Подведение промежуточных итогов в списке (базе данных).

1  Отсортировать список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог. Например, чтобы просуммировать единицы продукции, проданные каждым лицом в списке продавцов, объемы продаж и количество проданного, необходимо отсортировать список по столбцу продавцов.

2  Указать ячейку в этом списке.

3  Выбрать команду Итоги в меню Данные.

4  Выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка При каждом изменении в. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка на шаге 1.

5  Выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция.

6  Выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке Добавить итоги по.

Проверка данных при вводе

Существует возможность создания списка значений, ограничивающего вводимые в ячейку величины элементами списка. Чтобы пояснить ограничения, наложенные на ячейку, нужно задать сообщение. Это сообщение будет появляться при выборе ячейки. Если запущен помощник, то оно будет появляться в окне помощника.

Можно ограничить числовое значение ячейки, а также ее влияние на другие ячейки. Тип сообщения, которое появляется на экране при вводе некорректных данных, определяет степень строгости ограничения. Сообщения одного типа препятствуют продолжению работы до тех пор, пока данные в ячейке не будут исправлены. Можно также отобразить предупреждение или информационное сообщение, которое допускает ввод некорректных данных в ячейку. При установлении ограничений вводить сообщения ограничений не обязательно.

После ввода данных можно отыскать ячейки, которые содержат некорректные значения. При нажатии кнопки «Обвести неверные данные» на панели инструментов «Зависимости» такие ячейки будут обведены. После исправления ошибок кружки исчезают.

Чтобы предотвратить появление на листе некорректных данных, следует указать, какие данные допустимо вводить в отдельные ячейки или в их диапазон. Ограничения можно накладывать на тип данных (целые числа, десятичные числа или текст), а также на количество вводимых символов. Проверка данных, полученных на основании вычислений в другой ячейке (например, проверка того, что при вводе счета сумма всех счетов не превысит бюджета), осуществляется с помощью формулы. После ввода и выполнения расчетов на листе проводится поиск и исправление некорректных данных.

ЗАДАНИЕ

Создайте в своей рабочей книге новый лист под названием П5. Заполните в нем базу данных с помощью Формы:

1) Заполним базу данных под названием «Планеты Солнечной ситемы». Введите в 1-ю, 2-ю и 3-ю строки листа следующие данные:

Щелкните по любой ячейке новой базы данных и выберите Данные, Форма. Затем при помощи формы добавьте новые записи так, чтобы в итоге получилась следующая таблица:

Ход выполнения работы:

1) Внесите в ячейки B2:E2 следующие примечания (Вставка–Примечание): «Период обращения по орбите в земных годах»; «Среднее расстояние от Солнца, в млн.км»; «Экваториальный диаметр, тыс.км»; «Масса в 10^24кг».

Скопируйте таблицу на Лист2 – Лист4

Область таблицы A2:F12 можно рассматривать как базу данных, т.к. она соответствует следующим ограничениям: