Описание предметной области.

· поиск клиентов;

· заключение договоров;

· закупка продуктов питания;

· хранение продуктов питания на складе;

· учетная деятельность (бухгалтерский учет, складской учет, налоговый учет, кадровый учет).

Поиск клиентов.В компании поиском занимается менеджер по продажам, он осуществляет телефонные переговоры с потенциальными клиентами, затем в случае заинтересованности обоих сторон, происходит уточнение предложения, составление договора, утверждение договора сторонами.

Заключение договоров. Является обязательной позицией в компании, ни с одним клиентом не имеем право работать без договора. Составленный договор оговаривается и уточняется сторонами после чего утверждается. Со стороны исполнителя договор утверждается директором.

Закупка продуктов питания.Поставщику оформляется заявка с перечислением наименований и количества требующихся товаров.

Хранение продуктов питания на складе. Кладовщик осуществляет приемку, хранение и выдачу товара со склада. Грузчик осуществляет погрузку, выгрузку и внутрискладские перемещения.

Учетная деятельность. Формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации на основе настоящего Положения и утверждается руководителем организации. При формировании учетной политики организации по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из настоящего и иных положений бухгалтерского учета.

1.2 Структура управления предприятием

Рисунок 1 Структура управления предприятием

В данном курсовом проекте рассматривается бухгалтерия, которая представлена бухгалтером по налогам. Целями деятельности данного бухгалтера являются:

· Учет финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

· Формирование полной и достоверной информации о финансовом положении, результатов деятельности предприятия;

· Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

· Обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности.

Бухгалтер по налогам должен знать:

· гражданское, трудовое, налоговое законодательство, акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;

· формы и методы бухгалтерского учета Общества;

· план и корреспонденцию счетов;

· структуру Общества, стратегию и перспективы его развития;

· организацию документооборота;

· методы экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности Общества;

· порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей;

· правила расчетов с дебиторами и кредиторами;

· условия налогообложения юридических и физических лиц;

· порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

· правила проведения инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей;

· порядок и сроки составления бухгалтерской отчетности;

· порядок проведения аудиторских проверок и документальных ревизий;

· правила эксплуатации вычислительной техники;

· правила и нормы охраны труда.

Данный бухгалтер выполняет следующие функции:

1. Организация бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской, налоговой и статистической информации о деятельности Общества,его имущественном положении, доходах и расходах.

2. Организация учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, реализации продукции, выполненияработ(услуг),результатов финансово-хозяйственной деятельности Общества, а также финансовых и расчетных операций.

3. Контроль организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях Общества. Проведение работ по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

4. Принятие мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

5. Обеспечение составления баланса, отчета о прибылях и убытках, главной книги, оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета Общества и другой бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

6. Участие в проведении экономического анализа финансово хозяйственной деятельности Общества в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.

7. Участие в работе по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

1.3 Назначение и цели создаваемой системы

ИС «складских операций» предназначена для:

- формирования единой информационной базы (ИБ) для ввода, хранения и обработки документов, касающихся управления поступлением заказов и доставки их по пунктам назначения;

- формирования более удобного маршрута доставки клиентам лицензионных программ.

Объектом автоматизации в рамках ИС «складских операций» является Организация Кампания "Альянс Трейд ".

Целями создания ИС «складских операций»  являются:

- автоматизация блоков планирования, учета и контроля доставок;

- формирование единой информационной базы (ИБ) для ввода, хранения и обработки документов, касающихся движения товара;

Критериями достижения цели создания ИС «складских операций» являются:

- создание инструмента для решения поставленных задач;

- повышение эффективности работы специалистов, занятых в сфере планирования, учета и контроля в Организации.

1.4 Характеристика объекта автоматизации

Склад готовой продукции не занимается никакой коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц заинтересованных в этом. Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, приемка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции, согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.

Затем склад готовой продукции должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.

1.5 Перечень задач подлежащих автоматизации

Создаваемая система по характеру своего функционирования является информационной. Информационной системой называется комплекс, состоящий из информационного фонда и процедур его обслуживания, позволяющий накапливать, хранить, корректировать и выдавать информацию.

Целью создания информационной системы является устранение имеющихся недостатков в деятельности центрального продовольственного склада. Исходя из анализа недостатков, можно сделать вывод, что одним из основных недостатков является отсутствие комплекса программных средств, в достаточной мере автоматизирующих деятельность отдела и предоставляющих необходимую для принятия эффективных решений оперативную информацию. Следовательно, основными функциями ИС будут функции, связанные с управлением и обработкой информации.

Для реализации цели и основных задач информационной системы и в соответствии с оценкой важности используемых документов, предлагается автоматизировать выполнение следующих функций:

· внесение и изменение реквизитов поставщиков и информации о договорах с ними в базу данных;

· внесение и изменение структуры складов с указанием материально ответственных лиц;

· внесение и изменение информации о товарах и группах товаров, имеющихся на центральном складе;

· внесение информации о приходе и расходе товара (приходные ордера и расходные накладные);

· внесение и редактирование информации о заявках на поставку товара с центрального склада на склады цехов;

· отображение текущего количества товара;

· предоставление необходимой информации в форме, удобной для поддержки принятия управляющих решений.

Осуществление перечисленных функций предлагается в виде автоматизированного решения задач, объединенных в следующие подсистемы (комплексы задач):

· ввод и редактирование информации, касающейся поставщиков;

· ввод и редактирование информации о структуре цехов и складов;

· ввод и редактирование информации о товарах;

· ввод и редактирование заявок на поставку товаров;

· ввод и удаление информации о приходных ордерах и расходных накладных;

· ввод и редактирование заявок на поставку товара на склад цеха;

· система безопасности и контроля доступа пользователей к различной информации;

· составление отчетов о приходе и расходе товара;

· составление отчетов, отображающих необходимую персоналу информацию в форме, удобной для поддержки принятия решений на основе полученных данных.

Для устранения перечисленных в пункте недостатков необходимо разработать информационную систему, обладающую необходимыми свойствами. Внедрение соответствующего программного обеспечения будет иметь следующие преимущества:

· предоставление оперативной информации в удобном для поддержки принятия решений виде;

· сокращение количества рабочего времени, требуемого для ввода, редактирования и поиска необходимой информации;

· оперативное отражение изменений количества товара на центральном складе;

· предоставление оперативного доступа к статистической информации.

Программное обеспечение информационной системы состоит из:

· общего (системного) обеспечения, включающего операционные системы семейства MicrosoftWindows, а также альтернативные операционные, предоставляющие возможность запуск программ для MicrosoftWindows;

· функционального (прикладного) обеспечения, включающего набор программных модулей, обеспечивающих автоматизированное выполнение основных операций;

· системы управления базами данных Microsoft SQL Server 2005.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет-фактура, доверенность и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров.