Организация как управляемая система

Термин «организация» происходит от лат. organizo – сообща, стройный вид, устраиваю.

Часто это понятие ассоциируется с объединением людей, и употребляется, когда, например, говорят об общественных объединениях (профсоюзные, партийные, правозащитные организации), коммерческих (хозяйственные товарищества и общества, производственные кооперативы, предприятия торговли) и некоммерческих (потребительские кооперативы, благотворительные фонды) организациях, а также о государственных учреждениях (министерства, ведомства, высшие учебные заведения).

Общество состоит из множества социальных организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни - экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь.

     Организация– это искусственное объединение людей, выполняющее определенные функции, и направленное на достижение определенных целей.

Организации создаются людьми для достижения определенных общих и индивидуальных целей. В этом заключается смысл существования всех без исключения организаций.

Там, где присутствует необходимость согласования действий двух и более людей для достижения какой-либо цели, уже можно говорить об организации. При этом, характеризуя организацию как объект, нельзя ограничиваться людьми или группами людей. Хотя в большинстве случаев, когда речь идет об организации управления, торговли, производства, здравоохранения, науки, образования, безопасности основными элементами организации выступают именно люди. Однако есть и такие элементы организации как материально-технические ресурсы, технология, продукция, информация и т.д. Следует также отметить, что любая организация в известной степени иерархична. Элементами системы организации всегда служат системы другого уровня, называемые подсистемами. Отсюда вполне корректно определение организации как сложной управляемой системы. При этом критерием сложности служит не только число элементов (подсистем) организации, сколько число, разнообразие и динамичность функциональных связей между ними, а также способность составных частей организации и самой организации в целом к актам выбора и принятия решения. Всякая организация, имеющая цель и способная к актам выбора и принятия решения, представляет собой сложную динамическую систему со всеми присущими ей свойствами.

          Понятие социальной организации неразрывно связано с понятием коллектива. Состав коллектива и направление его деятельности, определяемые стремлением к достижению единой цели, регулируются административно-управленческим аппаратом, а также правовыми и этическими нормами, принятыми в данной организации и обществе в целом. Указанные нормы в большинстве своем не зависят от конкретного персонального состава коллектива и поэтому являются обезличенными.

В то же время деятельность организации во многом определяется формально нерегулируемым поведением членов коллектива. Сплоченность или конфликтность коллектива, его стабильность, уровень квалификации, сознательность работников, их деловая активность и многие другие человеческие факторы влияют на эффективность деятельности организации.

Понятия организации и коллектива взаимосвязаны, но далеко не тождественны. Коллектив - это объединение всех работников организации, осуществляющих совместную трудовую деятельность. Организация не может существовать без коллектива и включает в себя коллектив как свою основу.

Показатели многих составляющих, входящих в организационную систему, зависят от состава и настроения коллектива. Коллектив может быть полностью заменен, тем не менее, организация продолжит свое существование.

Понятие организации, кроме коллектива, включает в себя также материально-техническую базу, финансы, производство, информационную систему обеспечения деятельности организации и т.д.

При таком подходе полностью автоматизированное предприятие, функционирующее без участия человека, нельзя признать организацией. Примером такого предприятия могут быть получившие распространение в Японии полностью автоматизированные магазины, работающие без продавцов и кассиров. Частное предприятие, на котором трудится только один человек, тоже нельзя считать организацией, поскольку оно лишено основной составляющей организации – коллектива.

Чтобы считаться организацией, эта группа людей должна соответствовать нескольким обязательным требованиям:

наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы;

наличие, по крайней мере, одной цели (то есть, желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;

наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

В рамках организации объединены интересы большого количества людей, сосредоточены материально-технические и финансовые ресурсы. В процессе её работы создается определенная информационная среда, определяющая коммуникационные связи внутри организации и связи организации с внешней средой. Складывается свой социально-психологический климат, также определяющий отношения между людьми.

Успешное достижение поставленных целей невозможно без согласованных действий всех членов организации, обоснованного распределения людских, материальных и финансовых ресурсов, создания эффективной системы информационного обеспечения, использования современных технологий управления. Чтобы достичь цели с минимальными временными и материальными затратами, необходимо спланировать и скоординировать деятельность всех звеньев организации.

Принято выделять три основных вида социальных организаций:

1). Деловые организации (предприятия, учреждения и т.п.). Целевой установкой таких организаций является коммерческая идея, в основе которой лежит способ получения прибыли. Они создаются отдельными предпринимателями, коллективами или социальными институтами: государством, местной властью, акционерными обществами и т.д. Каждый член такой организации получает доход в виде заработной платы и других выплат. Внутреннее целевое регулирование деятельности в рамках организации осуществляется с помощью административно-управленческого аппарата;

2). Общественные организации, которыепредставляют собой союз индивидуальных участников, объединенных общественно значимой целью. В отличие от деловых (хозяйственных) организаций, ориентированных на удовлетворение потребностей населения, общественные организации занимаются решением социальных проблем общества или проблем членов своих организаций. Регулирование деятельности в рамках общественных организаций обеспечивается совместно принятым уставом и соблюдением принципа выборности руководства;

3). Ассоциативные организации, построенные на основе личных симпатий, взаимной привязанности, общих интересов (семья, круг друзей и знакомых, студенческая компания, неформальные группы и объединения). 

Объектом менеджмента являются, в основном, социальные организации, занимающиеся производственной и коммерческой деятельностью, которые принято называть деловыми организациями. Это предприятия, фирмы, финансовые и другие учреждения, работающие в условиях новых рыночных отношений, характерных для современных условий России. Основой их существования является не только «коммерческая идея», т.е. получение прибыли, но и решение социально-значимых задач.

Организации могут классифицироваться по различным организационно-правовым признакам, основными из которых являются следующие:

1. По отношению к прибыли:коммерческие и некоммерческие(рис. 4.1).

Коммерческие организации строят свою деятельность на получении максимальной прибыли в интересах учредителей (владельцев).

К организационно-правовым формам коммерческих организаций относятся:

а) хозяйственные товарищества и общества – это коммерческие организации с уставным (складочным) капиталом, разделенным на доли (вклады) его участников.

Хозяйственные товарищества могут создаваться в форме полного товарищества илитоварищества на вере (коммандитное товарищество).

Полное товарищество – это товарищество, участники которого (полные товарищи) в соответствии с заключенным между ними договором занимаются предпринимательской деятельностью от имени товарищества и несут ответственность по его обязательствам всем своим имуществом;

Товарищество на вере (коммандитное товарищество) – это товарищество, в котором, наряду с участниками, осуществляющими от имени товарищества предпринимательскую деятельность и отвечающими по обязательствам товарищества своим имуществом (полными товарищами), имеется один или несколько участников-вкладчиков (коммандитистов), которые несут риск убытков, связанных с деятельностью товарищества в пределах сумм внесенных ими вкладов, и не принимают участия в осуществлении предпринимательской деятельности товарищества.

Хозяйственные общества могут создаваться в форме акционерного общества (АО), общества с ограниченной ответственностью (ООО) или общества с дополнительной ответственностью (ОДО).

Акционерного общество – это общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций; участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Акционерное общество, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров, признается открытым акционерным обществом (ОАО).

Акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного, заранее определенного круга лиц, признается закрытым акционерным обществом (ЗАО).

Общество с ограниченной ответственностью – это учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого в соответствии с учредительными документами разделен на доли определенных размеров; участники ООО не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов;

Общество с дополнительной ответственностью – это учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого в соответствии с учредительными документами разделен на доли определенных размеров; участники такого общества солидарно несут субсидиарную ответственность по его обязательствам своим имуществом в размере, кратном стоимости их вкладов, определяемом учредительными документами общества;

б) производственные кооперативы (артели) – это добровольное объединение граждан для совместной производственной или иной хозяйственной деятельности (производство, переработка, сбыт промышленной, сельскохозяйственной и иной продукции, выполнение работ, торговля, бытовое обслуживание, оказание других услуг), основанной на их личном трудовом или ином участии и объединении их имущественных паевых взносов;

в) государственные и муниципальные унитарные предприятия (ГУПы и МУПы) – это коммерческие предприятия, не наделенные правом собственности на закрепленное за ними имущество. Имущество унитарного предприятия является неделимым и не может быть распределено по вкладам (долям, паям), в том числе между работниками предприятия.

Имущество государственного или муниципального унитарного предприятия находится соответственно в государственной или муниципальной собственности и принадлежит такому предприятию на правах хозяйственного ведения или оперативного управления.

Некоммерческой организацией является организация, основная цель которой состоит в удовлетворении общественных потребностей, при этом вся прибыль идет не учредителям, а на развитие организации. Например, некоммерческое учебное заведение осуществляет свою работу на основе полной оплаты студентами процесса обучения, при этом вся прибыль должна идти на расширение учебной базы, приобретение компьютеров, учебной литературы и др.

Некоммерческие организации могут создаваться для достижения социальных, благотворительных, культурных, образовательных, научных и управленческих целей, для охраны здоровья граждан, развития физической культуры и спорта, удовлетворения духовных и иных интересов граждан и организаций, разрешения споров и конфликтов, оказания юридической помощи, а также в иных целях, направленных на достижение благ.

Некоммерческие организации могут создаваться в форме общественных или религиозных организаций (объединений), некоммерческих партнерств, учреждений, автономных некоммерческих организаций, социальных, благотворительных и иных фондов, ассоциаций и союзов, потребительских кооперативов и в других формах, предусмотренных федеральными законами;

2). По отношению к бюджету:бюджетные и внебюджетные.

Бюджетные организации строят свою деятельность исходя из выделенных государством средств, при этом они освобождаются от уплаты многих налогов, в том числе налога на добавленную стоимость.

Внебюджетные организации сами изыскивают источники финансирования, в том числе источником финансирования может быть бюджет, а инвестором – бюджетная организация.

Многие организации пытаются привлечь для своего развития как бюджетные, так и внебюджетные средства;

3). По отношению к главной цели:общественные и хозяйственные.

Общественные организации строят свою деятельность на основе удовлетворения потребностей своих членов общества (во внутренней среде). К ним относятся: политические партии, союзы, блоки, правозащитные организации и т.п. Так, профсоюзы являются общественной организацией, поскольку все поступившие членские взносы тратятся на удовлетворение потребностей своих же членов.

Хозяйственные организациипредназначены для удовлетворения потребностей и интересов человека и общества во внешней для организации среде путем производства продукции.

Хозяйственные организации могут иметь следующие формы собственности: государственную, муниципальную, общественную, арендную, частную, групповую. Встречаются организации со смешанной формой собственности, например, акционерные общества, в которых государство имеет только часть ее акций, а остальное принадлежит частным лицам – юридическим или физическим.

Хозяйственные организации принято разделять на три группы: малые, средние и крупные. Критериями такого разделения могут служить численность персонала, стоимость имущественного комплекса, значение выпускаемой продукции и доля занимаемого рынка в соответствующем секторе.

Наиболее полно представлены критерии для отнесения организации к малому предприятию:

доля уставного капитала малого предприятия не должна превышать 25% от уставного капитала учредителей;

предельные значения среднесписочной численности работников (без совместителей и работников не списочного состава) не должна превышать, (чел.):

в промышленности, строительстве и на транспорте -100;

     в сельском хозяйстве и инновационной деятельности 60;

     в науке и научном обслуживании, розничной торговле,                              общественном питании и бытовом обслуживании – 30;

     в оптовой торговле, в остальных отраслях и других видах деятельности – 50.

Если на предприятии работает от 100 до 300 человек, оно считается средним, а свыше 300 – крупным.

Хозяйственные организации могут классифицироваться по следующим признакам:

по времени действия:  бессрочные и временные;

по масштабу производства: единичное, серийное и массовое производство;

по специализации производства:  специализированное и универсальное;

по номенклатуре выпуска продукции: монономенклатурное и многономенклатурное производство;

4). По уровню формализации: формальные и неформальные.

Формальные организации– это зарегистрированные в установленном порядке общества, товарищества, объединения людей, связанные между собой договоренностями и правах и обязанностях, и которые выступают как юридические и неюридические лица.

Неформальные организации– это незарегистрированные в государственном органе организации, не связанные между собой формальными договоренностями о правах и обязанностях;

5). По юридическому статусу:

а) юридическое лицо (организация), зарегистрированное в государственном органе власти, имеющее свою печать и расчетный счет в банке (акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и т.д.), а также имеющее в собственности, хозяйственном ведении, или оперативном управлении обособленное имущество, отвечающее по своим обязательствам;

б) неюридическое лицо, не зарегистрированное в государственном органе власти (подразделения юридического лица, простое товарищество, ряд объединений организации);

в) неюридическое лицо, зарегистрированное в государственном органе власти(предприниматель без образования юридического лица).

Неюридическое лицо – организация, которая в отличие от юридического лица не имеет или не выполняет каких-либо функций, перечисленных для юридического лица;

6). По отраслевой принадлежности организации могут принадлежать к отдельным отраслям: транспорт, промышленность, торговля, производство и переработка сельскохозяйственной продукции, туризм, страховые компании и другие направления деятельности;

7).По типу решаемых задач: экономические, финансовые, политические, медицинские, образовательные и другие виды деятельности;

8). По самостоятельности принятия решений: головные (материнские), дочерние (решения принимает другая организация) и зависимые(когда другая, участвующая в общих делах, организация имеет более 20% голосующих акций или 20% уставного капитала);

9). По признаку функциональной деятельности: управленческие и предпринимательские;

10). По принадлежности капитала: национальные, иностранные, смешанные;

11). Поцелевому назначению: единичные и групповые организационные формы.

К единичным организационным формам относятся организации, представляющие одно юридическое лицо: ателье, банк, биржа, венчурная фирма, джоббер, завод, корпорация, информационное агентство, аудиторская компания, магазин, мастерская, научно-производственная компания, трест, фабрика, консультационная фирма и др.

К групповым организационным формам относятся компании, представляющие интересы нескольких юридических лиц.Это объединение компаний посредством либо кооперации, либо концентрации производства. К ним относятся: ассоциация, комбинат, картель, конгломерат, корнер, консорциум, концерн, финансово-промышленная группа, пул, синдикат, холдинг, совместное предприятие, транснациональная компания и др.;

12). По функциональному назначению: факторинговые, инжини-ринговые, лизинговые, брокерские, банковские и другие торгово-посреднические фирмы.

Следует отметить, что могут применяться и дополнительные признаки для классификации организаций.

Все организации вне зависимости от достигаемых целей, типа и особенностей функциональной деятельности имеют общие характеристики и внутренние переменные:

ресурсы. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация. Цели всякой организации (производственной, торговой) включают преобразование ресурсов;

зависимость от внешней среды. Ни одна организация не может быть закрытой системой. Организация зависит от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении социально-экономических, политико-правовых условий функционирования, а также от конкурентов, поставщиков, потребителей и т.д. Среда организации никогда не бывает стабильной, поэтому мало знать свою «среду обитания» и природу ее изменений, надо уметь реагировать на эти изменения;

горизонтальное разделение труда – разделение всей работы на составляющие компоненты. Такое разделение большого объёма работы на небольшие специализированные задания позволяет существенно повысить производительность труда. Классический пример горизонтального разделения труда на предприятии: производство, маркетинг, финансы, контроль;

подразделения – группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Любая сложная организация, как правило, состоит из функциональных и линейных подразделений, которые выполняют конкретные задания и добиваются конкретных специфических целей;

вертикальное разделение труда. Работа организации связана с иерархией управления, при которой руководитель высшего звена управления координирует действия руководителей низших уровней управления или рядовых исполнителей. Деятельность менеджеров по координированию работы других людей является одним из важнейших условий эффективного функционирования организации; 

необходимость управления. Цель организации рассматривается как ориентир для направлений потоков связей, полномочий и ответственности. Поэтому управление является весьма важной деятельностью для любой организации.

Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и, в конце концов, прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одна не живет без изменений. Новые организации формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться – процветают, негибкие – исчезают. Какие-то организации развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу. Именно поэтому широко распространено понятие жизненного цикла организации как предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний в течение времени.

Применяя понятие жизненного цикла организации, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.

Жизненный цикл организации можно представить стадиями создания, роста, зрелости и упадка.

При созданииорганизации, когда творческий процесс протекает свободно, проявляется стремление к стабильному и устойчивому развитию. При этом решаются две задачи – обеспечение доступа к необходимым ресурсам

и овладение механизмом конкуренции. Ключевую роль здесь играет анализ ситуации, получение эффективной информации.

Стадия роста обычно включает два этапа:

быстрого роста, который характеризуется расширением деятельности организации на рынке товаров и услуг;

замедленного роста, который обусловлен замедлением процесса развития в результате изменений во внешней или внутренней среде.

Переходя к созданию условий для экономическогороста,к обеспечению высокого качества товаров и услуг, организация должна выбрать тип управления (оперативный или стратегический), отвечающий особенностям и задачам этого этапа.

Оперативный тип управления связан с решением краткосрочных и текущих задач, стратегический – предполагает определение долгосрочной перспективы развития.

Зрелостьорганизации проявляется в том, что упор делается на эффективность инноваций и стабильность, увеличивается выпуск продукции и расширяется рынок оказания услуг, руководители выявляют новые возможности организационного развития. Все это нацеливается на обеспечение стратегической дееспособности организации, сохранение и упрочение устойчивого положения на рынке. На стадии зрелости особенно важно периодически и своевременно корректировать структуру управления организации, упразднять органы, выполнившие свою задачу, своевременно вводить в структуру новые подразделения, идти на создание временных структурных целевых единиц для решения определенных проблем, выделять специалистов для проведения анализа состояния дел и разработки перспектив развития и т.п.

Концепция жизненного цикла указывает на наиболее характерные симптомы развала организации, проявляющиеся на стадии упадка. К ним, в частности, относятся:

снижение спроса, которое ужесточает конкуренцию и усложняет ее формы;

увеличение конкурентной силы поставщиков;

повышение роли цены и качества в конкурентной борьбе;

возрастание сложности управления приростом производственных мощностей;

усложнение процесса создания товарных инноваций;

снижение прибыльности и т.д.

В условиях рыночной экономики организация успешно развивается только в том случае, когда достижение общих целей осуществляется одновременно с удовлетворением индивидуальных целей всех членов коллектива и когда достижение личных целей осуществляется с учетом интересов всей организации.

Многочисленные исследования показывают, что организации в течение жизненного цикла уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы; перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям; погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.