Цели, задачи и принципы формирования единого информационного пространства в организации

     Цели формирования единого информационного пространства организации диктуются проблемами, возникающими при его отсутствии.

     Главной целью работ по формированию информационного пространства является обеспечение взаимодействия всех информационных потоков организации на удобной основе с учетом интересов пользователей и компании в целом.

     Внедрение информационного пространства способствует:

- получению более рациональных вариантов решения задач, за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем;

- освобождению пользователей от рутинной работы за счет ее автоматизации;

- замене бумажных носителей данных на электронные;

- обеспечению достоверной информации;

- уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

- отысканию новых рыночных ниш;

- привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

Имеется ряд важных конкретных задач, эффективное решение которых возможно только путем формирования единого информационного пространства:

1. Экономия рабочего времени сотрудников в процессе информационного общения.

2. Автоматизация всех возможных операций по обработке информации и подготовке отчетов.

3. Увязка в одной программе всех действий сотрудников.

4. Обеспечение информационной безопасности.

5. Сохранение и развитие деловых контактов сотрудников.

6. Создание условий взаимовыгодного использования информационных ресурсов компании.

7. Взаимодействие и срочное оповещение всех сотрудников в случае непредвиденных обстоятельств на предприятии с целью срочного реагирования и моментального принятия решений.

8. Беспрепятственное распространение открытой информации о деятельности компании и результатах деятельности.

9. Обеспечение упрощенного доступа сотрудников к информационным ресурсам компании с целью выполнению служебных обязанностей.

10. Координация действий сотрудников

Основные принципы единого информационного пространства:

1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

При формировании единого информационного пространства организация получает:

- эффективное использование персоналом рабочего времени: в следствии стабильной и быстрой работы бизнес-приложений, удобному и бесперебойному доступу сотрудников к нужным рабочим данным в офисе или вне его; благодаря исправной и бесперебойной работы серверного оборудования, офисной техники и рабочих станций сотрудников;

- сохранность рабочих данных и защита конфиденциальной коммерческой информации;

- порядок в организации ИТ-инфраструктуры, предсказуемый и прозрачный бюджет на её поддержание и развитие;

- снижение риска простоя организации, благодаря централизации управления информационными ресурсами организации и оперативности, предсказуемости решения технических проблем.

Процесс формирования единого информационного пространства в организации

   Процесс формирования единого информационного пространства, информатизация бизнес-процессов и процессов управления предприятия представляют собой непрерывный процесс, продолжающийся с разной степенью интенсивности на протяжении всего срока функционирования процесса или организации

  Деятельность по формированию единого информационного пространства предприятия можно разбить на несколько этапов.

Этап 1. Анализ бизнес-процессов организации.

  Одной из основ бизнеса является организация бизнес-процессов. Их эффективность или неэффективность оказывают прямое влияние на показатели бизнеса в целом.   Процессы формируются и развиваются по мере роста и развития бизнеса. Если бизнес-процессы не описаны, то происходит снижение эффективности, прозрачности и управляемости бизнеса, возникает угроза серьезных рисков проектов по их автоматизации.

   В состав работ по анализу бизнес-процессов входят:

- сбор информации о бизнес-процессах, интервью с руководителями и экспертами, анализ документов;

- описание и моделирование бизнес-процессов для получения ясных и однозначных представлений о бизнес-процессах;

- выработка рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов.

  Анализ бизнес-процессов позволит руководителю значительно повысить прозрачность и управляемость бизнеса, а также значительно снизить риски при автоматизации.

При сборе информации о бизнес-процессах собирается информация о стратегических целях компании-заказчика, определяются существующие проблемы в деятельности компании и уточняются ограничения в части проведения проектов по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов: бюджет, сроки и т.д.

В результате формируется «Отчет об обследовании», в котором формируется дерево целей компании с привязкой к бизнес-процессам, а также уделяется особое внимание «узким местам» процессов. В заключении к отчету дается оценка целесообразности продолжения проекта по формированию концепции построения информационной системы.

Этап 2.

   На втором этапе проводится анализ, группировка и ранжирование бизнес-процессов с точки зрения их влияния на достижение стратегических целей компании. Затем разрабатывается несколько вариантов решений и их сравнение по ряду критериев, позволяющих клиенту принять решение в пользу одного из них:

- ориентировочная стоимость реализации каждого решения;

- полнота реализации поставленных задач;

- влияние решения на компанию в целом;

- сроки реализации каждого решения;

- проектные риски.

   В результате руководитель имеет документ «Карта решений», в котором представлен анализ информации, собранной на этапе обследования предприятия, определены цели проекта автоматизации, а также разработаны 2-3 возможных варианта архитектур информационной системы предприятия.