Краткие теоретические сведения

Файл базы данных в Microsoft Access имеет расширение .mdb. Сразу после запуска программы открывается окно, в котором пользователь может выбрать один из следующих вариантов: создать новую базу данных или открыть уже существующую. После выбора варианта Новая база данных открывается окно Файл новой базы данных, в котором нужно указать папку, где будет храниться файл новой БД, и ввести его имя.

В MS Access существует три способа создания таблиц:

- в режиме конструктора;

- с помощью мастера таблиц;

- путем ввода данных в таблицу.

При использовании режима конструктора возможно указание различных параметров и условий для полей таблицы. В случае его выбора на экране появляется окно, в котором вводятся имя поля, его тип, задаются ключевые поля и другие параметры.

Мастер таблиц позволяет создавать таблицы в режиме диалога с пользователем. При создании таблицы с помощью мастера используются образцы таблиц, которые разбиты на две группы: для делового и личного применения. Из всех существующих полей выбранного образца нужно отобрать те, которые должны входить в таблицу новой БД. Если предлагаемое поле не вполне соответствует требованиям, то его свойства можно изменить, перейдя в режим конструктора.

При выборе третьего способа создания таблиц формируется таблица с десятью полями Поле1, Поле2,…Поле10. После ввода данных каждому полю автоматически назначается тип и размер. Поля можно переименовать в соответствии с выбранными атрибутами.

Для организации работы с группой взаимосвязанных таблиц необходимо разработать схему данных, которая является графическим изображением структуры БД. Окно Схема данных открывается при выборе одноименной команды в меню Сервис. Для ввода в схему связываемой таблицы нужно щелкнуть мышью по её имени и нажать кнопку Добавить таблицу. Связь между полями устанавливается путём перетаскивания имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором задаются свойства образующейся связи. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных создает защиту от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные из других таблиц останутся без связи. Условиями целостности данных называют набор правил, которые СУБД использует для поддержания допустимых межтабличных связей и запрета на случайное изменение или удаление связанных данных. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей позволяют одновременно обновлять или удалять данные во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

После определения структуры таблиц и задания связей между ними необходимо ввести данные в таблицы. Кроме ввода данных с клавиатуры непосредственно в таблицы возможен импорт таблицы из другой БД или импорт электронных таблиц, созданных, например, в Excel. Для организации удобного ввода данных можно использовать такой объект СУБД как форма, предоставляющая пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Для автоматизации ввода в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и пр.)

Задание на лабораторную работу

1. Создайте БД «Рекламное агентство», состоящую из 3 таблиц (табл. 10.1, 10.2, 10.3). Таблицы создать с помощью конструктора, задав соответствующие имена полей и типы данных.

Поля таблицы «Рекламодатели»

Таблица 10.1

Поля таблицы «Менеджеры»

Таблица 10.2

Поля таблицы «Размещение»

        Таблица 10.3

2. Заполните таблицу «Рекламодатели» данными из файла lr_10.xls(адрес архива с заданиями http://reklidis.ru/inf.rar).

3. Заполните таблицу «Менеджеры» путем ввода данных непосредственно в таблицу (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Образец запонения таблицы «Менеджеры»

4. С помощью мастера форм создайте форму для ввода данных в таблицу «Размещение». С помощью созданной формы занесите следующие данные (табл. 10.4).

Таблица «Размещение»

   Таблица 10.4

5. Создайте связи между таблицами, как показано на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Схема данных БД «Рекламное агентство»

Контрольные вопросы

1. Дайте определение БД, СУБД.

2. Какую БД называют реляционной?

3. Что такое поля таблицы? Какими свойствами оно обладает?

4. Какое поле называется ключевым?

5. Для чего предназначены объекты СУБД MS Access: таблицы, запросы, формы, отчёты?

6. Из каких основных этапов состоит процесс создания БД MS Access?

7. В каких случаях организуется связь между таблицами?

8. Какие типы связей возможны между таблицами?

Требования к отчету

Результаты лабораторной работы представить в электронном виде и ответить на контрольные вопросы.

Литература

Информатика. Базовый курс. 2-е издание/ Под ред. С.В.Симоновича. – СПб.: Питер, 2004. – 640 с.: ил.

Филинова О.Е. Информационные технологии в рекламе. Учебное пособие – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2006. – 240 с.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 11

Тема: Формирование запросов

Цель: приобретение навыка формирования запросов к базе данных MS Access