Документальное оформление и аналитический учет поступления и выбытия основных средств

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

Инвентарным объектом признается (п.6 ПБУ 6/01):

· объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;

· отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;

· обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Каждому инвентарному объекту присваивается инвентарный номер. Применяются различные способы нумерации основных средств, одним из которых является порядково - серийный способ. Сущность его заключается в том, что за каждой группой основных средств закреплена серия номеров. Так, например, согласно принятой классификации основных средств инвентарные номера зданий могут быть от 0101 до 0199, сооружений - от 0201 до 0299 и т д. В каждой серии первые две цифры означают номер группы по типовой классификации основных средств, а две последние цифры - порядковый номер объекта внутри серии.

Инвентарные номера в виде металлических жетонов прикрепляются к инвентарным объектам и сохраняются на протяжении всего времени нахождения объекта на данном предприятии. Кроме жетонов применяются и другие средства закрепления инвентарных номеров (нанесение краской и т.д.) Инвентарные номера выбывших объектов не присваиваются вновь поступившим основным средствам ранее, чем через 5 лет после выбытия. Инвентарные номера проставляются на первичных документах, служащих основанием для отражения в учете наличия или движении основных средств.

Каждая операция движения основных средств должна быть оформлена первичным учетным документом установленной формы.

Поступление основных средств оформляется:

● при приобретении за плату, поступлении безвозмездно от других предприятий - Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений)(форма № ОС-1), Актом о приеме-передаче здания (сооружения)(форма № ОС-1а), Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)(форма № ОС-1б);

● при строительстве новых объектов основных средств – Актом приемки в эксплуатацию объекта;

● при реконструкции, расширении и техническом перевооружении действующих производственных мощностей - Актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств(форма № ОС-3).

На основании перечисленных документов в бухгалтерии открывается инвентарная карточка учета объекта основных средств(форма № ОС-6)или инвентарная карточка группового учета объектов основных средств(форма № ОС-6а)в одном экземпляре. Она заполняется на каждый объект или группу однотипных объектов, поступивших в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

В инвентарной карточке должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: наименование, инвентарный номер, год выпуска, дата и номер акта о приемке, срок полезного использования, способ начисления амортизации, индивидуальная характеристика объекта. В бухгалтерии инвентарные карточки формируются в инвентарную картотеку, построенную в разрезе классификационных групп по видам основных средств. Для контроля за сохранностью инвентарных карточек и определения объема имеющихся основных средств по каждой классификационной группе ведется опись инвентарных карточек по учету основных средств.

В небольших организациях, имеющих ограниченный состав основных средств, вместо карточек ведутся инвентарная книга учета объектов основных средств(форма № ОС-6б). Организации, учитывающие основные средства в инвентарной книге, описи не ведут.

Материально - ответственные лица, за которыми числятся основные средства, ведут инвентарные списки основных средств. В этих списках, в отличие от инвентарных карточек, приводятся только краткие данные о каждом учитываемом инвентарном объекте (инвентарный номер, наименование объекта, первоначальная стоимость и т.д.).

Выбытие основных средств оформляется:

● при продаже объектов основных средств, передаче в качестве вклада в уставный (складочный) капитал других организаций либо по договору о совместной деятельности, безвозмездной передаче по договору дарения или передаче в собственность другого юридического лица по договору мены - Актом о приеме-передаче объекта основных средств(формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б);

● при ликвидации в связи с негодностью к дальнейшей эксплуатации - Актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)(форма № ОС-4),Актом о списании автотранспортных средств(форма №ОС-4а) или Актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)(форма № ОС-4б).

Документы оформляются в одном экземпляре, кроме случаев продажи или передачи, в этом случае составляется два экземпляра.

Приемка и ликвидация основных средств оформляется комиссией, назначенной приказом руководителя организации. При оформлении ликвидации основных средств обязательно прилагается техническое заключение о непригодности данного объекта.

При ликвидации объекта основных средств приходуются годные детали, узлы по цене возможного использования.

На основании оформленных и переданных бухгалтерской службе актов о списании и приемки-передачи в инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта. Записи о выбытии объекта основных средств производятся также в соответствующем документе, по месту его нахождения. Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, определяемого руководителем организации.