявляются к оформлению реквизита "Отметка о наличии приложения"?

11. Что входит в состав реквизита "Подпись" и каков порядок его оформления?