Порядок приема документов, поступающих в библиотеку

v Сверка полученной партии с сопроводительной документации

v Сверка с картотекой заказов на документы

v Маркировка (штампелевание, присвоение штрих-кода и т.д.)

v Запись в книгу суммарного учета библиотечного фонда

v Запись в регистр индивидуального учета (инвентарную книгу)

v Библиотечная обработка документа (научная и техническая) – составление карточек, приклеивание кармашков, составление формуляров

v Заполнение регистров в филиалах библиотеки (книга суммарного учета) и оформление партии новых документов (накладная)

v Оформление сопроводительного документа на новую партию. На обороте сопроводительного документа записывают количество поступивших документов, инвентарные номера на эти документы и суммарную стоимость.

Учет поступления документов в библиотечный фонд

       Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки, подписки, обмена, дарения, пожертвования и копирования.

       Документы принимаются по первичным учетным документам: акт, накладная, счет. Он как правило имеет список поступления. Согласно ФЗ от 6.12.2011 г. №402 «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичными учетными документами.

Прием документов:

Ø От юридических и физических лиц в виде дара оформляется «Договором пожертвования»

Ø От читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляется актом «О приеме документов взамен утерянных». В акте указывают фамилию, имя, отчество читателя, сведения об утраченных изданиях, сведения о принятых изданиях, подписи читателя и принимающей стороны (библиотекаря).

Индивидуальный учет периодических изданий

       Ведется в регистрационной картотеке периодических изданий (либо в электронной форме), предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра. Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера. Как правило, такие номера присваиваются в крупных библиотеках. Отдел комплектования подписывается на периодические издания сразу для всех филиалов, а номера журналов и газет поступают непосредственно в филиалы. В филиалах ведется своя регистрационная картотека, в которой учитывается каждый номер издания. Как правило, в конце года делают запись в книге суммарного учета филиалов и ЦБС о приеме журналов. Документы, включенные в фонд, маркируются (штемпель, книжный знак, штрих-код и проч.)

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

       Исключение документов из библиотечного фонда это деятельность по отбору, изъятию из библиотечного фонда этих документов, снятие с учета.

       Причины выбытия:

· Непрофильность – несоответствие профилю комплектования фонда конкретной библиотеки (включая излишние экземпляры)

· Ветхость – результат естественного старения или физического износа документа

· Дефектность – частичная или полная утрата эксплуатационных качеств

· Устарелость по содержанию – потеря актуальности тематики. По этой причине нельзя списывать научную и художественную литературу

· Утрата – отсутствие документа в фондах по причинам: потери, хищения, бедствия стихийного или техногенного характера (в т.ч. и хакерские атаки для электронных документов), социального характера (читатель умер, уехал), по неустановленной причине (при проверке).

Исключение документов из библиотечного фонда производится в 2 этапа:

1. Изъятие документов и оформление (составление актов)

2. Перераспределение, реализация или утилизация изъятых документов

Операции исключение документов из библиотечного фонда

ü Просмотр специально созданной комиссией документов, подлежащих исключению

ü Оформление и утверждение акта о списании документов из библиотечного фонда

ü Погашение на документах опознавательных сведений о библиотеке (ставится штамп ПОГАШЕНО, зачеркивается, вырывается и уничтожается титульный лист)

ü Отражение изъятия документов в СБА (вынуть карточки из картотек)

ü Отражение изъятия в учетной документации (КСУБФ, инв.книга)

Документы, изъятые из библиотечного фонда по причине непрофильности, направляют в обменный фонд с целью дальнейшей передачи физическим или юридическим лицам.