Текстовые документы: способы создания, придание юридической силы.

Текстовый документ — документ, содержащий преимущественно текстовую информацию. В документ можно вставить фрагменты, растровое изображение различных форматов, таблицы. Текстовый документ оформляется рамкой и основной надписью. Он часто бывает многостраничным. В текстовом документе можно создавать пояснительные записки, извещения, технические условия и т.п. Файл текстового документа имеет расширение kdw и в списках документов представлен значком .

Несколько способов создания текстового документа .

Первый способ. Файл-Создать-Текстовый документ-ОК.Система открывает текстовый документ в нормальном режиме. Если нажать на кнопку Разметка страницсистема покажет на экране формат А4 с основной надписью формы 2, а далее пойдут листы с формой 2а.

Переедите в Нормальный режим. На панели свойств нажмите на кнопку параметры абзаца. Задайте отступ красной строки 15 мм, отступ последующих строк 5мм (согласно ГОСТ 2.105), поставьте флажок в окне Располагать с новой страницы, ОК.

Введите технический текст и оформите его в соответствии ГОСТу 2.105.

Для создания таблиц нажмите команду Вставка на панели Главного меню,далее Таблица. Постройте нужную таблицу и оформите её в соответствии стандартам ЕСКД.

Второй способ. Файл-Создать-Чертёж-ОК.Система откроет документ чертёж на формате А3 с основной надписью формы 1.

Нажмите команды Сервис-Параметры-Параметр первого листа-Оформление. В диалоговом окне раскройте Название и выберите нужный для Вас конструкторский документ, например, Текст. констр. докум. Первый лист. ГОСТ 2.104-2006. Введите текст.

Таким же способом можно выбрать и распечатать бланк Спецификации и других конструкторских документов.

Первый способ предпочтительнее второго, т.к. используется меньше команд (щелчков мыши) при создании конструкторского документа.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа - "Заявление".

2. Адресат - кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф. И.О. должностного лица.

3. Составитель - от кого направляется, с указанием должности и Ф. И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения - при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление, или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя. Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление [10,44].

Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.