Раздел 5. Процедура ведения бухгалтерского учета.

       Учет, который велся в древнем мире это был учет фактов хозяйственной жизни человека. Инвентаризация и прямая регистрация имущества лежат в его основе.

      Прямая регистрация фактов хозяйственной жизни означала указание на конкретный объект: «Смотрите,- говорил человек древнего мира, - вот стол, вот дом, вот корова, … и т.д.

Это и были факты, прямая их констатация.

      Со временем появится регистрация косвенная, счетный работник вместо конкретного учетного объекта будет фиксировать данные из так называемых первичных документов.

      Но важный шаг в эволюции бухгалтерского учета был сделан –предметом учета стали выступать факты хозяйственной жизни.

      В основе любого документа лежит факт хозяйственной деятельности предприятия. Например, поступившие товары на склад магазина отражаются в накладной. Выдача денег из кассы работнику отражается в расходном   кассовом ордере и т.д.

    Документ – это письменное свидетельство, подтверждающее

факт совершенной хозяйственной операции, или дающее  право  на

её  совершение.

    В соответствии со статьей 9 Федерального закона № 129-ФЗ от 21.11.1996г., «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Показатели, содержащиеся в документе, называются реквизитами документа.

Согласно закона № 129-ФЗ, первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование   документа;

2) дату  составления документа;

3) наименование  организации,  от  имени   которой   составлен

документ;

4) содержание   хозяйственной* операции;

5) измерители  хозяйственной  операции  в     натуральном    и денежном выражении;

6) наименование  должностных лиц, ответственных за соверше-

ние хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные   подписи   должностных  лиц.

Если первичный учетный документ не содержит какого-либо из указанных реквизитов, то он не имеет юридической силы.

 * Под хозяйственной операцией понимается любое  событие  хозяйственной  деятельности.

   К  дополнительным  реквизитам относятся:

- номер документа;

- адрес организации;

- банковские реквизиты организации;

- основание для совершения хозяйственной операции

и т.д.

   Согласно Постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных  документах», в  формы первичных документов ( кроме форм по учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

    Для документирования хозяйственных операций, как правило применяют типовые, межведомственные формы первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Первичный документ должен составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

   Госкомстат России утвердил унифицированные формы первичных документов по разделам бухгалтерского учета.

То есть, по учету основных средств, материалов, труда и его оплаты

 и т.д.,   а  так  же по отдельным    отраслям.

            Правила заполнения первичных документов.

    Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, утверждает руководитель организации.

   Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи машинок, и других средств механизации, обеспечивающих сохранность записей в течении времени, установленного законодательством. Разрешается производить записи только синим, фиолетовым и черным цветом.

   Документы должны заполняться четко, ошибки, если они есть, необходимо исправить аккуратно и заверить подписью должностного лица, ответственного за совершение хозяйственной операции.

   Исправления в денежных документах – кассовых и банковских, не допускаются, такие документы составляются заново.

  Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных носителях и в электронном виде. В последнем случае они должны быть переведены на бумажные носители.

                  Классификация документов

    Документы классифицируются по ряду признаков:

1) по месту составления;

2) по назначению;

3) по способу отражения хозяйственных операций.

    По первому признаку документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние документы создаются внутри организации, а внешние  поступают от других организаций.         

   По второму признаку, документы делятся на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

  Распорядительные документы содержат разрешение (распоряжение) на  выполнение каких- либо хозяйственных операций.

Например: « доверенность на получение ТМЦ», « приказ о приеме на работу» и т.д. Особенностью этих документов является наличие  подписи руководителя организации.

  Исполнительные документы – содержат сведения об исполнении хозяйственных операций. Например: «приходный кассовый ордер», «акт на приходование  поступивших материалов» и    т.д.

  Документы бухгалтерского оформления – создаются для упрощения и ускорения учетного процесса. Например: «справка бухгалтерии», «ведомость начисления амортизации по ОС».

  По  третьему  признаку,   документы  делятся   на первичные   и сводные. Первичные учетные документы непосредственно фиксируют и отражают хозяйственные операции. Например: «товарно- транспортная накладная», «расходный кассовый ордер» и т.д.

Сводные документы составляются на основании первичных документов.  Например: «Авансовый отчет».

                   Порядок хранения документов.

  Первичные учетные документы, регистры, бухгалтерские балансы и отчеты, до их передачи в архив, должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении, в металлических шкафах или сейфах для обеспечения их сохранности.

  Обработанные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются.

Ответственность за сохранность в период работы и своевременную

передачу  в архив  несет главный бухгалтер.

   Первичные учетные документы могут изъять только органы дознания, предварительного следствия и прокуратуры, суды, налоговые инспекции на основании их постановлений и в соответствии с действующим законодательством РФ.

    Сроки хранения документов бухгалтерского учета установлены в статье 17 закона «О бухгалтерском учете».В ней говорится, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течении сроков, установленных правилами организации государст- венного архивного дела, но не менее 5 лет.                               (                          Перечень типовых управленческих документов, образующихся в де-    ятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном                       Росархивом России от 06.10.2000г.).

    Согласно «Перечня», сроки хранения таких документов, как – лицевые счета работников, должны составлять 75 лет.

    Согласно пункта 1 ст.23 НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течении 4-х лет.

    В случае пропажи или гибели первичных учетных документов, руководитель организации приказом назначает комиссию по  расследованию причин возникновения такой ситуации. По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждает руководитель организации. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

    Первичные учетные документы с истекшим сроком хранения уничтожаются с соблюдением следующих условий:

· срок  хранения  документов   полностью  истек;

· должна  пройти  налоговая  проверка;

· созданная  экспертная  комиссия,   должна  подтвердить,   что

       уничтоженные   документы   не     представляют  историческую

ценность;

· составляется  акт   о выделении  документов  к    уничтожению.

Документы  проходят   значительное   количество   этапов. 

Порядок и пути  прохождения  документов с момента  их  составления

(или поступления от других юридических лиц),   до  момента  их сдачи

в архив, называется документооборотом.

    Документооборот регламентирует график. Работы, связанные с составлением графика документооборота организует главный бухгалтер.

    График утверждается руководителем организации.

  График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и качественное оформление документов, своевременную передачу документов в бухгалтерию, несут лица составившие и подписавшие эти документы.

                                                                     Приложение 1.

                                       Утверждаю: Директор _______Иванов В.П.

                                                         31 декабря 2007г.                                            Согласовано:                   Главный бухгалтер ________ Демина .М.Ю.           

                                                         31 декабря 2007г.

                   График документооборота по ЗАО «Гамма»