Общие законы (закономерности) управления

Общие законы (закономерности) менеджмента характеризуют устойчивые взаимосвязи элементов и явлений в системах и процессах управления в целом, и проявляются в ходе функционирования всей организации.

На наш взгляд, к числу общих законов (закономерностей) менеджмента следует отнести:

закон единства организационно-методологических основ менеджмента на всех уровнях управления;

закон синергии;

закон сохранения пропорциональности и оптимальной соотноситель-ности всех элементов системы управления (закон гармонии);

     закон соответствия целей и задач управления реальным возможностям организации и подчиненных инстанций;

      цикличность управления.

     Рассмотрим сущность и механизм проявления этих законов и закономерностей в управленческой деятельности.

Закон единства организационно-методологических основ менеджмента на всех уровнях управления характеризует одно из важнейших условий обеспечения эффективного функционирования и взаимодействия элементов систем управления при решении общих задач организации – диалектическое единство теории и практики управления.

 Организационно-методологические основы менеджмента служат теоретической базой, позволяющей создать рациональную структуру организации, а также выявить оптимальные формы и методы работы органов управления при выполнении поставленных задач и достижении целей организации. А это, в свою очередь, требует от менеджеров умелого использования научных подходов к управлению, знания и соблюдения законов, закономерностей и принципов менеджмента, а также основ построения деловых организаций и  использования современных технологий управления.

Эффективные действия подчинённых обеспечиваются на основе реализации единого замысла и научно обоснованных планов, а, кроме того, требуют высокой координации действий нижестоящих инстанций, грамотной организации системы контроля и умелой мотивации персонала. Специфическая уникальность организационных структур и решаемых задач, характерных для каждой организации, предполагает осознанное вариативное использование различных форм и методов управления, применения ситуационного подхода к управлению в условиях динамично изменяющейся внешней среды.

Пренебрежение законом единства организационно-методологических основ менеджмента, слабый теоретический и практический уровень профессиональной подготовленности отдельных руководителей приводит обычно к  долгому и часто бесперспективному поиску необходимых путей рационального решения управленческих проблем организации на основе весьма затратного метода «проб и ошибок». В таких организациях, как правило,   наблюдаются нерациональное использование ресурсов, неблагоприятный психологический климат, низкий уровень корпоративной культуры, отсутствие интереса к производительному труду, снижение качества решаемых задач и т.п.

Механизм действия данного закона проявляется и в совместимости технических средств в едином контуре управления. В связи с интенсивным развитием и широким использованием автоматизированных систем управления их совместимость между различными звеньями управления стала важнейшим условием устойчивого функционирования организации. А это, в свою очередь, подразумевает совместимость программного, лингвинистического, информационного и иного обеспечения автоматизированных систем управления.

Таким образом, данный закон характеризует одно из важнейших условий обеспечения эффективного функционирования и взаимодействия элементов систем управления при решении общих задач организации – диалектическое единство теории и практики управления.

Закон синергии. Синергия (от греч. synergeia - сотрудничество, содружество) характеризует дополнительные качества, проявляющиеся в организационной или иной системе в результате эффективного взаимодействия её элементов. В бизнесе синергия, например, означает существенное увеличение эффективности деятельности компании.

Закон синергиигласит: «Совокупный эффект от целенаправленных и согласованных действий организованной группы (персонала организации) должен превышать простую сумму эффектов, полученных от индивидуальных действий каждого члена группы (организации)».

Иными словами, общий результат всех видов деятельности больше, чем просто сумма результатов каждого из них в отдельности.

Несоблюдение данного закона может привести к отрицательному эффекту деятельности организации или даже к её гибели.

Процесс значительного повышения энергетического потенциала организации аналогичен известному в физике явлению акустического резонанса, который выражается в резком возрастании силы звука при приближении частоты внешнего воздействия к некоторым значениям частоты колебаний, определяемым свойствами самой системы. Так, например, громкий крик в горах может вызвать камнепад или сход лавины.

Эффект синергии математическим языком можно условно представить выражением:

2 + 2 = 4 ± syn,                                        (3.1)

 

где syn – синергический эффект.

 

Наиболее важной особенностью действий закона синергии является возможность управления приростом энергии. В деловых организациях это выражается в целенаправленном регулировании энергетического и производственного потенциала. Это явление предопределило переход человечества к организованным формам трудовой и общественной деятельности и привело к возникновению организаций.

Впервые ощутимое действие закона синергии было обнаружено при разделении трудового процесса по различным специализациям, в частности, при переходе к конвейерной системе труда. Отметим, что в настоящее время разделение труда является основной технологией работы для большинства деловых организаций. Наиболее значимый эффект достигается при правильном использовании современных технологий работы в сочетании с процессами разделения труда и современной организацией управления.

Степень реализации потенциальных возможностей организации зависит от эффективной работы звена управления. При этом может быть достигнут как положительный, так и отрицательный эффект. Низкий уровень реализации энергетического потенциала может быть обусловлен неэффективным менеджментом, отсутствием в коллективе лидера, недостаточной квалификацией или пассивностью персонала, слабой технической оснащенностью, использованием устаревших технологий управления и многими другими причинами. Роль руководителя заключается в том, чтобы найти нужный набор элементов и так организовать работу, чтобы синергия в организации носила созидательный характер.

Поскольку в реальной жизни объединение усилий людей может привести не только к увеличению суммарной энергии, но и к ее уменьшению, задача звена управления состоит в объединении усилий всех членов организации для достижения единой цели. Если члены организации преследуют различные цели, либо конфликтуют друг с другом, то эффект от их совместных действий может быть минимальным или даже отрицательным.

В связи с этим в организации должна быть разработана система мероприятий социального и экономического характера, направленная на решение задачи обеспечения положительного синергического эффекта. Целенаправленная мобилизация усилий коллектива оказывает решающее влияние на жизнедеятельность организации.

К экономическим мерам, повышающим заинтересованность отдельных работников и коллектива в целом в достижение общей цели, относятся, возможность участия в распределении общей прибыли и различные формы поощрения по итогам работы организации. Сюда же можно отнести участие в акционировании, награждение бесплатными акциями и т.д.

Заметно более сложной задачей является проведение мероприятий социально-психологического характера. В социальном плане следует предусмотреть разработку социальных программ, связанных с проведением досуга и отпуска, бесплатное медицинское обслуживание, оказание помощи при решении личных и семейных проблем.

В психологическом плане, кроме встреч с представителями руководства, на которых подробно разъясняются цели и задачи, стоящие перед организацией, и рассказывается о состоянии общих дел, целесообразно введение в программу профессиональной учебы специального раздела, в котором каждому члену организации разъясняется важность его деятельности в рамках общих интересов. Для всех звеньев организации необходима специальная система мотиваций. Очевидно, что эти меры должны сочетаться с достаточно эффективной системой контроля и системой оперативной коррекции проводимых мероприятий.

Основная трудность управления эффектом синергии состоит в том, что, в отличие от физических систем, для которых существуют единицы измерения энергии и методы оценки энергетического потенциала, для организационных систем пока еще нет способов объективной оценки уровня внутренней энергетики. Тем не менее, решение практических задач управления деловой организацией вынуждает многих исследователей вести активные поиски в направлении разработки таких оценок.

Наиболее простой способ заключается в оценке показателей деятельности анализируемой организации по сравнению с работой другой аналогичной организации.

К основным показателям оценки действий системы управления по использованию синергического эффекта на основе метода сравнительных оценок можно отнести:

а) личностные и групповые показатели: увеличение производительности труда; внесение предложений по улучшению условий организации труда; повышение уровня профессиональной подготовки; усиление исполнительской дисциплины; освоение смежных профессий; рост заработной платы; переход к групповым формам оплаты труда и гибкая система поощрений трудовой деятельности; приобретение акций организации; сознательное отношение к труду; лояльность к руководству; отсутствие конфликтов; участие в коллективных мероприятиях;

б) для организации в целом: высокий уровень показателей экономической деятельности; быстрая и адекватная реакция на изменения во внешней среде; использование прибыли в целях расширения собственного бизнеса; устойчивые показатели развития организации; совершенствование структуры; освоение новых рынков; использование современных технологий коммуникации и управления; повышенный спрос на продукцию; высокое качество товаров и услуг; создание положительного имиджа; здоровый моральный климат; инновационная деятельность.

Большинство приведенных показателей допускает оценку только на качественном уровне, их количественная величина может быть определена методом экспертных оценок. Для нахождения оценок по показателям личностного характера целесообразно применять процедуры тестирования социально-психологического состояния личности и др.

Закон сохранения пропорциональности и оптимальной соотносительности всех элементов системы управления. Данный закон отражает связи и зависимости как между отдельными звеньями системы и процесса управления, так и внутри каждого звена.

 Как известно, любая управляемая система, какую бы сложную иерархическую структуру она ни имела, может быть представлена в виде элементарных подсистем и элементов. Теория больших систем, а именно к таковым относится большинство систем управления, доказывает, что без пропорциональной и оптимальной соотносительности элементов система не может функционировать эффективно или вообще, поскольку всегда окажутся неработоспособные или слабые звенья, которые будут нарушать, сдерживать, тормозить работу других элементов системы. В силу развития систем управления соотношения и приоритетность отдельных ее подсистем изменяются на всех уровнях. Однако это должно происходить в соответствии с требованиями планомерности и пропорциональности. При несоблюдении этой закономерности процесс управления сводится к ликвидации имеющихся диспропорций, которые, однако, через некоторое время возникают вновь, что не позволяет достичь необходимого эффекта управления. Поэтому сохранение пропорциональности и оптимальной соотносительности всех элементов системы управления и сторон управленческой деятельности является одним из путей достижения целей и задач управления.

Механизм действия закономерности сохранения пропорциональности и оптимальной соотносительности всех элементов системы управления проявляется в «норме управляемости», которая регламентирует количество объектов управления, непосредственно замыкающихся на один орган (должностное лицо) управления. Известна действовавшая в свое время пятеричная система, когда на одну инстанцию руководства замыкалось пять подчиненных инстанций. Долгое время господствовала троичная система (в дивизии три полка, в полку три батальона, в батальоне три роты и т.д.).

Широкое внедрение средств автоматизации и связи позволяет в современных условиях управлять и большим количеством подчиненных инстанций. Однако наука управления рекомендует соблюдать «норму управляемости» от 3 до 9 объектов.

Негативное проявление рассматриваемого нами закона можно наблюдать при исследовании причин ухудшения управляемости деловых организаций. Например, если фирма расширяет свою производственную, сбытовую, маркетинговую и иную деятельность, но при этом система управления не модифицируется, то, как правило, замедляется процесс прохождения команд, наблюдается их запаздывание, несвоевременная реакция на происходящие процессы и явления, определяющие эффективную деятельность фирмы. Возникает конфликт между модернизирующимся объектом управления и застывшим в своем развитии субъектом управления.

Закон сохранения пропорциональности и оптимальной соотносительности не следует трактовать слишком узко, относя его только к органам, рабочим группам или техническим средствам управления. Он действует и в таких сферах управленческого труда, как соотношение прав и обязанностей должностных лиц и органов управления, соответствие методов работы временным нормативам по её выполнению и т.д.

Таким образом, соблюдение данного закона является одним из путей научного подхода к управленческой деятельности.

Соответствие целей и задач управления реальным возможностям организации, подчиненных инстанций. Данная закономерность проявляется в том, что при выработке управляющего воздействия (целей и задач управления) вышестоящая инстанция (орган управления, менеджеры) должна обязательно учитывать не только влияние на организацию внешней среды, но и реальные возможности объектов управления (подчиненные инстанции) по выполнению ими задач в конкретных условиях обстановки.

Четко намеченные цели и задачи являются теми важными ориентирами, по которым следует оценивать достигнутые результаты и на которые следует фокусировать своё внимание. Цель всегда есть прогнозирование, предвосхищение будущего, ориентация на достижение новых, ещё не познанных высот развития.

Великий итальянский мыслитель Никколо Макиавелли говорил: «Следует замахиваться на большее, чтобы достичь меньшего». В то же время система целей должна учитывать реальные возможности организации и человека. Критерий «трудно, но достижимо» важен здесь, как нигде в других звеньях управленческого процесса. Цели и задачи должны быть мобилизующими, но в то же время реальными. Они должны нацеливать на конечный результат, но не требовать от сотрудников постоянной работы в условиях нехватки времени, недостатка опыта, знаний или ресурсов. Если мы намечаем практически недостижимые цели и задачи, и организацию и человека может ожидать глубокое разочарование. То, что можно сделать в экстремальной ситуации, никогда не будет нормой повседневной жизни. Искусство формулирования цели и есть искусство управления. Неправильно поставленные цели и задачи могут принести много вреда, они даже способны стать причиной банкротства и гибели организации.

Зависимость между целями и задачами управления, с одной стороны, и возможностями подчиненных инстанций по их реализации - с другой, определяется выражением:

                                                     F(Z_у) ≤ W_,                                                                  (3.2)

где F(Z_у) – целевая функция, характеризующая параметры управляющего воздействия (Z_у);

   W – реальные возможности (потенциал) подчиненных инстанций по выполнению поставленных задач.

При этом к параметрам управляющего воздействия (Z_у) могут относиться: объемы и сроки выполнения работ (производства продукции, оказываемых услуг), выделяемые ресурсы, повышение качества работ (продукции, услуг), увеличение производительности труда, разработка инноваций, увеличение прибыли и т.п.

Несоблюдение условия (3.2) может привести к "сбою" функционирования системы в целом либо её составных частей, то есть к невыполнению поставленных задач. Поэтому любые управленческие решения должны быть взвешенными и посильными для их выполнения подчиненными инстанциями, а также учитывать реальные условия сложившейся обстановки.

Цикличность управления. Цикличность управления является важнейшей закономерностью управления организациями. Она предполагает систематическое выполнение органами управления определенной последовательности управленческих функций для достижения целей организации, и обусловлена не только периодическим решением субъектами управления постоянно возникающих типовых задач, но и влиянием на систему управления и организацию в целом, как внешних, так и внутренних факторов.

     Если в процессе управления не учитывать постоянно изменяющиеся внешние воздействия и внутренние факторы, то управляемые объекты могут отклониться от заданной программы действий настолько, что достижение конечных целей управления, а, следовательно, и выполнение поставленных задач станет фактически невозможным. Данное обстоятельство требует систематического уточнения поведения системы и коррекции первоначально заданного управляющего воздействия или уточнения ранее принятых решений.

     В общем случае цикл управления (τ_ц) включает совокупность времён, затраченных на выработку и доведение управляющего воздействия до подчиненных инстанций (t_ув), а также на реализацию этого воздействия объектами управления (t_р):

                                                 τ_ц = t_ув + t_р .                                               (3.3)

В свою очередь, время, затраченное на выработку и доведение управляющего воздействия (управляющей информации) в нижестоящие инстанции (t_ув), условно можно представить выражением:

                                          t_ув = t_оц + t_реш + t_дз,                                                (3.4)

где t_оц – время, затраченное на оценку обстановки (сбора необходимой информации, анализ сложившейся обстановки, составление прогноза для последующего принятия решения и т.п.);

  t_реш – время, затраченное на выработку и принятие решения;

  t_дз – время, затраченное на формулирование и доведение задач до подчиненных.

Время реализации управляющего воздействия объектами управления (t_р) иногда называют «временем реакции», в течение которого подчинённые инстанции отрабатывают задачи, поставленные вышестоящими органами управления (менеджерами).

Из выражения (3.3) вытекает важное следствие: для того чтобы поставленные задачи были выполнены качественно и своевременно, руководителям необходимо как можно больше времени давать непосредственным исполнителям для выполнения ими работ (т.е. стремиться к соблюдению условия: t_р → мах), и, по возможности, минимизировать время выработки и принятия решений, и доведения задач до подчинённых (стремиться к соблюдению условия: t_ув → min).

Отсутствие стремления к соблюдению этих двух условий приводит в конечном итоге к замедлению процесса управления.

В практической деятельности многие руководители российских предприятий, а, в особенности, служащие государственных и муниципальных учреждений предпочитают не спешить, а иногда и преднамеренно затягивают процесс принятия решений, фактически не оставляя времени для их реализации подчинённым. Отсюда, и низкое качество, и несвоевременное завершение работ «нерадивыми» исполнителями, хотя на самом деле, вина во многих случаях должна возлагаться на безответственных руководителей.

Постоянные изменения условий функционирования той или иной организации (изменения внешних и внутренних факторов её среды) часто диктуют необходимость корректировки ранее принятых решений и поставленных подчинённым задач. Это приводит к повторению управленческого цикла. Для обеспечения достижения конечного результата (заданной цели) число таких корректировочных циклов может варьироваться до тех пор, пока система не переведётся в желаемое состояние.

Данная закономерность свидетельствует не только о необходимости учета влияния возмущающих воздействий среды на систему управления и организацию в целом, но и требует чёткой координации и контроля действий подчиненных инстанций со стороны органов управления.