Тема №2. Общие нормы оформления документов.

I                                                                                                                                                                       

Индивидуальное (тунифицированные) документы по содержа­нию являются специфическимиj носящими характер разово­го документа. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложе­ние однородных процессов и явлений: типовой технологичес­кий процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуа­ции. Распространенным вариантом трафаретного документа является анкета.

Анкета — способ представления текста, при котором посто­янная информация располагается в левой части листа, стро­ками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным ме­тодом смоделированы, например, приказы по приему, пере­воду и увольнению персонала и другие документы.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная ин­формация размещается в заголовках граф и боковике (заголов­ки строк), а переменная (в цифровом или словесном выраже­нии) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информа­ционной емкостью, позволяет строго классифицировать и ко­дировать информацию и легко суммировать однопорядковые данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления до­кументов по аналогии.

По характеру содержаниядокументы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, ис­пользуются различные документы, оформляющие взаимоотно­шения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммер-ческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ или услуг, до­говоры аренды и др

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия "делопроизводство". Какие виды де­ятельности охватываются этим понятием? Расшифруйте аббревиатуру ДОУ. Как соотносятся между собой эти два термина?

2. Что такое документ и каковы его функции?

3. Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России?

4. Каково содержание понятий "система документации" и "уни­фицированная система документации"?

5. В чем заключается суть унификации и стандартизации в дело­производстве?

6. Изложите кратко опыт и перспективы создания в стране ГСДОУ.

7. Перечислите признаки, по которым классифицируются докумен­ты в организациях.

8. Какие разновидности деловых документов используются в рабо­те организаций?

Тема №2. Общие нормы оформления документов.

1. Размер бумаги, применяемый в делопроизводстве.

2. Размер полей деловых документов

3. Способы оформления дат в документах

4. Оформление в документах написания чисел.

1. Все виды документов оформляются на бумаге определен­ных размеров — форматов, соответствующего качества (плот­ности и белизны).

ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — до­полнительными¹ .

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат АО, площадь которого равна 1 м², с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последую­щие форматы получаются путем деления предшествующего фор­мата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов находят применение следующие форматы:

Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата — А4 и А5.

Применение стандартных форматов обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие требования, касающиеся размеров полей до­кументов. Каждый лист доку­мента, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 — левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

20 — нижнее.

На практике со ссылкой на технические причины (удобство подшивки, возможность нанесе­ния пометок на левом поле и т. д.) в ряде случаев использует­ся левое поле размером 30—35 мм. В целях экономного расхо­дования бумаги такой размер рекомендуется использовать только для первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных доку­ментов при этом должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, т. е. равняться 20 ммЛевое поле, как было сказано, предназначено для подшив­ки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные рабо­ты, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм¹. При использовании оборотной стороны листа левое поле дол­жно составлять не менее 10 мм, правое — не менее 30 мм, т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной.

При подготовке многостраничных документов вторая и последующие стра­ницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обе­их сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а об­ратные — четными.

Номер страницы наносится на верх­нем поле листа посередине (см. рису­нок). Номер пишется арабскими циф­рами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его со­кращенных вариантов "стр.", буквы "с." и знаков тире (черточек).

3. Применяются два способа оформления дат — цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способявляется наиболее экономичным, посколь­ку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, ме­сяц, год. Например: 1 сентября 2005 года — 01.09.2005.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает простановку даты в "обратной" последовательности: год, месяц, день, например: 2006.01.07.

Словесно-цифровой способимеет несколько разновиднос­тей. На документах со сведениями финансового характера пре­дыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2005 года или 01 сентября 2005 г.

Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: смета на 2005 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полу­годия игода, то ее написание имеет следующую форму: в ап­реле 2004 г.; в октябре—ноябре 2001 г.; в Iквартале 2002 г.; в III— IVкварталах 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., т. е. слова "год", "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в да­тах с обозначением месяца, квартала, полугодия.

Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2005 года, в 1995 году, с 1995 по 2001 год, в 1999—2005 годах. Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992—1993 гг.; в пери­од 1985 г. — 1995-е гг. (год и десятилетие).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчет­ный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающих­ся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002учебном году, отчетный 2004/2005 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2001-2005 гг.

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пи­шется полностью: / квартал 2005 г.; во втором полугодии 2005 г. При римских цифрах падежные окончания (нараще­ния) не ставятся: в 1 квартале (но не в 1-м квартале).

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое мар­та, Новый год, но День Победы. Если начальное порядковое чис лительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числитель­ное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 4 Ноября.

Для удобства поиска документов в больших архивах указа­ние даты на стеллажах и папках приводится в такой последо­вательности: год, месяц, число. Например: 2005.09.01.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекоменду­ется универсальное цифровое обозначение дат. Пример напи­сания даты / сентября 2005 года выглядит следующим образом: 20050901 (основной формат); 2005-09-01 (расширенный фор­мат); 05-09-01 (сокращенный формат).

4.В документах встречаются многозначные целые числа, про­стые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и сло­весно-цифровые сочетания, используются порядковые числи­тельные, приводятся обозначения диапазона величин.

При написании многозначных чиселпроизводится группи­ровка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841.

Точку в пробелах между группами цифр многозначного чис­ла ставить не допускается.

Числа в обозначениях (марках) машин и других техничес­ких устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например: 1К62М), и пи­шутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака №), в обозначениях нормативных докумен­тов, например: № 3241; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, и т. д.

Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифро­вой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо пере­строить фразу так, чтобы развести два числа. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов.

Цифровая форма однозначных целых чиселиспользуется, если однозначные целые числа стоят в ряду с дву- и многознач­ными. Рекомендуется писать: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований... Не рекомендуется: вслед за поставкой из­делий из пяти, восьми, 12 наименований. Когда однозначные целые числа образуют сочетание с еди­ницами физических величин, денежными единицами и т. п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг и не рекомендуется: при массе до десяти кг Буквенная форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах). Реко­мендуется писать: офис укомплектован тремя персональными компьютерами и не рекомендуется: офис укомплектован 3 пер­сональными компьютерами.

Буквенно-цифровая формачисел рекомендуется для обозна­чения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиар­дов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд: 10 млрд, 12 млн. Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт • ч. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные, выражения в рублях и копейках следует писать: 105 руб. 55 коп.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 20 автомо­билей, а не 20 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек ра­бочих.

Простые дробипишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В де­сятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1,094 03; 5,530 021; 3,141 592 65 (чис­ло я).

После простых дробных чисел слова часть, доля, как пра­вило, не употребляются. Рекомендуется писать: 1/8 площади; 1/2 квадрата. Не следует писать: 1/8 доля площади; 1/2 часть квадрата. Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи.

Для обозначения диапазона значенийставят: многоточие, тире, предлог от перед первым числом и до перед вторым. На­пример: длиной 5...10 м; длиной 5—10м; длиной от 5 до 10 м.

Порядковые числительныев тексте могут иметь следующую форму написания:

—буквенную {сто пятый),

—буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращивани­ем падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);

—цифровую — римскими цифрами без наращивания па­дежного окончания (XI конгресс, XXI век).

Падежные окончания в порядковых числительных, обозна­ченных арабскими цифрами, должны быть:

—однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пя­тая), но не 5-ый, 5-ой;

—двухбуквенными, если последней букве числительного пред­шествует согласный: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф.

Сложные слова с числительным и прилагательным "процентный" пишутся: 10 %-ный сбор.

Контрольные вопросы

1. Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов?

2. Какие размеры полей для служебной документации установле­ны ГОСТ Р 6.30-2003?

3. Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?

4. Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете?

5. Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочета­ний, приведите примеры.