Типы документов в служебной деятельности ФСИН России

В служебной деятельности Федеральной службы исполнения наказаний Российской Федерации используется разнообразная по своим функциям документация, которая регулирует управленческие, организационные, финансовые действия ведомственных органов и учреждений. Композиционно-содержательные требования к делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний, также перечень основных используемых документов определяет Инструкция, утвержденная приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.08.2007 №166 (далее - Инструкция).

Существует несколько классификаций документов, основанных на ряде внешних или содержательных признаков. По фактору адресации выделяются внешние и внутренние документы. Основным их различием является сфера юрисдикции и функционирования: первые распространяются между различными органами и учреждениями, вторые – внутри одной организации.

По фактору доступности информации, сообщаемой документом, выделяются открытого, ограниченного(содержащие служебную информацию ограниченного распространения, ДСП)и конфиденциального характера(секретные).

По срокам исполнения различаются срочные, второстепенные, итоговые и периодические документы. По критерию первичности – оригиналы (первая копия) и копии (все остальные экземпляры) документа.[16]

 В современном служебном делопроизводстве можно выделить классификационный признак формы отправления, а именно: телеграммы, телефонограммы, электронные, факсовые сообщения.

Содержательно-функциональная классификация служебных документов, учитывая общность выражаемой информации и формы ее представления, единство коммуникативных задач, выделяет следующие типы:

1) организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения);

2) документы, устанавливающие юридический статус (регламенты, положения, правила, инструкции, порядки, наставления, предписания, договоры, соглашения, контракты, протоколы, решения, доверенность);

3) отчетно-планирующие документы (отчеты, планы, доклады);

4) справочно-аналитические документы (обзоры, справки, акты);

5) информирующие документы (донесения, докладные записки, рапорты, заключение);

6) служебные письма.[17]

Рассмотрим состав и оформление реквизитов и унифицирующие особенности отдельных жанров служебной документации ФСИН России в соответствии с требованиями Инструкции.

Организационно-распорядительные документы.

Приказ в системе служебного делопроизводства является документированным решением руководителей ФСИН России, подведомственных ему учреждений и органов, регламентирующим несколько действий их подчиненных в повседневной служебной деятельности, включая создание, реорганизацию, ликвидацию структурных подразделений, определение их задач, функций, регулирование служебной деятельности, прохождение службы, движение государственных служащих, работников (убытие в отпуск, на лечение, в командировку и прибытие из отпуска, с лечения, из командировки). Различаются приказы следующих видов: по основной деятельности (приказы об утверждении решений коллегии, по организационно-штатным вопросам, организации и проведению стрельб, приказы касающиеся осужденных, подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений и др.); по личному составу (о назначении на должность, зачислении в распоряжение руководителя учреждения или органа ФСИН России, перемещении, командировании, увольнении, отзыве из отпуска, присвоении специальных званий, поощрениях, взысканиях).

Распоряжение в системе служебного делопроизводства является документированным решением руководителей ФСИН России, подведомственных ему учреждений и органов, регламентирующим отдельное действий их подчиненных в повседневной служебной деятельности в целях оперативного управления, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц.

 Обязательные реквизиты приказов (распоряжений)[18] имеют следующие требования к своему оформлению:

1) бланкустановленной формы[19] #M12293 1 901797377 2028685173 77 1940889366 2277434804 2851215321 2005302996 3259534931 3636375560на листе бумаги формата А4 с указанием органа или учреждения, его издавшего, также с наименованием вида документа (приказ или распоряжение). Используется шрифт Times New Roman №13,14.(В целом, оформление приказа должнообеспечивать читабельность текста и возможность технического копирования);

2)дата приказа (распоряжения) оформляется арабскими цифрами словесно- цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (1 сентября 2010 г.) и регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по личному составу регистрационный номер дополняется буквенными индексами «лс» («1-лс»). В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буквенный индекс «р» («1-р»). В приказах, касающихся осужденных, обвиняемых и подозреваемых в совершении преступлений регистрационный номер дополняется буквенным индексом «ос» («124-ос»);           

3) заголовок в приказе (распоряжении) оформляется конструкцией в предложном падеже с предлогом о (буквально, о ком, о чем), включает его краткое содержание (Об утверждении состава комиссии… О поощрении Иванова И.И.). В соответствии с требованиями Инструкции точка в конце заголовка не ставится;

4)текстприказа (распоряжения) приказа должен легко читаться и воспроизводиться копировальной техникой, поэтому он оформляется через полуторный интервал и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами

Констатирующая часть (преамбула) оформляется с помощью клише, выражающих мотивы, причины или цели создания документа (В связи с…, В соответствии с…, На основании…, В целях…, Согласно постановлению правительства…, Учитывая, что…, Во исполнение…, В целях… и т.п.). В тексте констатирующей части не допускаются речевые штампы, не выражающие конкретного содержания (В связи с производственной необходимостью; В целях совершенствования деятельности; Ввиду особых обстоятельств и т.п.).

Преамбула приказов (распоряжений) завершается формой глагола в 1 лице, единственном числе настоящего времени – распорядительным клише, печатаемым в разряженным строчным шрифтом (п р и к а з ы в а ю - в приказах; п р е д л а г а ю или о б я з ы в а ю - в распоряжениях. После этих слов ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) должна содержать перечисление будущих требуемых действий (глагол в повелительном наклонении) с указанием их конкретных исполнителей (в дательном или родительном падеже) и сроков выполнения. Описание ситуации будущих требуемых действий (называние субъекта действия и условий его протекания) должно согласовываться с распорядительным клише (приказываю кому? что?; обязываю кого? в чем?, ср., п р е д л а г а ю: образовательным учреждениям ФСИН России; о б я з ы в а ю: территориальные органы ФСИН России).