Вопрос № 10 (Организационная структура АИС)

Организационная структурахарактеризует взаимоотношения функциональных подразделений (подсистем АИС), протекающих процессов и должностных лиц, распределение обязанностей, полномочий и ответственности между ними. Она раскрывает взаимосвязи между отдельными подразделениями внутри объекта информатизцаии и внешней средой с точки зрения использования всевозможных ресурсов.

Организационна структура образует организационную форму управления. Изучение оргструктуры начинается с изученияее структурной схемы. Определяются особенности оргструктуры, выясняются уровни ее иерархии, анализируется возможность объединенияили разделения отдельных подразделений и процессов.

В зависимости от масштаба деятельности АИС, организационные структуры различают на локальную (в масштабе библиотеки), и распределенную (в масштабе сети библиотек). Организационная структура характеризует и раскрывает взаимосвязи между отдельными подсистемами и окружающей средой с точки зрения использования ресурсов.

В локальной оргструктуре представляются следующие подразделения (подсистемы АИС):

ñ Предмашинной, логической и смысловой обработки

ñ Библиотечное хранилище, обеспечивающее комплектование, сохранность фонда и выдачу литературы

ñ Вычислительный центр, осуществляющий подготовку машиночитаемых носителей, формирование и хранение баз данных, их машинную обработку и поиск информации

ñ Обслуживающие подразделения, занимающиеся сбором запросов от потребителей и доведением до них результатов функционирования АИС (ИРИ (избирательное распространение информации), библиографические справки, информационные издания, машиночитаемые базы данных)

ñ Редакционно-издательское подразделение, обеспечивающее редакционную подготовку, корректорскую правку, оформление и рассылку изданий

ñ Полиграфическая база, осуществляющая микрофильмирование, полноформатное копирование, и тиражирование документов с помощью копировально-множительной техники

ñ Особое место в оргструктуре АИС занимает диспетчерская группа, контролирующая последовательность технологических процессов, а так же научно-исследовательское подразделение развития, изучающие пути и средства совершенствования АИС

Распределенная организационная структура может быть получена двумя способами:

1. Распределением подсистем сбора, обработки и ввода информации, которая заключается в кооперативном разделении труда между учреждениями, входящими в структуру АИС

2. Распределением подсистемы хранения и поиска, которая приводит к организации распределенной базы данных

Сочетание этих двух способ позволяет получить 4 вида оргструктур:

1. Централизация обработки и ввода, плюс локальная база данных

2. Централизация обработки и ввода, плюс распределенная база данных

3. Децентрализация обработки и ввода, плюс локальная база данных

4. Децентрализация обработки и ввода, плюс распределенная база данных

Алгоритмических процедур перехода от иерархии целей непосредственно к организационной структуре не существует поскольку цели являются лишь одним из факторов формирования оргструктуры. Четко сформулированная иерархия целей может быть использована при построении организационной структуры АИС по следующим направлениям:

ñ Рассмотрение крупных субъектов культуры и их объединений как многоцелевых систем ориентированных на достижении производственных, экономических, научно-технических целей

ñ Выделение основных крупных служб в оргструктуре субъекта культуры, где каждая служба ориентируется на достижение однородных по своему характеру целей, а вся структура АИС направлена на достижение конечной глобальной цели

ñ Проверка однородностей целей стоящих перед каждым подразделением, соблюдение одинаковой ответственности за реализацию одной и той же цели различными подразделениями, а так же устранение дублирования целей

ñ Установление рациональных организационных связи и определение требований к организационной координации, исходя из взаимосвязанности целей

Анализ реальных целей позволяет установить рациональное соотношение линейно-функциональной и программно-целевой ориентации структур АИС. Можно сформулировать некоторые положения определяющие соответствия целей и ее организационной структуры. При наличии нескольких стабильных и равнозначных целей, основой организации управления является линейно-функциональная структура.

В случае устойчивой диверсификации (номенклатурного разнообразия) производственных целей сопровождающейся ярко выраженной предметной специализацией, складывающимися требованиям более всего удовлетворяет дивизиональной (основанная на выделении отдельных подразделений), модификация линейно-функциональной структуры АИС или ее сочетание с формами программно-целевого управления.

Вопрос № 11 ( АИС как человеко-машинный комплекс)

В процессе разработки АИС необходимо учитывать иерархический уровень пользователя и его роль в принятии управленческих решений, способы взаимодействия с системой и степень взаимозависимости лиц, участвующих в процессе управления.

Возможны следующие режимы (способы) взаимодействия пользователя с системой:

ñ Терминальный режим (пользователь интерактивно работает непосредственно с АИС, формулирует запросы к ней, получает и интерпретирует ответы, и использует их в процессе принятия решений или для поиска дополнительной информации)

ñ Режим клерка (работа через посредника, без прямого доступа; формируются запросы, которые затем обрабатываются и используются с помощью кодируемых формул)

ñ Режим посредника (пользователь использует АИС через посредников, которые, получив запросы, формализуют их и с помощью АИС производят анализ проблемы, фильтруют и интерпретируют выдаваемые результаты

ñ Режим «на подпись» (пользователь получает стандартные, часто повторяющиеся сообщения, которые автоматически, без специального запроса, генерируются системами

Традиционно, изучение, создание и реализация АИС в форме ЧМК (человеко-машинного комплекса), условно отделяет пользователя и рассматривает лишь аппаратно-программную составляющую АИС. Таким путем осуществляется формирование требований, разработка и проектированием ЧМК. ЧМК предполагает наряду с решением кибернетических задач особое внимание уделить человеческому фактору и рассмотрению вопросов эргономики и инженерной психологии.