Создание, поиск и получение документов

Система документальных коммуникаций

Система документальных коммуникаций общества ―это организации,    назначением которых является создание, хранение, распространение документов для их общественного использования.

Созданием документов, а точнее, их материальной формы занимаются типографии и издательства.Типография представляет собой промышленное полиграфическое предприятие, выпускающее печатную продукцию способом высокой печати. Издательство ― это предприятие, осуществляющее подготовку и выпуск книг, газет, журналов, нот, плакатов и других видов печатной продукции. Структура издательства, по сравнению с типографией, более обширна и включает редакционные, производственные, сбытовые, рекламные и прочие службы.

Характерными признаками издательства являются следующие:

1. Превращает неопубликованные документы в опубликованные.

2. Не хранит и само не использует свою печатную продукцию (за исключением контрольного экземпляра).

3. Передает печатную продукцию для распространения и использования другим организациям.

В зависимости от содержания выпускаемой продукции издательства подразделяются на универсальные и отраслевые. Универсальные издательства выпускают печатную продукцию по всем отраслям знания и всех типов.Отраслевые издательства в свою очередь выпускают печатную продукцию в основном одной отрасли или типа.

По месту нахождения выделяются центральные издательства, расположенные в Москве и Санкт-Петербурге, и местные, расположенные в прочих городах.

В зависимости от формы собственности и порядка учреждения бывают издательствагосударственные, ведомственные, общественных организаций и частные.

В хранении документов участвуют архивы, библиотеки и музеи.

Если документы после создания не тиражируются, остаются существовать в единственном или ограниченном количестве экземпляров, то такие документы попадают на хранение в архивы.Можно выделить характерные признаки архива:

1. Наличие в фонде неопубликованных оригинальных документов.

2. Длительное или вечное хранение документов.

3. Пользование документами только в стенах архива.

4. Возможность опубликования части документов.

В архивах хранят оригинальные рукописные документы прошлых лет, авторскиеварианты литературных и научных произведений классиков, основные документы о деятельности организаций (отчеты, протоколы и т. п.).Доступ к этим документам имеют преимущественно ученые и специалисты, студенты в научных или учебных целях.

Все российские архивы объединены в единую архивную систему и делятся на две группы:

―архивы, осуществляющие постоянное хранение документов и имеющие статус научно-исследовательских учреждений:

· архивы федерального значения, подчиняющиеся Росархиву;

· центральные государственные архивы республик;

· государственные архивы краев и областей, подчиняющиеся Архивным управлениям (отделам) республик, краев, областей.

―архивы, осуществляющие временное хранение документов (районные и городские архивы, не являющиеся научно-исследовательскими учреждениями).

Самыми древними из организаций системы документальных коммуникаций являются библиотеки ―учреждения, организующие общественное пользование произведениями печати.Можно выделить характерные признаки библиотеки:

1. Имеет систематизированный фонд опубликованных документов.

2. Передает документы во временное пользование физическим и юридическим лицам.

3. Оказывает как бесплатные, так и платные услуги.

Сегодня существуют самые разные библиотеки, удовлетворяющие информационные потребности всех слоев населения. По характеру удовлетворяемых запросов выделяются универсальные, специальныеи учебные библиотеки. По административно-территориальному размещению ― республиканские, областные, краевые, городские, районные, поселковые, сельские. По категориям обслуживаемых читателей ― детские, юношеские, библиотеки для взрослых, для людей с ограниченными возможностями. По форме собственности и порядку учреждения ― государственные; муниципальные; академий, научно-исследовательских и образовательных учреждений; ведомственные и межведомственные; предприятий, учреждений, организаций; частные; учрежденные иностранными юридическими и физическими лицами.

Следующей организацией системы документальных коммуникаций является музей ― учреждение, осуществляющее комплектование, хранение, изучение и популяризацию памятников естественной истории, материальной и духовной культуры.Для музея характерны следующие признаки:

1. Имеет в фонде артефакты и документы.

2. Хранит документы, имеющие большую историческую, культурную, художественную ценность.

3. Не выдает и не продает посетителям фондовые экземпляры.

Музеи классифицируются по типам на научно-просветительские, исследовательские и учебные в соответствии с целями деятельности.Профили музеев в зависимости от содержания и тематики собираемых коллекций ― исторические (Государственный Исторический музей), естественнонаучные (Зоологический музей), технические (Музей космонавтики, Центральный музей железнодорожного транспорта), сельскохозяйственные, медицинские, искусства (Третьяковская галерея, Государственный Русский музей, Государственный музей театрального и музыкального искусства, Музей циркового искусства), литературы (Пушкинский дом, Литераторские мостки), а также мемориальные, краеведческие и комплексные.

Распространением (реализацией) печатной продукции занимается многопрофильная книготорговая сеть.

Книжная торговля (библиополистика) ―отрасль хозяйства или совокупность коммерческих предприятий, осуществляющих оптовую и розничную продажу книг, брошюр и иной печатной продукции юридическим и физическим лицам (покупателям). Характерные признаки предприятия книжной торговли следующие:

1. Имеет в ассортименте опубликованные тиражированные документы.

2. Не заинтересовано в их хранении, ассортимент постоянно меняется.

3. Реализует документы по определенной цене физическим и юридическим лицам (покупателям).

Современные формы организации книжной торговли достаточно разнообразны. В первую очередь это книжные магазины отраслевые и универсальные.Вторая форма ― книжные отделы и секции в магазинах другого профиля.Далее ― книжные лотки на рынках, в крупных городах на станциях метро.Обе эти формы предлагают в основном художественную, научно-популярную и литературу для досуга. Книги можно приобрести также на заказ через почтовую пересылку.

Организации документальных коммуникаций были рассмотрены ранее в порядке их участия в процессах создания, хранения и распространения документов и информации. Если выстроить эти организации в хронологии их появления, то первыми будут библиотеки (второе тысячелетие до н. э.). Далее ― книжная торговля (первое тысячелетие до н. э., систематически с III-IV веков н. э.), типографии и издательства (VI-XII века, в Европе с середины XV века), музеи (XV-XVI века), архивы (XVII век), информационные центры и службы (XX век).

Информационные ресурсы

Все первичные и вторичные документы входят в состав информационных ресурсов общества. Приведем некоторые определения информационных ресурсов:

Информационные ресурсы ―отдельные документы и массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах (Большой юридический словарь).

Информационные ресурсы ―совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации (Словарь финансовых терминов).

Информационные ресурсы ―отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем (Федеральныйзакон«Об информации, информатизации и защите информации»).

В настоящее время можно выделить следующие источники информационных ресурсов:

1. Учреждения системы документальных коммуникаций общества.

2. Электронные библиотеки ― распределенные информационные системы, позволяющие надежно сохранять и эффективно использовать разнородные коллекции электронных документов через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде.

3. Полнотекстовые базы данных ― текстовые базы, содержащие полные тексты документов или их частей.

4. Сравочно-правовые системы (информационно-правовые системы) —компьютерные базы данных, содержащие нормативные документы органов власти, а также другие документы, их разъясняющие или иллюстрирующие их применение.

5. Веб-сайты ― объединённая под одним адресом (доменным именем) совокупность документов частного лица или организации.Как правило, на сайте можно познакомиться с информацией узкотематической направленности. Глубина ее раскрытия может быть разной: от чисто ознакомительной, поверхностной до высокопрофессиональной, освещающей все стороны деятельности.

6. Новостные ленты ― формат данных, используемый для доставки пользователям часто обновляемой информации.

7. Средства массовой информации (СМИ) ― система органов публичнойпередачи информации с помощью технических средств.

Информационные ресурсы являются объектамиотношений физических и юридических лиц между собой и государством. Всовокупности они составляют информационные ресурсы России изащищаются законом наряду с другими видами ресурсов.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:

— назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;

— устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

— определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

В соответствии с интересами обеспечения национальной безопасности истепенью ценности для государства, а также правовыми, экономическими идругими интересами предпринимательских структур информационныересурсы могут быть:

1. Открытыми, т.е. общедоступными, используемыми в работе безспециального разрешения, публикуемыми в средствах массовой информации, оглашаемыми на конференциях, в выступлениях и интервью.

2. Ограниченного или запрещенного доступа, т.е. содержащимисведения, составляющие тот или иной вид тайны и подлежащие защите,охране, наблюдению и контролю.

Примеры открытых ресурсов: веб-сайт компании, публикации о фирме и ее разработках, рекламные буклеты.

Примеры ресурсов ограниченного доступа: производственная документация, договоры с поставщиками, рабочие записи сотрудников.

При выполнении управленческих и производственных действий любаяинформация всегда распространяется во внешней среде. Тем самымувеличивается число опасных источников разглашения или утечкиинформации ограниченного доступа, источников, подлежащих учету иконтролю.

Каналы распространения информации носят объективный характер, отличаются активностью и включают в себя:

— деловые, управленческие, торговые, научные и другиекоммуникативные регламентированные связи;

— информационные сети;

— естественные технические каналы излучения, создания фона.

Канал распространения информации представляет собой путьперемещения сведений из одного источника в другой в санкционированном(разрешенном, законном) режиме или в силу объективных закономерностей.

Документированные информационные ресурсы, которые используютсяпредпринимателем в бизнесе и управлении фирмой, являются егособственной или частной информацией, представляющей для негозначительную ценность. Эта информация составляет интеллектуальнуюсобственность предпринимателя.

Ценность информации может быть стоимостной категорией ихарактеризовать конкретный размер прибыли при ее использовании илиразмер убытков при ее утрате. Информация часто становится ценной ввидуее правового значения для фирмы или развития бизнеса: учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами ипосредниками и т.д. Ценность может проявляться в ее перспективномнаучном, техническом или технологическом значении.

Обычно выделяется два вида информации, интеллектуально ценной дляпредпринимателя:

1. Техническая, технологическая: методы изготовления продукции, программное обеспечение, производственные показатели, химическиеформулы, рецептуры, результаты испытаний опытных образцов, данныеконтроля качества и т.п.;

2.Деловая: стоимостные показатели, результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий и т.п.

Ценная информация охраняется нормами права(патентного, авторского, смежных прав и др.), товарным знаком или защищается включением ее вкатегорию информации, составляющей коммерческую тайну.

Производственная или коммерческая ценность информации, какправило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкурентудля выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, а такжевременем до патентования, опубликования и перехода в числообщеизвестных.

Информация ограниченного доступа всегдапринадлежит к одному из видов тайны: государственной илинегосударственной. В соответствии с этим документы делятся на секретные инесекретные.

Обязательным признакомсекретногодокумента является наличие в нем сведений, составляющих в соответствии сзаконодательством государственную тайну.

Несекретные документы, включающие сведения, относимые кнегосударственной тайне(служебной, коммерческой, банковской, профессиональной, производственной и др.), или содержащие персональныеданные граждан, именуются конфиденциальными.

Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимомсекретности, термин широко используется исключительно для обозначенияинформационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных кгосударственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, котороенакладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствиис законом.

Все информационные ресурсы предприятияпостоянноподвергаются объективным и субъективным угрозам утраты носителя илиценности информации.

Под угрозой или опасностью утраты информации понимается единичноеили комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивноепроявление неблагоприятных возможностей внешних  или внутреннихисточников угрозы создавать критические ситуации, события, оказыватьдестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию, документы ибазы данных.

Риск угрозы любым(открытым и ограниченного доступа)информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальныеситуации, аварии технических средств и линий связи, другие объективныеобстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные ввозникновении угрозы лица.

Для информационных ресурсов ограниченного доступа диапазон угроз, предполагающих утрату информации(разглашение, утечку и т.д.), значительно шире в результате того, что к этим документам проявляетсяповышенный интерес со стороны различного рода злоумышленников. Вотличие от объективного распространения утрата информации влечет засобой незаконный переход конфиденциальных сведений, документов ксубъекту, не имеющему права владения, распоряжения ими и использованияв своих целях.

Условия, благоприятствующие утрате информационных ресурсов ограниченногодоступа,могут включать:

1. Отсутствие системной аналитической и контрольной работы повыявлению и изучению угроз, каналов и степени риска нарушенийбезопасности информационных ресурсов.

2. Неэффективную систему защиты информации или отсутствие этойсистемы.

3. Непрофессионально организованную технологию обработки ихранения конфиденциальных документов.

4. Неупорядоченный подбор персонала и текучесть кадров, сложныйпсихологический климат в коллективе.

5. Отсутствие системы обучения сотрудников правилам защитыинформации ограниченного доступа.

6. Бесконтрольное посещение помещений, где происходит работа синформационными ресурсами ограниченного доступа, постороннимилицами.

Угрозы сохранности, целостности и конфиденциальностиинформационных ресурсов ограниченного доступа практически реализуютсячерез риск образования канала несанкционированного получения(добывания) кем-то ценной информации и документов. Этот каналпредставляет собой совокупность незащищенных или слабо защищенныхнаправлений возможной утраты информационных ресурсов ограниченногодоступа, которые злоумышленник использует для получения необходимыхсведений. Каждое конкретное предприятие обладает своим наборомканалов несанкционированного доступа к информации, что зависит от множества моментов: профиля деятельности, объемов защищаемойинформации, профессионального уровня персонала, местоположения зданияи т.п.

Таким образом, содержание составных частей элементов, методы исредства защиты информационных ресурсов в рамках любой системызащиты должны регулярно изменяться с целью предотвращения ихраскрытия заинтересованным лицом. Конкретная система защитыинформации всегда является строго конфиденциальной, секретной.

Вопросы для самоконтроля:

1. Приведите примеры известных вам библиотек, музеев, издательств и книжных магазинов? Какие из них, по вашему мнению, пользуются популярностью, а какие нет, почему?

2. Приведите примеры ресурсов открытого и ограниченного доступа.

3. Приведите примеры действий, которые собственник информации предпринимает для защиты ресурсов ограниченного доступа.

4. Какие из условий, благоприятствующих утрате информационных ресурсов ограниченногодоступа, являются, по вашему мнению, самыми критичными и почему?

Вторичные документы