Механизм влияния информационных систем на величину текущих расходов

Использование АИС для принятия решений требует времени на освоение, адаптацию к новым условиям. Эффект проявляется не сразу, а через какое-то время.

Как можно рассчитать экономию затрат на обработку информации? По известной формуле нужно сравнить затраты на обработку информации или на управление в целом при как минимум двух вариантах обработки информации:

DС = С1 – С0,

где С1 — затраты на обработку информации до внедрения проекта; С0 — затраты на обработку информации после внедрения проекта.

Затраты на обработку информации до внедрения проекта можно оценить по фактическим показателям, после внедрения проекта — с помощью проектных, плановых, нормативных показателей. Нормативов, формул для их расчёта, заслуживающих если не доверия, то хотя бы внимания, автору отыскать не удалось. Таким образом, реально оценить проект можно только с применением метода экспертных оценок.

Формула DС = С1 – С0 предполагает, что затраты на обработку информации с применением средств автоматизации уменьшатся. За счёт какой статьи затрат это может произойти? Перебрав их все, можно прийти ввыводу, что реально могут быть сокращены затраты на заработную плату при условии сокращения рабочих мест. Но практика показывает, что этого чаще всего не происходит. Перечислим возможные причины.

Основными показателями эффективности работы предприятия являются объём реализации, прибыль, рентабельность. Но на их формирование воздействует множество факторов, выделить из которых влияние автоматизации возможно только с применением громоздкого математического аппарата, да и то не очень точно. Из имеющегося фактического прироста вычитаются значения, достигнутые за счёт факторов, влияние которых на формирование прибыли поддаётся учёту. Это применение новых технологических процессов, оборудования, рационализации, изменение цен, изменение численности работающих и т. д. Естественно, что учёт как самих этих факторов, так и воздействия их на прибыль является отдельной трудоёмкой задачей и производится с немалыми погрешностями.

Срок окупаемости рассчитывают делением суммы капитальных затрат на экономию затрат на обработку информации или на годовой прирост прибыли, коэффициент эффективности — обратный показатель.

К примеру, имеющиеся оценки, что внедрение CRM-систем увеличивает объём реализации на 10–30 %, получены экспертным путём.

При определении годового прироста прибыли целесообразно проанализировать влияние автоматизации на себестоимость продукции, что также может быть произведено с помощью вышеперечисленных методов.

Внедрение автоматизированной информационной системы позволяет сократить запасы сырья и материалов за счёт совершенствования организации материально-технического снабжения, хранения материалов, более экономного их использования; снижать остатки незавершённого производства и готовой продукции в результате улучшения планирования производства, отгрузки, контроля за соблюдением договоров. Оборотные средства, потребляемые предприятием, определяются величиной потребляемых ценностей и временем их нахождения на складах и в производстве. Потребность в оборотных средствах можно рассчитать по формуле

О = Р 5 Т / 360,

где О — оборотные средства; Р — ресурсы, потреблённые предприятием в течение года; Т — время нахождения ресурсов в распоряжении предприятия (в днях).

При уменьшении времени нахождения ресурсов на предприятии можно рассчитать экономию оборотных средств.

Представляет интерес формула определения снижения потерь в выпуске продукции:

DП = Dtn 5 qn,

где П — потери в выпуске продукции; tn — время реакции системы управления на возмущения; q — выпуск продукции за единицу времени.

Время реакции состоит из времени получения данных о возмущении (t1), времени уяснения состояния используемых ресурсов (t2), времени выбора варианта решения (t3), времени доведения решения до исполнителей (t4), времени исполнения (t5). Оценить составляющие времени реакции можно с использованием перечисленных методов.

Влияние автоматизации на устранение причин потерь рабочего времени (очереди за инструментом, время выдачи сменных заданий) можно определить с помощью фотохронометража. Также целесообразно оценить экономию времени управленческих работников на выполнение некоторых наиболее трудоёмких операций.

Большинство авторов, исследовавших эту тему, сходятся во мнении, что невозможно выразить полный эффект от внедрения системы автоматизации в деньгах. Предлагается выделить косвенные показатели эффективности, которые отражаются на результатах производственно-хозяйственной деятельности не непосредственно, а за счёт повышения уровня управления, оперативности и действенности принимаемых решений, совершенствования всей информационной системы объекта, т. е. косвенным путём. Эти косвенные показатели практически невозможно оценить в денежных единицах. При расчётах экономической эффективности автоматизированной информационной системы возникает проблема преобразования эффекта такого рода в экономические показатели, для чего нужны специальные методы.