Этапы организационного проектирования

Проектирование как процесс состоит из функционально связанных этапов по созданию проекта:

• предпроектные работы;

• техническое проектирование;

• рабочее проектирование.

На предпроэктном этапе предусматривается проведение прикладных исследований, анализ возможных вариантов решения проектных задач, осуществления подготовки исходных данных, то есть установление целей, задач, объектов и объемов работ, проведение расчетов о наличии необходимых ресурсов на их выполнение, определение состав исполнителей, подготовка технического задания, проведение предварительного оценивания эффективности проектных решений.

На этапе технического проектирования предполагается обоснование окончательного комплекса организационных решений, дает полное представление о организационные нововведения, которые предусматриваются в моделируемой или вновь проектируемой системе.

На этапе рабочего проектирования осуществляется выпуск полного комплекта рабочей документации; завершает весь комплекс работ по проектированию экспертиза организационных проектов.

В наиболее общем виде относительно производственных систем организационный проект включает следующие разделы.

1. Общесистемное описание объекта проектирования: общая характеристика; производственная и организационная структуры; численность персонала; оценки эффективности проектных решений.

2. Организационные решения, которые принадлежат к подсистеме производства: производственный процесс в пространстве; производственный процесс во времени; разделение труда в основном, вспомогательном и обслуживающих производствах; формы организации труда; организация обслуживания рабочих мест; уровень механизации и автоматизации труда; меры безопасности.

3. Организационные решения, относящиеся к управляющей подсистемы в целом: структура; методы управления; технологии управления; коммуникации; численность и состав персонала; функциональное разделение труда.

4. Организационные решения, относящиеся к нескольким функциям управления: технико-экономическое, оперативно-производственное планирования и управления; линейное управление; материальное обеспечение; маркетинг; учет; обслуживания.

5. Организационные решения, относящиеся к подготовке производства: технические, экономические, организационные, социальные аспекты на различных этапах создания и освоения нововведений.

6. Организационные решения по п. 1-5, относящиеся к структурным подразделениям низшего уровня.

Представленные разделы и состав организационного проекта могут быть детализированы по отдельным задачами и процедурами в соответствии с конкретными условиями проектирования. Например, организационные решения, относятся к построению производственного процесса в пространстве и времени, при дальнейшей конкретизации включают проектирование зданий, сооружений, производственных помещений, размещение оборудования, схем построения производственных и информационных потоков. При проектировании организационных решений по отдельным функциям управления детализируется описание каждой функциональной подсистемы, разрабатываются положения о подразделениях, их структура и штатное расписание, рекомендации по технологий принятия решений методами обработки информации.

Разумеется, приведенное в качестве примера содержание организационного проекта не является обязательным для исполнения. Он может быть изменен в зависимости от конкретизации целей проектирования, условий функционирования системы, сложности, новизны, отраслевой принадлежности объектов проектирования. Но основной принцип подхода остается, и содержание его сводится к тому, что объективная необходимость организационного проектирования существует в гораздо больших объемах, чем это считается сегодня, и этот вид организационной деятельности должен осуществляться комплексно, системно, охватывая широкий спектр целенаправленных действий, а не разрозненные, локальные мероприятия.

В процессе проектирования структуры организации выделяют три этапа.

1. Анализ действующей организационной структуры. Он призван установить, в какой мере она соответствует требованиям, предъявляемым к организации, то есть насколько организационная структура является рациональной с точки зрения установленных критериев оценивания.

К критериям оценки обычно относят принципы управления:

• соотношение между централизацией и децентрализацией;

• объем контрольных функций, установленный для каждого уровня управления; анализ и оценка аппарата управления (количество сотрудников, наличие элементов дублирования, разделение полномочий и ответственности);

• анализ функций управления (способы и технология принятия управленческих решений, принципы и методы мотивации работников);

• оценки деятельности (изменение технологии, углубления межорганизационного сотрудничества, внедрение инноваций).

В результате анализа выявляются недостатки, выясняются причины очень медленного повышения эффективности управления.

2. Проектирование организационных структур. Социальная организация - чрезвычайно сложная система, включающая ряд подсистем: производственную (технологическую), экономическую, социальную, информационную, административную. Одни подсистемы поддаются рациональному проектированию, а другие (например, социально-психологическая) вследствие большого количества переменных, которые нельзя описать только рациональными величинами, требуют диалектического подхода к качественному и количественному описанию их функций и задач. Этим объясняется специфика проектирования организационных структур управления, ее сущность заключается в количественно -качественном подходе к оценке организационных структур, сочетании формализованных методов с субъективной деятельностью руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных проектов .

3. Оценка эффективности организационных структур исходя из уровня реализации задач, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых решений.