Информационная сущность документа. Управление документацией в современных условиях.

Документ создаётся для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Документ организует и систематизирует информацию, представляет её в фиксированном виде. Информация в документе подаётся в определённом порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

В документе информация и носитель взаимосвязаны. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделить информационную и материальную стороны документа и рассмотреть их отдельно.

Социальная информация– способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщённо социальная информация – это сведения, предназначенные для передачи в обществе. Является объектом изучения документоведения, а также других наук документно-коммуникационного цикла.

По социальному назначению информация подразделяется на массовуюи специальную.Массовая предназначена для всех членов общества, и делится на публицистическую, эстетическуюи обыденную.Специальная предназначена для отдельных социальных групп (в частности, специалистов), делится на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческуюи др. виды.

По способу отражения информации человеческим сознанием информация в документе делится на логическуюи эстетическую.

Логическая информация– результат познания и логического осмысления законов природы, общества и мышления. Различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. В познавательной деятельности информация –научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познаватеньная. В практически-преобразующей информация –технологическая, организационно-производственная, управленческая.

Эстетическая информация– результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического отражения действительности. В соответствии с различными физиологическими особенностями восприятия распространяется различными видами искусства. После фиксации на соответствующих материальных носителях получаются различные виды документов, циркулирующие преимущественно в сфере искусства. Логическая и эстетическая информация могут быть взаимосвязаны.

По способу распространения информация бывает: опубликованная (распространяемая посредством тиражного размножения документов) и неопубликованная(не рассчитанная на широкое распространение и не прошедшая официальной апробации).

По степени переработки: первичная(содержит непосредственные результаты, например НИР) и вторичная(полученная в результате переработки первичной информации).

По отраслевому делению: техническая, правовая, медицинская, биологическая, историческая,и др.

Современные автоматизированные системы управления документацией (АСУД) по своему характеру являются территориально распределенными как в масштабах отдельной организации так и в масштабах иерархии таких организаций. В условиях новой информационной технологии АСУД декомпозируется на совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ) специалистов.

АРМ - необходимый элемент информационной технологии независимо от уровня ее развития. Цель его создания - эффективное использование информационных ресурсов в динамичной внешней среде. В автоматизированной системе любого уровня сложности АРМ является основной ее составляющей. На первом этапе автоматизации, как правило, создается совокупность АРМ, не связанных друг с другом, или объединенных в сеть.

При разработке АРМ необходимыми условиями его успешного функционирования является соответствие следующим требованиям:

- создание благоприятных условий для функционирования и развития новой информационной технологии в системе управления документацией, определение параметров АРМ, инвариантных этой системе и проектирование адаптивных механизмов АРМ;

- учет преемственности в развитии факторов информационной технологии. АРМ может выступать как форма реализации накопленного научного потенциала в области планирования и управления на различных уровнях управленческой иерархии;

- проектирование АРМ как развивающейся системы, открытость как принцип проектирования всех уровней АРМ.

В настоящее время одной из актуальных задач развития автоматизации управления документацией является создание АРМ специалистов различных уровней. Эта задача решается на основе производства и внедрения специализированных, профессионально ориентированных АРМ, создаваемых на базе персональных ЭВМ различного класса.

Число информационных систем (ИС) как элементов автоматизированных систем управления в связи с бурным развитием электроники и широким внедрением ЭВМ во все сферы деятельности человека резко возросло. Традиционные ИС используются для решения стандартных задач, представленных в цифровой форме. Основными требованиями к ИС являются: автоматизация информационных операций, высокий уровень информационного сервиса, быстрая приспособляемость к организационным изменениям, поддержка новых технологий, легкость использования. В настоящее время проявляется тенденция к развитию многопользовательских ИС.

Современные модели основываются на кооперации различных машин (процессоров), которые позволяют снизить издержки обработки информации и отвечают требованиям современной эргономики. Новая организация информационных систем позволяет процессорам, включенным в систему, “распределять” между собой отдельные функции таким образом, что каждый из них выполняет то, что он может делать наилучшим образом. В последнее время происходит активное внедрение мультимедиа- технологий в ИС, как в новые, так и в уже существующие, что позволяет значительно расширить рамки информационного обеспечения пользователей и реализовать принципиально новые возможности.

В современных организациях применяются информационные системы различных типов: системы для автоматизированного планирования и управления, системы автоматизации отдельных управленческих процессов, различные средства автоматизации для офисов.

С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документации в организации ИС подразделяются на следующие типы: автономные (локальные) системы по обработке документов, (например, рабочее место секретаря руководителя); системы для решения прикладных информационных задач, (например, текстообработки); системы комплексного информационного менеджмента при минимуме использования документов на бумажной основе.

Системы автоматизированной обработки документов должны выполнять четыре основные функции: регистрацию (индексирование), хранение и поиск, контроль исполнения и подготовку документов. Следует, однако, отметить, что из существующих систем ни одна не выполняет их в полной мере, поэтому в конкретных случаях приходится разрабатывать совершенно оригинальные системы.

Качество подобных систем в значительной мере определяется системой индексирования (идентификации документа), от которой зависит эффективность выполнения остальных функций. В процессе поиска, как правило, должен быть обеспечен быстрый и легкий доступ к электронному образу документа и получение твердой копии как всего документа, так и его части.

Если в недалеком прошлом информационные потребности удовлетворялись в результате внедрения локальных сетей, состоявших из крупного центрального компьютера и группы мини-компьютеров, то в настоящее время те же цели достигаются путем создания открытых локальных сетей, состоящих из объединенных средствами связи персональных компьютеров. Наделение этих сетей необходимыми интерфейсами и программными средствами приводит к созданию мощных систем информационного обслуживания (так называемых систем “клиент-сервер”).

Спрос на системы данного типа постоянно растет в связи с потребностями поддержки решений многих прикладных задач с применением ИС. Системы типа “клиент-сервер” одновременно повышают гибкость использования информационных средств, обеспечивают рациональное использование вычислительных ресурсов и программ, облегчают доступ к ИС и техническим средствам, включая удаленные средства. Они позволяют компенсировать снижение конкурентоспособности организаций в связи с устареванием программ и компьютеров. Данное направление развития ИС является одним из наиболее перспективных направлений развития ИТ.

Законодательное регулирование употребления гербовой символики на документах. Правила оформления реквизитов “Государственный герб Российской Федерации”, “Герб субъекта Российской Федерации”.

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти, а также органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Допускается воспроизведение герба, как в цветном, так и черно - белом изображении. Он может исполняться в различных материалах и технике, рассчитан на разное увеличение и уменьшение (при сохранении пропорций).

Государственный герб помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства России, решений высших федеральных органов судебной власти

Бланки свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния выполняются типографским способом на гербовой бумаге, являются документами строгой отчетности; каждый такой бланк имеет серию и номер.

Государственный герб Российской Федерации может помещаться на денежных знаках, орденах и медалях Российской Федерации.

Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации.

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

Несмотря на то что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. В разделе "Системы документации" для каждого вида документа выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.⁴

Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.⁵

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: ⁶

федеральных конституционных законов и федеральных законов;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

решений Конституционного Суда Российской Федерации;

решений Верховного Суда Российской Федерации;

решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Президента Российской Федерации;

Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:⁷

Администрации Президента Российской Федерации;

полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

федеральных органов исполнительной власти;

Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

Счетной палаты Российской Федерации;

Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; - Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:⁸

Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

федеральных судов; - органов прокуратуры Российской Федерации;

дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.⁹

Реквизит "Герб Российской Федерации" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

Герб субъекта Российской Федерации(реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.¹

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Например:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

в многоцветном варианте:

законов города Москвы;

постановлений Московской городской Думы;

указов и распоряжений Мэра Москвы;

постановлений и распоряжений Правительства Москвы;

решений Уставного суда города Москвы;

Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы.

в одноцветном варианте:

правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;

Московской городской избирательной комиссии;

Контрольно-счетной палаты Москвы;

Уполномоченного по правам человека в городе Москве;

мировых судей города Москвы;

иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования. ²

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. ³

Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.