Использование новых, современных технологий в документировании деятельности конкретной организации, предприятия, фирмы.

3.1.1.Понятие и виды унифицированных систем документации

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).

УСД необходимы:

- для сокращения объемов документов;

- снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

- организационно-распорядительной документации;

- банковской документации;

- финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; и' отчетно-статистической документации;

- учетной и отчетной документации предприятий;

- документации по труду;

- документации Пенсионного фонда РФ.

3.1.2.Табель унифицированных форм документов

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

- по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.); - структурным подразделениям.

Табель может дополняться графами:

- код формы документа по классификатору; - ответственный за контроль исполнения; - годовой тираж бланков и др.

Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.

3.2. Требования к оформлению документов

3.2.1.Необходимость единых правил оформления документов

Единые правила оформления документов необходимы:

- для придания юридической силы документам;

- качественного и оперативного составления и исполнения документов; - удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того:

- государственное это предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

3.2.2.Состав реквизитов документов

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

При подготовке управленческих документов используется следующий максимальный состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06- наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.

3.4. Бланки документов

3.4.1.Понятие бланка документа

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

3.4.2.Виды бланков

Виды бланков подразделяются на:

- основные;

- дополнительные.

К основным бланкам относятся:

- общий бланк;

- бланк письма.

К дополнительным бланкам можно отнести:

- бланк конкретного вида документа;

- должностной бланк;

- бланк структурного подразделения;

- бланк для работы с зарубежными партнерами.

3.4.3.Реквизиты бланков

Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.

Реквизиты общего бланка документа:

- герб (для организаций, имеющих на это право);'

- эмблема организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации;

- трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа:

- гриф утверждения; - заголовок к тексту; - отметка о контроле.

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем Бланк письма содержит реквизиты:

герб (для организаций, имеющих на это право);

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации (предприятия) по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (структурного подразделения);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Webстраницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии);

- трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа);

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

- адресат;

- заголовок к тексту; - отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.

Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения.

3.4.4.Варианты расположения реквизитов

При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов: - продольный; - угловой.

Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

Для бланков применяют бумагу:

формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);

- плотности 80…200 г/м² ;

- со степенью белизны – 88…98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов. Все бланки должны иметь поля (не менее):

- левое - 20 мм;

- правое - 10 мм;

- верхнее - 15 мм; - нижнее - 20 мм.

3.5. Классификация документов

3.5.1.Понятие классификации документов

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

3.5.2.Виды классификации

Условно документы можно разделить на следующие группы: по способу документирования:

- рукописные;

- электронные;

- графические;

- кино-, фото-, фонодокументы; по сфере использования:

- организационно-распорядительные;

- финансово-бухгалтерские;

- научно-технические;

- по труду;

- отчетно-статистические; по месту составления:

- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из организации);

внутренние (составленные и используемые в самой организации);

по грифу ограничения доступа:

- открытые (несекретные);

- с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

- «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

- «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

- «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

- «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации); по происхождению:

- официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); - личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными); по юридической значимости:

- подлинники (оригиналы) (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

- копии (документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

- заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу); по форме изложения:

- индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

- трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

- типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях); по срокам хранения:

- постоянного хранения;

- долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет).