УСТАНОВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ СЕКРЕТАРЯ

СБОРНИК ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ

ПО МДК 01.03. Организация секретарского обслуживания

Тестовые материалы разработаны в соответствии с программой междисциплинарного курса «Организация секретарского
обслуживания»  профессионального модуля «ПМ.01 «ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ», специальности СПО 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и составлены по основным темам МДК.

Варианты заданий представлены в текстовой и графической форме. Приведены задания на выбор одного или нескольких правильных ответов, на ввод слова, словосочетания или текста, на установление порядка действий.

Для студентов заочного отделения: Выполненное задание оформляется в соответствии с методическими рекомендациями по оформлению контрольных работ.

Ответы на вопросы оформляются на отдельном листе в письменной или печатной форме, с указанием варианта тестового задания.

Студенты, выполняют тестовые задания в соответствии с таблицей:

За каждый правильный вариант ответа студент получает 1 балл.

Оценка персональных образовательных достижений обучающихся по результатам тестового контроля производится в соответствии с универсальной шкалой:

Преподаватель                                                                         И.В.Михалева

ВАРИАНТ 1

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ И РУКОВОДИТЕЛЯ

1. Под рабочим местом служащего понимается:

а. пространство, в пределах которого работник, не перемещаясь, выполняет возложенную на него работу;

б. зона трудовой деятельности работника, оснащенная необходимыми средствами труда;

в. описание особенностей определенной профессии, раскрывающее содержание профессионального труда;

г. часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность.

2. Под организацией рабочего места понимается:

а. система мероприятий по планированию рабочего места;

б. система мероприятий по оснащению рабочего места средствами
и предметами труда и их функциональному размещению;

в. система мероприятий по выбору и функциональному размещению мебели на рабочем месте.

3. Практика показала, что рабочее место секретаря лучше располагать:

а. в обособленном помещении;

б. в помещении, смежном с кабинетом начальника;

в. в обособленном помещении, смежном с кабинетом начальника.

4. В комплект мебели для организации основной рабочей зоны секретаря обычно входят:

а. стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках, стол для посетителей, стул (стулья) для посетителей;

б. стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках;

в. стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках, мягкие стулья (кресла), журнальный столик.

5. Во вспомогательной зоне кабинета секретаря обычно располагают:

выберите несколько вариантов ответа

а. шкафы и полки для хранения документов и дел;

б. металлический сейф для хранения бланков, штампов, документов;

в. диван или кресла;

г. оргтехнику;

д. рабочий стол;

е. картотеку.

6. Высота рабочего стола рекомендуется в пределах:

а. 800-900 мм

б. 680-800 мм

в. 500-600 мм

7. В целях экономии физических усилий в процессе труда рекомендуется:

выберите несколько вариантов ответов

а. не держать на рабочем месте ничего лишнего.

б. каждая вещь должна иметь свое место и постоянную зону перемещения
в процессе труда.

в. все вещи убирать во внутренние ящики стола, чтобы поверхность стола оставалась пустой.

г. все, что берут правой рукой, следует располагать справа, что берут левой – слева.

д. все, чем пользуются чаще (ручка, бумага), располагают ближе, чем пользуются реже – дальше.

е. всю оргтехнику размещать как можно ближе к рабочему месту.

ж. документы, с которыми работает секретарь, рекомендуется положить так, чтобы их можно было легко брать, читать, удобно ими пользоваться.

8. Стул для секретаря должен быть:

а. подъемно-поворотным на колесиках;

б. подъемно-поворотным;

в. подъемно-поворотным на колесиках, вращающимся, с регулируемой спинкой.

9. Рабочее место руководителя состоит из зон:

а. основная зона, вспомогательная зона, зона обслуживания посетителей;

б. рабочая зона, зона совещания, зона отдыха;

в. рабочая зона, вспомогательная зона, зона отдыха.

10. Перечислите технические средства, которыми чаще всего пользуется секретарь.

___________________________________________________________

11. Наилучшее качество печати обеспечивает:

а. лазерный принте­р;

б. струйный принте­р;

в. матричный принте­р;

12. Вид связи, используемый для передачи на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, называется:

а. телефонная связь;

б. электронная связь;

в. факсимильная связь.

13. Секретарю рекомендуется иметь в офисе:

выберите несколько вариантов ответа

а. сервировочные и хозяйственные принадлежности;

б. лекарственные средства (аптечку);

в. туалетный столик;

г. набор продуктов и напитков;

д. предметы личной гигиены;

е. специальную литературу;

ж. посудомоечную машину.

14. В соответствии с СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования
к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» температура в служебных помещениях летом должна составлять:

а. 22-25°С

б. 25-27°С

в. 18-21°С

15. В соответствии с СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования
к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» относительная влажность воздуха в служебных помещениях должна составлять:

а. 70-80%

б. 40-60%

в. 20-30%

16. В соответствии с СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования
к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» уровень шума в служебных помещениях должен составлять:

а. не более 65 дБ

б. не более 40 дБ

в. 40-65 дБ

17. В соответствии с СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования
к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» расстояние между экраном видеомонитора и глазами пользователя должно составлять:

а. 400 мм

б. 600–700 мм

в. 800 мм

18. Разработка режима труда и отдыха для сотрудников организации производится на основе:

а. Трудового кодекса РФ;

б. правил трудового распорядка;

в. динамики работоспособности сотрудника.

19. Продолжительность непрерывной работы секретаря с компьютером без регламентированного перерыва не должна превышать:

а. 1 часа

б. 2 часов

в. 3 часов

ВАРИАНТ 2

УСТАНОВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ СЕКРЕТАРЯ

1. В перечне основных обязанностей руководителя уберите лишнюю:

а. обработка информации;

б. постановка целей и задач;

в. планирование;

г. подготовка и реализация управленческого решения;

д. подготовка и передача документов в архив;

е. контроль реализации управленческого решения.

2. В перечне задач секретаря в области организационного обеспечения повседневной деятельности руководителя уберите лишнюю:

а. расстановка приоритетов профессиональной деятельности руководителя;

б. учет и анализ затрат рабочего времени;

в. регулярное уточнение задач;

г. делегирование полномочий;

д. управление рабочим временем руководителя;

е. формулирование предложений по планированию;

ж. поиск и сбор информации необходимой руководителю;

з. планирование собственного рабочего времени.

3. На первую половину рабочего дня целесообразно планировать выполнение:

а. короткие и непродолжительные мероприятия;

б. трудоемкие и ответственные мероприятия.

4. Краткосрочное планирование - это планирование:

а. в пределах календарного месяца;

б. в пределах календарного года;

в. на период, превышающий календарный год.

5. В отношениях с коллегами, старшими по возрасту, положению, опыту работы рекомендуется избегать:

а. полной формы личного обращения;

б. предупредительности и сдержанности;

в. фамильярности и панибратства.

6. В общении с младшими коллегами секретарю необходимо:

выберите несколько правильных ответов

а. использовать полную форму личного общения;

б. удерживать инициативу;

в. оказывать знаки внимания;

г. оказывать помощь и поддержку;

д. опекать младшего коллегу.

7. Специалист — это не тот человек, который знает все, а тот, который:

_________________________________________________________________

8. Библиографический список – это:

_________________________________________________________________

9. Рассмотрите картинки. Что выберет секретарь для записи каждодневных сведений и текущей информации? Выберите несколько вариантов ответов.

А.	Б.
В.	Г.

Д.

ВАРИАНТ 3

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ

1. Рабочий день секретаря принято делить на:

а. первую и вторую половину дня;

б. утро, день и вечер;

в. начало, первую половину, вторую половину и конец рабочего дня.

2. Схема рабочего дня секретаря разрабатывается:

а. юристом;

б. руководителем;

в. секретарем;

г. специалистом отдела кадров.

3. При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана секретарь должен:

выберите несколько вариантов ответа

а. переделать план работы на день;

б. проинформировать об этом руководителя;

в. во чтобы то ни было выполнить план работы на день;

г. предложить вариант решения проблемы.

4. Перспективное планирование - это

_________________________________________________________________

а.

5. При еженедельном подведении итогов планирования руководитель
и секретарь:

выберите несколько вариантов ответов

а. анализируют исполнение намеченных мероприятий;

б. выявляют недостатки и ошибки в планировании;

в. утверждают схему рабочего дня секретаря;

г. оценивают эффективность планирования;

д. составляют рекомендации на следующую неделю.

6. При планировании работы секретарь должен знать, наиболее благоприятное время для выполнения творческих и трудных заданий. Выберите это время из предложенных вариантов.

а. с 8 до 10 часов утра

б. с 10 до 12 часов дня

в. с 13 часов, после обеда

7. Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может стать компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Назовите наиболее популярную информационную систему

ВАРИАНТ 4

ВЕДЕНИЕ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

1. Лицо, обратившееся в организацию для решения деловых или личных вопросов с руководителем или сотрудниками организации ­ это

а. клиент организации;

б. партнер организации;

в. посетитель организации.

2. Чтобы подготовиться к приему посетителей секретарь должен знать:

выберите несколько правильных ответов

а. дату и время (часы) ближайшего приема посетителей;

б. количественный и качественный состав посетителей;

в. мотивы (причины) посещения;

г. прогноз погоды на день приема;

д. краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.

3. Для приема сотрудников по текущим вопросам желательно иметь:

выберите несколько правильных ответов

а. установленные часы и дни приема;

б. список сотрудников организации, имеющих доступ к руководителю
в любое время;

в. пофамильный список всех работников организации;

г. список домашних адресов сотрудников организации.

4. Среди граф журнала записи сотрудников на прием к руководителю уберите лишнюю:

а. дата и время приема;

б. ФИО, должность посетителя;

в. семейное положение посетителя;

г. время, необходимое для обсуждения;

д. резолюция руководителя (принятое решение);

е. срочность вопроса.

5. Организуя прием командированных работников, секретарь должен:

выберите несколько правильных ответов

а. выяснить вопрос, по которому прибыл командированный;

б. отметить командировочное удостоверение;

в. организовать питание командированного;

г. оказать помощь в подборе необходимых материалов;

д. представить командированного всем ведущим специалистам организации.

6. Перечислите задачи секретаря в организации приема деловых партнеров организации.

_________________________________________________________________

7. Зачем при приеме так называемых "продавцов" секретарю сохранять доброжелательность и спокойствие?

а. "продавец" может предложить вам скидку на товар;

б. общаться на повышенных тонах некрасиво для приличной девушки;

в. поведение секретаря – это имидж компании, пусть даже в глазах случайного посетителя.

8. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь:

выберите несколько правильных ответов

а. предлагает посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работником предприятия;

б. извиняется, что ничем не может ему помочь;

в. предлагает посетителю записаться на прием в другое время;

г. докладывает о нем руководителю немедленно.

9. Поясните, что такое "немая справка"?

_________________________________________________________________

10. Впишите названия форм регистрации, представленных на рисунках.

А. _________________________________________________________________

Б. _________________________________________________________________

В. _________________________________________________________________

А.

Б.

В.

11. Выберите изображение правильно сервированной чайной пары с ложечкой.

впишите букву выбранного вами изображения

________________________________________

А.	Б.                                             В.

12. Какие подарки в деловой сфере дарить нельзя?

впишите букву выбранного вами изображения

_______________________________________

А.	Б.
В.	Г.                                  Д.

13. Выберите образ, соответствующий всем требованиям делового стиля.

впишите букву выбранного вами изображения

________________________________________

А. Б.

В. Г.

ВАРИАНТ 5