Моделирование библиотечного фонда

Где, V Ф – объем библиотечного фонда

       П – число потенциальных пользователей

       Н Ко – норматив книгообеспеченности

Норматив может варьироваться для разных документных фондов и условий их функционирования.

Норматив объема помещений для хранения библиотечного фонда для публичных библиотек:

Ø 5,5 м² на 1000 томов при закрытом доступе

Ø 10 м² на 1000 томов при открытом доступе

Ø 7 м² на 1000 томов при ограниченном доступе

Норматив книгообеспеченности в учебных библиотеках для разных подфондов:

Ø для фондов учебных изданий  - 0,5-1 том на каждого учащегося

Ø для фондов дополнительной литературы (научной, научно-пользовательской и художественной литературы, периодических изданий):

а) 0,1-0,2 тома на каждого учащегося в учебных заведениях начального и среднего профессионального образования;

б) 0,2-0,25 тома - для высших учебных заведений.

       По модельному стандарту  рекомендовано:

ü фонд справочных и библиографических изданий – 10% от общего фонда

ü фонд звукозаписей и видеодокументов не менее 10 единиц на 1000 жителей. Ежегодное пополнение – не менее 20 звукозаписей и 4 видеозаписей на 1000 жителей

Норматив на исключение документов из фонда – 2% от общего объема фонда.

ИФЛА использует другой подход– допускается ежегодно исключать из фонда такое количество документов, совокупная стоимость которых не превышает 10% от бюджета, выделенного на пополнение фонда.

Учет библиотечного фонда

       Это фиксирование по установленным правилам сведений о величине, стоимости, составе, движении фонда и их накопление для количественной и качественной характеристики его состояния.

       Приказ Министерства культуры РФ №1077 от 8.10.2012 г. «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» (введен в действие 3.06.2013)

Функции внутрибиблиотечного учета

1. контроль за сохранностью библиотечного фонда

2. основа статистического учета библиотечного фонда

3. основа бухгалтерского учета библиотечного фонда

Значение учета библиотечного фонда

Учет библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки и способствует обеспечению его сохранности.

Основные требования к учету:

§ оперативность

§ документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда

§ совместимость приемов и форм учета, их надежность, при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета

§ соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики

Учету подлежат все документы постоянного, временного и длительного хранения, поступающие в фонд и выбывающие из фонда, независимо от вида носителя.

Не подлежат учету следующие виды документов:

· документы вспомогательного назначения, являющиеся рабочим инструментом библиотечного персонала (управленческая и производственная документация, программные продукты)

· материалы, приобретаемые для оформления библиотеки (плакаты)

· кино-, фото- и звукозаписи, предназначенные для проведения культурных мероприятий

· издания рекламно-информационного характера, используемые для информирования читателей

· базы данных, инсталлируемые на рабочих местах сотрудников в производственных целях

Единицы учета библиотечного фонда

Основные единицы – экземпляр и название, для газет – годовой комплект и название.

       Дополнительные единицы – годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица); для электронных документов единица памяти данных.

ü Экземпляр документа – это каждая отдельная учетная единица, включаемая в библиотечный фонд или выбывающая из него.

ü Название– каждое новое или повторное издание, отличающееся от остальных выходными сведениями или элементами издательского оформления.

ü Годовой комплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год. Для газет является основной единицей учета, для остальных изданий – дополнительной единицей.

ü Подшивка – совокупность номеров периодических изданий, сшитых, переплетенных или скрепленных другими способами в одно целое.

ü Метрополка– отражает объем, исчисляется как 1 погонный метр стеллажной полки, занятой документами.

ü Единица памяти данных – единица измерения объема данных и емкости памяти в байтах, килобайтах и проч.

Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и электронном виде.

Регистр учета  - учетно-регистрационный документ (список, перечень, книга и т.д.), имеющий правовое значение.

Регистры (формы) индивидуального учета

1. Инвентарная книга – традиционно ведется в библиотеках, остается основным видом регистров индивидуального учета

2. Учетный алфавитный служебный каталог

3. Карточки (картотека) учета периодических журналов

4. Реестр индивидуального учета сетевых (удаленных) документов

Индивидуальный учет

       Это регистрация в учетной документации каждого экземпляра или каждого названия документа, поступающего в фонд и выбывающего из фонда.

       Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру (названию) регистрационного (инвентарного) номера. Инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в библиотеке. Если документ исключают из фонда, его номер не присваивается вновь поступившим документам. Регистрационные номера проставляют непосредственно на документах и отражают в регистре индивидуального учета, принятом в библиотеке.

       Основными регистрационными номерами являются:

Ø Инвентарный номер (порядковый номер в инвентарной книге)

Ø Системный номер (для программного обеспечения)

Ø Штрих-код

Если индивидуальный регистрационный номер присваивается названию, тогда этот номер индивидуализируют (уточняют), добавляя номер экземпляра. Пример (000674-1, 000674-2).

Учетный алфавитный каталог

       Это служебный каталог, который ведет отдел комплектования и обработки документов. Карточки располагаются по алфавиту начала библиографического описания. Добавочные описания не составляются. Брошюрам можно не присваивать индивидуальный номер, но карточки на них в алфавитный каталог составляются.

       Карточка учетного каталога стандартна.

       По учетному каталогу можно получить полную информацию о документе.

                                 Справка о добавочном описании в алфавитном каталоге

Полный индекс (по ББК)

Оборот карточки учетного каталога

       Вверху указываются сиглы (условные обозначения филиалов) библиотек и количество экземпляров.

       Внизу указывают номер записи в книге суммарного учета, год и количество поступивших экземпляров.

       Внизу справа записывают номер акта списания и количество экземпляров.

Регистры суммарного учета

Книга суммарного учета библиотечного фонда (КСУБФ).

Бывают еще отдельные листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал для групповой регистрации.

       Книга суммарного учета содержит три части:

§ Поступление документов в библиотечный фонд

§ Выбытие документов из библиотечного фонда

§ Итоги движения библиотечного фонда (итоговые данные на конец отчетного периода)

Отдел комплектования и обработки документов ведет книгу суммарного учета библиотечного фонда ЦБС и филиалов. Но в каждом филиале ведется копия книги.