Справочно-аналитические документы

Планом в системе служебной документации ФСИН России называется документ, в котором устанавливается перечень мероприятий, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей.

План реализуется в трафаретной форме – таблице, с обязательной графой Исполнение, где напротив каждого пункта его мероприятий делается отметка о выполнении (невыполнении, переносе срока исполнения).

Отчет (доклад) – документ, который содержит сведения о выполнении служебных действий, требуемых приказом (распоряжением), планом, заданием, представляемые в установленном порядке в вышестоящие учреждение или орган ФСИН России.

Докладсодержит вопросы, связанные с деятельностью учреждений и органов ФСИН России, а также выводы и предложения, является формой отчета о положении дел или выполнении распорядительного документа его пункта (пунктов), а также сведения о факте, событии. Бытует как в устной, так и в письменной формах

Информирующие документы

Донесение содержит письменные сообщения об отдельных фактах, событиях или о выполнении распорядительного документа, акта (справки), комиссии вышестоящего учреждения или органа ФСИН России, направляемые руководителем учреждения или органа ФСИН России в вышестоящие учреждение или орган ФСИН России. Может содержать различного рода приложения предметного или информационного характера.

Акт[23]– документальный итог работы комиссии, который фиксирует фактическое обстоятельства (какие-либо факты, события, имеющие юридическое значение), составляется коллегиально несколькими специально уполномоченными лицами, утверждается руководителем учреждения или органа ФСИН России или их структурных подразделений в пределах их полномочий.

Основными коммуникативными и реквизитными особенностями акта являются следующее:

1)заголовок акта представляет собой название фиксируемого документом факта или события или содержит его краткое описание;

2) текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта описываются: основание (реквизиты распорядительного документа); состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания, фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке – фамилии и инициалы членов комиссии); присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие государственные служащие, работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания, фамилии и инициалы).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

На обороте последнего листа документа указывается количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены;

3) подписи членов комиссии и должностных лиц, к деятельности которых он относится;

4) дата.

Докладная записка – внутренний документ, который адресуется руководителю учреждения или органа ФСИН России или вышестоящему учреждению или органу ФСИН России и содержит информацию выводы и предложения по какому-либо вопросу, состоит из двух основных частей: из вводной, в которой фиксируются фактические обстоятельства и проводится их анализ, и основной, в которой делаются конкретные выводы и предложения.

Справка в системе служебной документации ФСИН России выполняет функцию информационно-справочного документа, то есть содержит служебную информацию, сообщаемую по поручению руководителя учреждения или органа ФСИН России или запросу вышестоящего учреждения или органа ФСИН России.

Справка оформляется заголовком с помощью конструкции О (об) чем?, раскрывающий его содержание (О состоянии служебной дисциплины)

Текст справки может рубриковаться, то есть графически разделяться на смысловые части, иметь пояснения и сноски, приложения в виде таблиц и схем.

Обзор – жанровая вариация справки, составляется для информирования о положении дел или итогах деятельности за конкретный период времени, предназначена для учреждений и органов ФСИН России и других учреждений, органов и организаций.

Заключение содержит мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу. В заголовке заключения следует указывать название документа или вопроса, на который оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается общая оценка проблемных вопросов или определенного документа и предложения по документу в целом, во второй – конкретные выводы по существу каждого рассмотренного вопроса, оформленные в отдельных рубриках.

Рапорт (заявление)[24]– информирующий документ как личного, так и неличного характера.

Как жанр рапорт характеризуется отсутствием заголовка, текст документа должен отвечать требованиям лаконичности и предельной точности, строится по логической схеме: требуемые действия – мотивы, цели, аргументы, основания.

Название документа пишется с заглавной буквы разряженным шрифтом, точка в конце не ставится. Адресат документа указывается в правом верхнем углу (должность, специальное звание, инициалы, фамилия).

Служебная записка – вид документа внутреннего характера, который реализует в пределах учреждения или органа ФСИН России отношения субординации структурных подразделений с руководством учреждения или органа ФСИН России и координации между структурными подразделениями.

В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц учреждения или органа ФСИН России.

В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

Телеграмма– вид документа, фиксирующего информацию, предаваемую посредством телеграфа. Данная информация оценивается как срочная.

Особенности грамматического и графического оформления текста телеграммы зависят от требования предельной краткости: отсутствие предлогов и союзов (при условии сохранения понятности речи), отсутствие знаков препинания, отсутствие переносов слов, отсутствие выделения абзацев.

Электронное сообщение –документ, посылаемый по электронной почте, в целом оформляется по правилам оформления традиционных бумажных документов.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Электронное сообщение содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой: 1) отметка о прохождении через компьютер; 2) дата и время отправки сообщения; 3) имя отправителя и обратный адрес; 4) внутренний идентификатор сообщения, индекс, который используется для ссылок на сообщение; 5) электронный адрес получателя.

Объем электронного сообщения, передаваемого электронной почтой, не должен превышать 600 Кб (20 страниц машинописного текста).

Телефонограмма – устный документ, передающий краткую информацию, посредством телефонной связи, документируется получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информации, не требующей специальной документальной фиксации (приглашения на совещания, заседания, сборы и т.д.). Текст телефонограммы оформляется с учетом особенностей восприятия устной речи: объем не более 50 слов; простые грамматические конструкции (неосложненные предложения, содержащие не более двух грамматических основ); отсутствие труднопроизносимых слов.

Служебные письма

Служебное письмо – документ, содержащий письменное обращение к должностному лицу, используется для оперативной связи между учреждениями и органами ФСИН России и другими учреждениями, органами и организациями.

По своей коммуникативной функции служебные письма разделяются на инициативное письмо и письмо-ответ, также на письма, требующее письма-ответа и не требующее письма-ответа. Обязательного ответа требуют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как имеют цель фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-извещения, письма-заявления также не требуют ответа, так как констатируют свершившийся факт.[25]

По количеству адресатов служебного письма выделяются обычные и циркулярные письма. Первые имеют одного адресата, вторые направляются в ряд адресов, обычно, подчиненных органов и учреждений.

По реквизитно-композиционным требованиям различаются стандартные и нестандартные письма. Стандартные письма подчиняются строгим регламентациям языкового оформления (использование лексических клише и синтаксических конструкций) и формата бумаги, набора и порядка реквизитов. Нестандартные письма сообщают информацию об исключительных, нестандартных служебных ситуациях или свидетельствуют о об особом значении, которое придает письму составитель. Как правило, они не подчиняются жестким требованиям официально-делового стиля, могут содержать различные выразительные средства и использовать элементы публицистического стиля.  

Инструкция определяет следующие содержательные виды служебных писем:

1) ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России;

2) сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации; актов Министерства юстиции Российской Федерации;

3) ответы на запросы других учреждений, органов, организаций и физических лиц;

4) ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России;

5) инициативные документы по вопросам компетенции ФСИН России, в том числе методические рекомендации и информационные письма для учреждений и органов ФСИН России.

Обязательные реквизиты служебных писем:

1) служебные письма печатаются в учреждениях и органах ФСИН России на угловых бланках формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman №13, 14 без помарок и исправлений#M12293 3 901797377 2028685173 82 1698301916 2277434804 2851215321 2005302996 106 2028685173с соблюдением положений Инструкции;;

2) адресатслужебного письма печатается от центра текстового поля            3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям,руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав реквизита адресат входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Наименование учреждения или органа ФСИН России, организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию, или в структурное ее подразделение, наименование адресата пишется в именительном падеже:

При указании в составе адресата должностного лица, его наименование указывается в дательном падеже:

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес в последовательности, установленной правилами услуг почтовой связи, например:

3) дата служебного письма;

4) регистрационный номер служебного письма;

5)ссылка на дату и регистрационный номер документа,на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, указывается в специально отведенном на бланке месте, также фиксируется в вводной части текста письма.

Данный реквизит служит ускорению служебной коммуникации, облегчает адресату поиск конкретного исполнителя;

6) заголовок в служебном письме оформляется конструкцией в предложном падеже с предлогом о (О ком, О чем), сообщает кратко содержание письма для ускорения процесса регистрации и поиска документа (О соглашении…, Об участии в семинаре…, Об выделении… и т.п.).

Заголовок помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится;

7) текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Текст служебного письма должен строго соответствовать требованиям официально-делового стиля, делового этикета, также регламентированному композиционному членению. Композиция письма имеет следующую структуру. 1. Обращение к адресату, обычно графически оформляется с помощью восклицательного знака. Существуют следующие варианты обращений: Уважаемый Иван Иванович!; Уважаемая Наталья Ивановна!; Уважаемые коллеги!; Уважаемые господа!; Уважаемый господин Иванов! Уважаемая госпожа Иванова![26], Уважаемый господин директор!, Уважаемый господин заведующий! Коллеги! Господа!

Обращение к адресату располагается на два, три межстрочных интервала ниже реквизита заголовок.

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза (Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о…; Уважаемые коллеги, приглашаем Вас на…).

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений.

2. Вступительная фраза, выражающая благодарность, мотивы, цели, объяснение просьб служебного письма, оформляется с помощью речевых клише, выражающих:

подтверждение(Подтверждаем, что…; Заверяем Вас в то, что…; Ваше письмо от… №… получено; В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.));

мотивы создания письма (В соответствии с основными положениями Концепции развития УИС до 2020 года...; В ответ на Ваш запрос…; На основании нашего телефонного разговора…; В порядке оказания методической помощи прошу Вас…; Ссылаясь на Ваш запрос…);

причины создания письма (В связи с переносом сроков выполнения…; Учитывая необходимость…; Ввиду особых обстоятельств…; По причине невыполнения обязательств…);

цель создания письма (В целях совершенствования контроля…; Во исполнение решения коллегии ФСИН России…; Для согласования спорных вопросов…; С целью ознакомления с… просим выслать…);

просьбы, требования (Прошу Вас оказать содействие…; Обращаемся к Вам с просьбой…; Убедительно прошу решить вопрос о…; Настаиваем на соблюдении сроков исполнения документов…);

напоминание, предупреждение (Напоминаем Вам, что в соответствии с планом мероприятий по реализации соглашение необходимо…; Управление уведомляет Вас о том, что…; Учреждение сохраняет за собой право в одностороннем порядке прекратить действие договора о поставках…»);

предложение (В ответ на Ваш запрос на… мы предлагаем Вам…; По вашей просьбе предоставляем Вам…; Предлагаем Вам возможность…; Просим Вас принять наше предложение…; Предлагаем Вам…);

отказ от предложения (К сожалению удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным…; Мы не можем предоставить требуемую информацию…; Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…);

сообщение, уведомление (Сообщаем Вам, что…; Извещаем Вас о том, что…; Ставим Вас в известность о том, что…; Сообщаем к Вашему сведению, что…; Уведомляем Вас, что…);

обещание, гарантии (Гарантируем, что…; Обеспечим следующие условия…);

благодарность (Федеральная служба исполнения наказаний благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)...№…; Мы благодарим Вас… Наше учреждение выражает Вам благодарность…).

3. Основная часть текста является незначительным по объему фрагментом, в котором выражается содержание письма;

4. Заключительная формула вежливости (С уважением…; С неизменным уважением…; С глубоким уважением…; С уважением и пожеланиями успехов в работе…)

Заключительная формула вежливости предшествует подписи (от подписи запятой не отделяется), располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом учреждения или органа ФСИН России.

8) Приложение отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

9) Согласованиеслужебных писем.

10) Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке ФСИН России, полное - в иных случаях), специальное звание, личная подпись руководителя.

11) Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, исходящий регистрационный номер структурного подразделения внизу на оборотной стороне последнего листа.

Вопросы:

1. Перечислите основные типы документов, функционирующих в служебной деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, с основной функцией долженствования.

2. Перечислите основные типы документов, функционирующих в служебной деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, с основной функцией установления юридического статуса.

3. Перечислите основные типы документов, функционирующих в служебной деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, с основной функцией информирования.

4. Перечислите основные типы служебных писем, функционирующих в служебной деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, в соответствии с их коммуникативной задачей.

Заключение

Создать эффективный документ, максимально точно и быстро достигающий своих специфичных коммуникативных целей, - задача, без преувеличения, чрезвычайно трудная, творческая, требующая высокого уровня языковой компетенции.

Современный деловой стиль в системе литературного языка сконцентрировал в себе веками выработанные средства служебного управления и организации деятельности: унифицированность и регламентированность делового жанра, трафаретность композиции, шаблонность языкового выражения, традиции использования этикетных формул, - которые отнюдь не исключают сознательного речевого творчества человека. Эффективность всевозможных служебных процессов напрямую зависит от навыков составления деловых текстов каждого сотрудника или государственного служащего. Формирование подобных навыков у курсантов, слушателей является основной задачей современного языкового образования в ведомственном вузе ФСИН России.

[1] Лаптева О.А. Внутристилевая эволюция современной русской научной прозы // Развитие функциональных стилей современного русского языка. – М., 1968. – С.127

[2] Воронцова Ю.А. Правовой статус языка. – Белгород, 2008. – С. 5.

[3] Голев Н.Д. О специфике языка права в системе общенародного русского языка и ее юридического функционирования // Юрислингвистика - 5: Юридические аспекты языка и лингвистические аспекты права: межвуз. сб. науч. тр. – Барнаул, 2003. – С. 3.

[4] Хижняк С. П. Юридическая терминология: Формирование и состав. – Саратов, 1997. – С. 7.

[5] [5] Хижняк С. П. Юридическая терминология: Формирование и состав. – Саратов, 1997. – С. 24.

[6] Лейчик, В. М. Терминоведение…– С. 31, 32.

[7] Федюрко С.Ю. Стилистические особенности русского делового письма как жанровой разновидности официально-делового стиля. Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата филологических наук. Елец – 2002. – С.18.

[8] Федюрко С.Ю. Стилистические особенности русского делового письма как жанровой разновидности официально-делового стиля. Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата филологических наук. Елец – 2002. – С.15.

[9] Кушнерук С.П. Документная лингвистика (русский деловой текст): Учебное пособие. – Волгоград, 1999. – С.54.

[10] Словарь русского языка XVIII века. – Л.: Наука, 1984 - Вып. 6. Грызться – Древный. – С . 190.

[11] См. Даль В.И. Толковый словарь живаго великорускаго языка. Т. I. – Спб, 1880. - С. 471

[12] См. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[13] Кушнерук С.П. Документальная лингвистика (русский деловой текст): Учебное пособие. – Волгоград, 1999. – С. 10.

[14] Лингвистический энциклопедический словарь. – М., 1990. – С. 507.

[15] Кушнерук С.П. Документальная лингвистика (русский деловой текст): Учебное пособие. – Волгоград: Изд-во Волгоградского государственного университета, 1999. – С. 44.

[16] Указанные классификации см. подробнее в кн.: Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи. – Ростов-на-Дону, 2000. – С. 330, 331.

[17] Данный тип документов выделяется отдельно, так как подобные жанры выполняют широкий спектр коммуникативных задач и обладают разнообразным содержательным наполнением (подробнее см. ниже). 

[18] См. стр. 41, 42.

[19] Приложение № 1.

[20] Собрание законодательства Российской Федерации 1997, № 33, ст.3895.

[21] Приложение № 2

[22] Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. – М., 2003. – С. 107, 108.

[23] См. приложение № 3.

[24] См. приложение № 4.

[25] Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи. – Ростов-на-Дону, 2000. – С. 345.

[26] Обращение по фамилии возможно, если отсутствуют данные об имени, отчестве адресата.