Выставки и торгово-промышленные ярмарки как средство коммуникации. Их типы. Функции. Этапы подготовки. PR - служба на выставке у стендов и на ярмарке

Выставка — публичное представление достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни. Понятие может обозначать как само мероприятие, так и место проведения этого мероприятия.

Ярмарка - периодически устраиваемый съезд представителей торговых и промышленных предприятий, предпринимателей, коммерсантов, как правило,для оптовой продажи и закупки товаров по выставленным на ярмарке образцам.

Подготовка и организация выставок и ярмарок (или организация участия предприятия в них) назначены в большинстве случаев на внутриотраслевые услуги по связям с общественностью, что является экономически обоснованным решением по следующим вопросам:

• в какой конкретной выставке или ярмарке должно участвовать предприятие;

• насколько крупномасштабно и диверсифицировано, должно быть мероприятие;

• Что нужно сделать, для подготовки основных экспонатов и связанных с ними информационных материалов;

• Как организовать работу персонала во время проведения выставки или ярмарки;

• какие дополнительные PR-мероприятия, необходимые для планирования и проведения во время выставки или ярмарки, и особенно после его завершения.

PR-цели выставок-ярмарок:

1. Создание и поддержание имиджа,

2. Демонстрация размахов деятельности организации,

3. Обеспечение обратной связи,

4. Поддержание контактов с важными общественными группами.

Поскольку выставку от начала и до конца ведет PR-специалист, то ему необходимо полностью владеть ситуацией и контролировать ее.

Участие в выставке или ярмарке почти всегда связано со значительными финансовыми затратами. Для того, чтобы эти расходы не перешли в безвозвратные потери, специалисты по связям с общественностью должны предоставить управляющей компании обоснованное мнение по всем вопросам участия в таких мероприятиях. Окончательное решение об участии в выставке или ярмарке принимается, как правило, его руководством, принимая во внимание мнения ведущих специалистов службы по связям с общественностью.

Основные этапы выставки:

• Создание списка предоставляемых товаров.

• Составление плана выставочного стенда. Стенд должен быть предусмотрен для следующих зон: место для одежды, место для отдыха, место для посуды, приготовление, склад, место для переговоров, место для рекламных и информационных материалов.

• Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа оборудования и услуг. Перед подготовкой учебных материалов необходимо знать зрительские аудитории, которым будут посвящено выступление. Итак, вам нужно подготовить пресс-релизы, если вы планируете определенное присутствие средств массовой информации и написание письма direct-mail, для категории посетителей. Конечно, важно, чтобы все материалы были созданы в едином стиле.

• Подготовка персонала и персонала стенда

• Подготовка сметы расходов.

• Планирование проведения выставки. Планирование рабочего дня персонала. Стенд должен работать постоянно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, небрежности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Нужно ли выделить людей принять участие в семинарах или просто в соседних стендах для сбора информации. Инструктаж персонала:

• Обеспечение безопасности экспонатов для сотрудников.

• переговоры об организации или заключение договоров, продажа продукции.

• На стенде, организованном элементами других маркетинговых коммуникаций, таких как личные продажи (предлагаемый продукт может быть продан на стенде со скидкой. Вы можете предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

• Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи продукта демоверсии (стимулирование продаж), ручки с логотипом компании, листовок с ценами, контактный номер телефона и список услуг.

• Организация учета посетителей, заинтересованных в продуктах

• Планирование работы после выставки. Регистрация посетителей, покупателей, заинтересованных в продуктах

• Подведение итоги выставки (стоимость дохода)

Коммерческий успех можно анализировать путем подсчета количества заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели не были поставлены на этой выставке, то по количество посетителей, и их категориям. Однако, если конечная цель - продажа продукции, это может служить косвенной мерой количества размещенных прайс-листов, информационных материалов. Тем не менее, следует помнить, что срок действия данной акции может занять несколько месяцев.)

Конференция как PR - коммуникационная деятельность. Типы. Функции. Этапы организации

Конференция – это собрание людей, которые могут быть представителями групп, организаций или государств. Они могут быть просто частными лицами и собираться для того, чтобы обсудить интересующие их вопросы.

Каждая конференция имеет свою цель, в зависимости от того, какая тема будет рассматриваться и что именно организаторы пытаются донести, проводя ее. Но все же имеются общие черты, которые присущи каждой из проводимых конференций.

Цели конференции:

- Изучение и обсуждение инновационных методов решения поставленной проблемы, результатов практического внедрения их в жизнь.

- Взаимный обмен накопленной информацией и идеями, поиск еще нераскрытых проблем и совместное их решение путем сотрудничества различных организаций, представленных на конференции.

- Доклады участников конференций для демонстрации их успехов и достижений (презентации, мастер-классы, практические семинары).

- Знакомство представителей организаций и установление между ними связи для более четкого результата исследований.

Конференция – это потребность современного мира, без которой обойтись просто нельзя. Они позволяют рассмотреть вопросы, интересующие присутствующих с разных сторон, что позволяет осмыслить разные пути решения одной и той же проблемы.

Существует несколько видов конференций, и они зависят от выбранного критерия.

Виды конференций (по направлению):

- научно-теоретическая;

- научно-техническая;

- бизнес-конференция,

а также научно-практическая конференция.

По территории, которая была охвачена:

- локальная;

- областная;

- национальная;

- национальная с участием представителей других стран;

- международная.

По тематике конференции делятся на:

- тематические (узконаправленные);

- многоцелевые.