Построение текстового документа

Заголовки структурных элементов текстового документа (пояснительной записки) печатают прописными буквами полужирным шрифтом, располагают посередине и отделяют от текста интервалом в одну строку. Заголовки не подчеркиваются, не нумеруются, абзацный отступ – исключается. Примеры – см. [2].

Каждый структурный элемент текстового документа (пояснительной записки) начинают с нового листа.

Текст основной части документа делят на разделы, подразделы. При необходимости разделы/подразделы разбивают на пункты и подпункты. При делении текста на пункты необходимо, чтобы каждый пункт содержал законченную информацию.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки разделов, подразделов печатают с абзацного отступа, с прописной буквы полужирным шрифтом, без точки в конце, не подчеркивая, отделяют от текста интервалом в одну строку.

Если заголовок состоит из двух предложений, их отделяют точкой.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, номер проставляют перед заголовком.

Разделы нумеруют в пределах основной части документа.

Пример: 1; 2; 3; 4 и т. д.

Нумерация подразделов должна быть в пределах каждого раздела, и номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой.

Пример – 1.1; 1.2; 1.3; 1.4 и т. д.

Если раздел не имеет подраздела, то номер пункта в нем должен состоять из номера раздела и пункта, разделенных точкой.

Нумерация пунктов должна быть в пределах каждого подраздела, и номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точкой.

Пример: 1.1.1; 1.1.2; 1.1.3; 1.1.4 и т. д.

Пункты при необходимости делят на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Пример: 1.1.1.1; 1.1.1.2; 1.1.1.3; 1.1.1.4 и т. д.

В тексте документа могут быть приведены перечисления. Перечисления выделяют абзацным отступом и перед каждой позицией перечисления ставят тире.

Для дальнейшей детализации используют арабские цифры со скобкой, приводя их со смещением вправо на два знака относительно перечислений.

Пример: Для всех изделий установлены следующие дополнительные требования:

– проведение контроля окружающей среды, который осуществляется в следующих случаях:

1) при поставке стерильных изделий;

2) когда микробиологическая и/или макробиологическая
чистота имеет значение при эксплуатации изделий;

– установление поставщиком и соблюдение им требований к чистоте изделий.

Изложение текста

Текст должен быть кратким, четким, исключающим возможность различных толкований.

Терминология и определения должны быть едиными и соответствовать установленным стандартами, а при их отсутствии – общепринятыми в научно-технической и учебной литературе.

В тексте и подрисуночных надписях не допускается сокращение слов и словосочетаний.

Если в тексте документа принята особая система сокращения слов или наименований, то необходимо привести перечень принятых сокращений или расшифровать их непосредственно в тексте при первом упоминании.

Пример: … повторно-кратковременный режим (далее – ПКР).

В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.

Единица физической величины одного и того же параметра в пределах документа должна быть одинаковой.

В документе следует применять условные буквенные обозначения, изображения или знаки, установленные соответствующими стандартами. При необходимости использования условных обозначений, изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте.

Химические, математические, физические и другие формулы могут быть вписаны в текстовый документ от руки пастой черного цвета.

Формулы

Формулы выделяют из текста в отдельную строку. Если формула не умещается в одну строку, то ее переносят на следующую строку на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют.

Формулы, помещаемые в тексте, нумеруют по порядку арабскими цифрами в пределах документа. Номер указывают в круглых скобках в крайнем правом положении на строке на уровне формулы.

Допускается нумеровать формулы в пределах каждого раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой.

Пример:

                                                                             (2.13)

Формулы, помещаемые в таблицах или в поясняющих данных к иллюстрациям, не нумеруют.

Формулы, помещаемые в приложениях, нумеруют арабскими цифрами в пределах каждого приложения, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой.

Пример:

                                                                          (А.1)

Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, приводят непосредственно под формулой.

Пояснения каждого символа приводят с новой строки. Первую строку пояснения начинают со слова «где», без двоеточия и абзацного отступа.

Пример: Минимальное число цеховых трансформаторов, необходимое для питания расчетной активной нагрузки, определяется по формуле

,                                                                                             (2)

где P_р.н – расчетная активная нагрузка электроприемников до 1 кВ рассматриваемой группы трансформаторов, кВт;

β_Т – коэффициент загрузки трансформаторов, определяемый в зависимости от категории электроприемников по бесперебойности электроснабжения;

S_т – единичная мощность цеховых трансформаторов, кВА, принимаемая в зависимости от удельной плотности нагрузки.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

Одинаковые буквенные обозначения величин, повторяющиеся в нескольких формулах, поясняют один раз при первом упоминании. При повторном их применении делают запись, например: P_max – то же, что и в формуле (1).

При ссылке в тексте документа на формулу ее порядковый номер указывают в круглых скобках.

Пример: Значение P_р силовых электроприемников определяем по формуле (3).

Таблицы

Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения числового или текстового материала.

Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают непосредственно под текстом, в котором дана ссылка на нее, или на следующей странице, а, при необходимости, в приложении к документу.

Таблицы оформляют в соответствии с рис. 7.1.

Рис. 7.1. Пример оформления таблицы

Над таблицей помещают слово «Таблица» без абзацного отступа, затем – номер таблицы, через тире – наименование таблицы.

Наименование таблицы должно отражать содержание таблицы, быть точным и кратким.

Таблицу справа, слева и снизу ограничивают линиями.

Головку таблицы рекомендуется отделять от остальной части таблицы двойной линией.

Таблицы, приведенные в текстовом документе, нумеруют арабскими цифрами. Допускается как сквозная нумерация таблиц в пределах всего текстового документа, так и нумерация таблиц по разделам.

Если в тексте документа одна таблица, то ее обозначают «Таблица 1».

Таблицы каждого приложения нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой.

Пример: Таблица А.1

Заголовки граф и строк таблицы печатают с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком граф, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков граф таблицы точки не ставят.

Пример:

Таблица 1 – Показатели электрических нагрузок

Заголовки граф располагают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Разделять заголовки и подзаголовки граф и боковика диагональными линиями не допускается.

Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается.

При необходимости нумерации показателей, включенных в таблицу, порядковые номера указывают в первой графе (боковике) таблицы перед их наименованием.

Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение указывают один раз справа над таблицей.

Если числовые значения величин в графах таблицы выражены в разных единицах физической величины, то их обозначение указывают в заголовке каждой графы или строки через запятую.

Пример:

Таблица 1 – Исходные данные

Текст в таблице допускается выполнять через один межстрочный интервал шрифтом размером 12 и менее.

Если графы или строки таблицы выходят за формат листа, то таблицу делят на части и помещают их одну под другой или повторяя на следующей странице головку таблицы. При этом слово «Таблица», номер и наименование таблицы помещают над первой частью, а над другими частями – слова «Продолжение таблицы» или «Окончание таблицы» с указанием ее номера.

Допускается размещать таблицы на листах с альбомной ориентацией.

Для сокращения текста заголовков и/или подзаголовков граф таблицы отдельные наименования параметров заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321, или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или графическом материале. При этом буквенные обозначения выделяют курсивом.

Пример:

Таблица 1 – Зависимость показателей от условного прохода

Размеры в миллиметрах

Если необходимо дополнительно пояснить отдельные слова, числа, символы или предложения, приведенные в таблице, их оформляют в виде сноски. Знак сноски ставят непосредственно после того числа, слова, символа или предложения, к которому дается пояснение и перед текстом пояснения. Знак сноски выполняют надстрочно звездочкой «*» или арабскими цифрами со скобкой.

Сноску к таблице располагают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

Пример:

Таблица 1 – Средние значения коэффициентов

При наличии в текстовом документе небольшого по объему цифрового материала его рекомендуется приводить в текстовой части документа, располагая цифровые данные в виде колонок.

Пример:

… предельные отклонения размеров профилей всех номеров:

Иллюстрации

Иллюстрации в тексте документа (чертежи, диаграммы, графики, фотоснимки, схемы) размещают непосредственно после первой ссылки на них и обозначают словом «Рисунок».

Если иллюстрация вставляется в разрыв текста, то она должна располагаться симметрично (по центру) относительно полей страницы.

Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией в пределах документа. Если в документе одна иллюстрация, то ее обозначают «Рисунок 1».

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела.

Пример:

Рисунок 3.1 – График почасового электропотребления
с границами недель

Иллюстрации должны иметь наименование и при необходимости – поясняющие данные. Поясняющие данные помещают под иллюстрацией, а ниже по центру печатают слово «Рисунок», его номер и наименование.

Для оформления поясняющих данных допускается применять шрифт размера 12 и менее.

Если иллюстрация не умещается на одной странице текстового документа, допускается переносить ее на другие страницы. При этом наименование иллюстрации указывают на странице, с которой она начинается, поясняющие данные располагают на той части иллюстрации, к которой они относятся, и на каждой странице иллюстрации указывают номер листа.

Пример:

Рисунок 1 – Блок-схема процессов при проектировании, лист 1

Рисунок 1, лист 2

Рисунок 1, лист 3

Допускается приводить все поясняющие данные на последней странице иллюстрации над ее обозначением.

Чертежи, помещаемые в текстовый документ, выполняются в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов ЕСКД, СПДС.

Диаграммы выполняют в соответствии с требованиями Р 50-70-88.

Иллюстрации каждого приложения нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой.

Пример: Рисунок А.1 – Схема работы турбогенератора ТВ2-100-2