Инвентаризация статей баланса

В соответствии с  ФЗ «О бухгалтерском учёте» «для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка», т. е. инвентаризация представляет собой элемент метода бухгалтерского учета.

Согласно, Методических указаний по инвентаризации «основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта…».

Основными документами, определяющими место и роль инвентаризации в системе бухгалтерского учета, являются:

1. Федеральный закон № 402  ФЗ «О бухгалтерском учете»;

2. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина РФ от 9.06.2001 г. № 44н;

3. Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н.

Указанные документы определяют цели и случаи проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации; общие правила и сроки проведения инвентаризации; правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств; составление сличительных ведомостей по инвентаризации, а также порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов инвентаризации.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008 при формировании учетной политики организации необходимо определять порядок и сроки проведения инвентаризации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Инвентаризация в ООО «Агрофирма Кубань» проводится в несколько этапов, среди которых можно выделить следующие:

1 Подготовительный этап. На этом этапе материально ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (т. е. не дожидаясь обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной комиссии. Эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата)». Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

2 Натуральная и документальная проверка. На данном этапе проверяется фактическое наличие имущества и обязательств. Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной – акт инвентаризации. Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены 6 типовых форм описи и 8 типовых форм акта.

Необходимо уделить особое внимание совершенствованию системы внутреннего контроля в ООО «Агрофирма Кубань». Под системой внутреннего контроля подразумевается существующая политика организации и все связанные с ней процедуры, направленные на выявление, исправление и предотвращение существенных ошибок и искажений информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Такой контроль позволяет руководству предприятия осуществить правильное и эффективное ведение бизнеса, обеспечить соблюдение действующего законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, разработать методы защиты и сохранности активов, предотвратить и обнаружить мошенничество и ошибки, обеспечить точность, полноту и защиту учетных записей, и своевременную подготовку достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности.

Основные цели инвентаризации в ООО «Агрофирма Кубань»: выявление наличия имущества и обязательств и сопоставление с данными бухгалтерского учета. Данные актов инвентаризации подтверждают показатели годовой бухгалтерской отчетности. Их отсутствие не позволяет сделать вывод о ее достоверности. Согласно Методическим указаниям проводить инвентаризацию основных средств можно один раз в три года.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

Отдельно учитывается готовая продукция, подвергшаяся порче, ненужная, неликвидная, а также поступившая или отпущенная во время проведения инвентаризации. Поступившую во время инвентаризации готовую продукцию заносят в опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», а выбывшую готовую продукцию - в опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Все описи подписывают члены комиссии и материально ответственные лица.

На залежалую и неполноценную продукцию составляют отдельные описи. Изделия, пришедшие в негодность, в описи не включают. На них составляют специальный акт, в котором указывают причины и виновников порчи готовой продукции, сумму ее уценки.

Изделия, поступившие во время инвентаризации, принимают в присутствии инвентаризационной комиссии и включают в отдельную опись. На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами; по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.); по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации. Описи составляют отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

Излишки готовой продукции оцениваются по рыночной стоимости на дату инвентаризации. Их общая стоимость, принятая к бухгалтерскому учету, включается в состав внереализационных доходов организации:

Д 43 «Готовая продукция» К 91 субсчет «Прочие доходы».

Факты недостач, потерь, хищений готовой продукции в местах складирования по результатам инвентаризации, оформленным и утвержденным в установленном порядке, регистрируются в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была проведена инвентаризация готовой продукции: Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 43»готовая продукция».

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Также оформляются сличительные ведомости, по результатам инвентаризации составляют только по тем видам продукции, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Остатки готовой продукции, выявленные при инвентаризации, оценивают по ценам, принятым в текущем учете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическими остатками готовых изделий и данными учета регулируются в общепринятом для материальных ценностей порядке.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Важным моментом является пересмотр состава инвентаризационной комиссии. Наиболее логичным будет включение в ее состав материально ответственных лиц, сдающих готовую продукцию на склад (бригадиров).

Отгруженную или сданную на месте готовую продукцию списывают в течение года по плановой себестоимости.

Дебет 90«Продажи»

Кредит 43«Готовая продукция».

В конце года определяют отклонение фактической себестоимости отгруженной (проданной) продукции от ее стоимости по учетным ценам и отражают это отклонение дополнительной проводкой или способом «красное сторно». Таким образом, предприятие в течение года отражает в бухгалтерской отчетности за полугодие не скорректированные сведения о прибыли организации, что влияет на достоверность бухгалтерской финансовой отчетности.

Описи или акты составляются в двух экземплярах. При необходимости количество экземпляров может быть увеличено. Заполняются они чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях.

По результатам выполнения сравнительно-аналитического этапа все предложения комиссии обобщаются в унифицированной форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденной  Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26.

 Заключительный этап. На этом этапе составляется ведомость учета результатов инвентаризации, которую подписывают главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей.

Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Под имуществом в ООО «Агрофирма Кубань» понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства, и прочие финансовые активы. А под финансовыми обязательствами – кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит все имущество ООО «Агрофирмы Кубань» независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, принятые на комиссию, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

В соответствии с нормативными актами инвентаризация основных средств и нематериальных активов на предприятии должна проводиться не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 ноября отчетного года; зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств – один раз в два-три года; капитальных вложений – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года; финансовых вложений – не менее одного раза в год; сырья и прочих материальных ценностей – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года; денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности – не менее 1 раза в квартал; расчетов с банками – по мере получения выписок банков; расчетов по платежам в бюджет – не менее одного раза в квартал. Как свидетельствует учетная политика ООО «Агрофирма Кубань» в организации придерживаются данных сроков проведения инвентаризации различных видов имущества и финансовых обязательств.

 2.2 Проверка записей на счетах бухгалтерского учёта

Одной из особенностей ведения бухгалтерского учета является необходимость сверки данных аналитического и синтетического учета и обобщения данных. Подобные процедуры позволяют своевременно отслеживать допущенные ошибки и формировать достоверное представление о происходящих в организации процессах, проверить правильности записей хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета, делают обобщение сведений за отчетный период (за месяц) по каждому счету и составляют оборотно-сальдовые ведомости.

В ООО «Агрофирма Кубань»  согласно действующим принципам бухгалтерского учета, обобщение данных по счетам осуществляется ежемесячно при помощи программ автоматизации бухгалтерского учета и составления в автоматизированной форме оборотно-сальдовых ведомостей.

Оборотно-сальдовые ведомости – это способ обобщения учетной информации, отражаемой на счетах бухгалтерского учета. Оборотно-сальдовая ведомость составляется в конце месяца на основании данных счетов об остатках (сальдо) на начало и конец месяца и оборотах по дебету и кредиту за месяц всех используемых в организации счетов.

Различают оборотно-сальдовую ведомость по синтетическим счетам и оборотно-сальдовую ведомость по аналитическим счетам, сальдовую оборотную ведомость и шахматную оборотную ведомость.

В оборотно-сальдовую ведомость по синтетическим счетам записывают все используемые в организации счета. При правильной организации бухгалтерского учета обязательно должно быть попарное равенство итогов в колонках ведомости:

1) сумма сальдо по дебету счетов на начало месяца должна равняться сумме сальдо по кредиту счетов за этот месяц;

2) сумма оборотов по дебету счетов за отчетный период должна равняться сумме оборотов по кредиту счетов за этот же период;

3) сумма сальдо по дебету счетов на конец месяца должна равняться сумме сальдо по кредиту счетов за этот месяц.

Отсутствие этих равенств свидетельствует о наличии ошибок в учетных записях, которые необходимо выявить и исправить.

Информация данной оборотной ведомости об остатках используется при составлении бухгалтерского баланса организации.

В результате подсчета итогов оборотно-сальдовой ведомости по аналитическим счетам необходимо получить те же равенства, которые отражают взаимосвязь синтетического счета с его аналитическими счетами.

Данная оборотная ведомость предназначена для получения сведений для руководства организацией и для проверки правильности учетных записей в бухгалтерском учете.

В сальдовой оборотной ведомости отражается информация об остатках на счетах синтетического учета.

Шахматная оборотная ведомость используется для проверки правильности произведенных бухгалтерских записей и бухгалтерской корреспонденции. Она составляется на основе заранее составленной корреспонденции счетов.

После разноски информации со счетов бухгалтерского учета подсчитывают итоги по строкам и графам. В шахматной оборотной ведомости должно получиться три пары равенства:

1) сальдо начальное дебетовое должно равняться сальдо начальному кредитовому;

2) итог по дебету счетов за месяц должен равняться итогу по кредиту счетов за месяц;

3) сальдо конечное дебетовое должно равняться сальдо конечному кредитовому.

Если эти суммы разные, то корреспонденция счетов составлена неправильно или допущена ошибка при разноске. Ее необходимо найти и исправить.