Тема № 10. Документация по трудовым отношениям.

1. Распорядительная деятельность органов управления
2. Резюме
3. Трудовой договор
4. Заявление
5. Приказ по личному составу
6. Личная карточка формы Т-2
7. Характеристика работника
8. Анкета
9. Автобиография
10. Личное дело работника

1. Распорядительная деятельность органов управления заключается и в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан и издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд.

Трудовые отношения в организации, независимо от форм собственности, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее – ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.), определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям.

К документам по трудовым отношениям относятся: трудовые договора (соглашения), приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, составляющие личное дело работника.

Документы по трудовым отношениям ведутся с момента поступления работника в организацию и хранятся после их увольнения 75 лет. Поэтому они выделяются в самостоятельную группу документов.

Последовательность оформления и состав документов по приему на работу приведены в приложении 33.

Основными документами по трудовым отношениям являются: резюме, трудовой договор, заявление, приказ по личному составу, личная карточка формы Т-2, характеристика работника, анкета, автобиография и другие документы личного характера.

2. Резюме— краткая профессиональная характеристика претендента на ту или иную должность в социальном аспекте.

В настоящее время резюме является одним из самых распространенных документов при приеме на работу, так как сведения, отраженные в нем, помогают руководителю очень быстро найти подходящую кандидатуру на вакантную должность.

Резюме Иванова Римма Александровна Дата рождения:12.05.1967 Адрес:138490, Москва, ул. Матросова, д. 5, кв. 16. Тел.:456-13-18 (р.), 334-12-12 (д.). Семейное положение:замужем, имею сына. Цель:получение должности начальника юридического отдела.

Образование:

· 1984-1989 гг. - Московская государственная юридическая академия по специальности «Юриспруденция»;

· 1974-1984гг. -гимназия № 56(г. Москва).

Профессиональный опыт:

· с 1998 г. до настоящего времени - заместитель начальника юридического отдела в строительной компании «МИАМ»;

· 1994-1998 гг. - главный инспектор юридического отдела ГНИ № 27 по Юго-Восточному округу г. Москвы;

· 1989-1994 гг. - юрист в финансовой компании «СИБ-ТРАСТ». Дополнительные сведения:владею английским и немецким языками. По требованию могу представить необходимые рекомендации.

16.11.2004 Подпись Р. А. Иванова

Как правило, резюме составляет сам работник. В этом документе дол жен быть отражен четкий перечень сведений: фамилия, имя, отчество; домашний адрес и контактный телефон; уровень образования (здесь можно указать знание языков); должность, на которую претендует кандидат; квалификация по должности, на которую он претендует; список предыдущих мест работы; патенты; публикации; общественная деятель ность; военная служба; личные данные (гражданство, семейное поло жение, состояние здоровья и т. д.). Кроме того, в резюме может быть от ражена информация о складе ума, о предрасположенности к данной профессии, могут быть определены уровень заработной платы и желае мый распорядок дня. Такие отступления объясняются тем, что резюме не является документом, несущим правовую нагрузку. Особенностью резюме является то, что сведения об образовании и список прежних мест работы располагаются в обратном хронологическом порядке.

Резюме лиц, не принятых на работу, хранятся 1 год; резюме работа ющих сотрудников хранятся в личных делах либо в отдельной папке, где такие документы располагаются по алфавиту.

3. Трудовой договор - соглашение между работодателем (физическим либо юридическим лицом) и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить ус ловия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, своевремен но и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а ра ботник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. В силу этого запрещено требовать от работника выполнения не перечисленных в договоре функций, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и соответствующими федеральными законами. Положения договора могут быть изменены только по со глашению сторон. Трудовой договор вступает в силу со дня подписа ния, если не предусмотрено иное.

Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:

• фамилию, имя, отчество работника и работодателя (наименова ние), место работы;

• дату вступления в силу трудового договора;

• наименование должности, специальности, профессии с указани ем квалификации в соответствии со штатным расписанием или конк ретную трудовую деятельность;

• взаимные права и обязанности работника и работодателя;

• характеристику условий труда, видов и условий социального стра хования, режима труда и отдыха;

• условия оплаты труда;

• иное, предусмотренное работником и работодателем.

Кроме того, по обоюдному желанию работника и работодателя мо гут быть конкретизированы положения об источниках формирования дохода работника, т. е. указаны различные надбавки, премии, иного рода доплаты, размер которых также может оговариваться.

В трудовом договоре не устанавливаются основания увольнении работника, введение полной материальной ответственности работника, дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством.

Трудовой договор составляется в письменной форме в двух подлин ных экземплярах, один из которых передается работнику, а второй остается у руководителя. Заверяется договор подписью руководителя и гербовой печатью.

Трудовой договор может быть:

• срочным, т. е. заключенным на определенный срок (как правило, не более пяти лет) в связи со спецификой трудовой деятельности;

• заключенным на неопределенный срок.

При заключении трудового договора впервые работодателем офор мляется трудовая книжка и страховое свидетельство.

Существует много разновидностей трудовых договоров, особенно сти которых определяются спецификой различных должностей.

Трудовые договоры включаются в состав личных дел либо формируются в отдельное дело, в котором располагаются в алфавитном по рядке (по фамилиям работников).

4. Заявление– это документ личного характера, оформляемый работником для решения проблем личного и служебного характера.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию на конкретную должность. При оформлении заявления используется стандартный лист бумаги формата А4 и следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); справочные данные об авторе; наименование вида документа; текст; дата; подпись составителя заявления.

Заявление, с визами руководителей структурных подразделений (в случае необходимости) и руководителя организации является основанием для издания приказа о приеме на работу (приказа по личному составу).

Образец оформления заявления о приеме на работу приведен в приложении 37.

Приказ по личному составу.

Прием гражданина на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) оформляется приказом по личному составу.

Приказ о зачислении на должность (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) доводится работнику под расписку.

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и содержат реквизиты: наименование организации; наименование документа; дату, регистрационный номер, заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации.

В заголовке к тексту приказов по личному составу пишут слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о поощрении; о наложении административного взыскания или по личному составу.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» и состоит из пунктов. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, предоставить, объявить, освободить и т. д.

Фамилия работника, указываемого в приказе, пишут полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными. Затем указывают должность, структурное подразделение и содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в приказе о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким должностным окладом принимается работник.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

В приказе об увольнении (освобождении от должности) обязательно указывают статью ТК РФ, на основании которой происходит увольнение.

После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит «Основание» (личное заявление работника, представление, докладная записка, трудовой договор и т. д.), причем статья кодекса не входит в реквизит «Основание», а является частью текста приказа.

Образец оформления приказа по личному составу приведен в приложении 20, 21.

6. Личная карточка— основной документ по учету персонала предпри ятия, который отражает все необходимые сведения о личности работ ника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картоте ку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количе ства работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих темати ческие блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.

Личную карточку работника (форма № Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1 а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтвер ждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для во еннообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; до кумента об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных зна ний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов*.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы указывают степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем». Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике после его назначения или перемещения по работе (изменение фамилии, семейного положения, образования и т. д.) в его личную карточку вносят на основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т. д.) соответствующие данные, которые работник кадровой службы заверяет своей подписью.

При увольнении (освобождении) работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения (освобождения), после чего карточку сдают в архив. Срок хранения составляет, как правило, 75 лет

7. Характеристика—официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств работника. В характеристике указы ваются анкетные данные работника, его должность, время работы в дан ной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качест вах, чертах характера и т. д.

Характеристика составляется представителем администрации и под писывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, под писавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.

Характеристика и рекомендательное письмо

В ГУП «Производственно-издательский комбинат ВИНИТИ» 09.12.2004

ХАРАКТЕРИСТИКА

Светлова Марина Николаевна работала в ОАО «Издательство "Луч"» с 02.04.2001 по 09.12.2004 в должности старшего корректора. В ее обязанности входило следующее: вычитка отредактированных рукописей, чтение корректурных оттисков, проверка соответствия набранного текста оригиналу, проверка комплектности рукописей, обеспечение унификации и правильности оформления текста и других элементов издания.

За время работы М. Н. Светлова зарекомендовала себя высококвалифицированным специалистом, к исполнению служебных обязанностей относилась ответственно и добросовестно.

М. Н. Светлова дисциплинированна, постоянно повышает свой профессиональный уровень. В 2003 г. она окончила курсы повышения квалификации при Московском государственном университете печати.

М. Н. Светлова доброжелательна, коммуникабельна, пользовалась заслуженным уважением сотрудников Издательства «Луч».

Ген. директор

ОАО «Издательство "Луч"» Подпись Е. А. Коробов

8. Анкета– это документ, содержащий основные автобиографические данные работника, заполняемый собственноручно по трафаретной форме на основании подлинных документов в присутствии работников кадровой службы организации и заверяемый печатью организации. Домашний адрес и телефон записываются со слов кандидата или члена (руководителя) совета директоров.

К анкете прилагаются копия диплома или заменяющего его документа и копия свидетельства (письма) кредитной организации, в которой кандидат проходил стажировку, с указанием специализации и сро ка прохождения стажировки. Одновременно в территориальное учреж дение Банка России представляются оригиналы указанных докумен тов для сверки.

В случае заполнения анкеты кандидатом на должность руководителя кредитной организации, главного бухгалтера (заместителя главного бух галтера) кредитной организации, а также руководителя (заместителя руководителя), главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера) филиала действующей кредитной организации копия диплома заверя ется кредитной организацией.

В анкете следует указать все места работы и занимаемые должности; дату поступления и увольнения с занимаемой должности; по работе в банковской системе — указать дополнительно характер работы в каж дой должности и причину увольнения (освобождения от занимаемой должности). Сроки работы, место, должность и причины освобожде ния сверяются уполномоченным лицом действующей кредитной орга низации с трудовой книжкой, копия которой заверяется его подписью и печатью кредитной организации.

Кандидат вправе представить один экземпляр анкеты, заполненный собственноручно, а остальные — в виде копий, подписанных кандидатом собственноручно. Исправления в анкете заверяются словами «исправленному верить» и собственноручной подписью кандидата.

9. Автобиография— документ, составленный в произвольной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные в определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование (какие учебные за ведения были окончены, по какой специальности), .трудовая деятель ность, семейное положение, основные сведения о ближайших родствен никах и др.

Автобиография отличается от анкеты тем, что в ней данные отража ются более полно, т. е., например, могут быть указаны причины уволь нения с предыдущего места работы, обосновано желание работать имен но в этой организации и т. п. Автобиография подписывается и датиру ется составителем, хранится в личном деле сотрудника.

Заявление о приеме на работу

Автобиография

Я, Абрамов Алексей Павлович, родился в 1973 г. в г. Воронеже в семье государственного служащего.

Отец, Абрамов Павел Иванович, 1949 г. рождения, работает в Комитете по финансам г. Воронежа главным финансистом.

Мать, Абрамова Татьяна Викторовна, 1952 г. рождения, работает в средней школе № 568 г. Воронежа преподавателем географии.

Сестра, Абрамова Елена Павловна, 1977 г. рождения, работает в поликлинике № 67 г. Воронежа старшей медсестрой.

С 1980 по 1990 г. учился в средней общеобразовательной школе № 56 г. Воронежа.

В 1990 г. поступил на исторический факультет Воронежского государственного университета, который окончил в 1995 г.

С 1995 г. по настоящее время работаю преподавателем истории в средней общеобразовательной школе № 38 г Воронежа.

В 1997 г. вступил в брак.

Жена, Абрамова (Николаева) Светлана Николаевна, 1972 г. рождения, занимает должность доцента филологического факультета Воронежского государственного университета.

Дочь, Абрамова Людмила Алексеевна, 1998 г. рождения, посещает детский сад № 12.

12 декабря 2004 г. Подпись А. П. Абрамов

10. Личное дело— это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятель­ности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работни­ков. Личные дела содержат следующие документы:

— заявление о приеме на работу;

— приказ (распоряжение) о приеме на работу;

— анкету; | составляются по взаимному согласию

— автобиографию; ] работника и работодателя

— резюме;

— копии документов об образовании;

— копию документа об утверждении в должности (в отдель­ных случаях);

— характеристики или рекомендательные письма;

— трудовой договор;

— аттестационные листы;

— список научных трудов и изобретений;

— приказы (распоряжения) о перемещении работника;

— справки разного рода о данном работнике;

— приказы (распоряжения) о прекращении действия тру­дового договора.

Особенность подготовки и хранения личных дел государ­ственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел од­ного и того же государственного служащего быть не должно.

Личное дело работника содержит внутреннюю опись доку­ментов.

Личное дело — документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответ­ственным за их ведение.